會議工作分配

2021-03-03 20:46:56 字數 1859 閱讀 9475

19日上午:準備好會議用紙、筆、自助餐券、簽到簿(3份)、代表證(會務組人員區別於參會人員)、禮品(雙肩包180個,優盤180個)、會後意見反饋表(180份),通知各部門聯絡經銷商,落實大體報到時間,確保經銷商按時到會。提前落實好廠家、總代參會領導到達濟南時間,安排好住房。

19日下午:

工作內容:會場安排。

負責人:

要求:1、3個條幅分別掛起,展架擺放到會場四角;

2、除錯會場的音響裝置,確保音響效果;

3、檢查好電源插座,以便安置好自帶投影機;

4、合理擺放會場桌椅,確保10個小組(分組討論)有各自足夠的空間;

5、安排好會務組用房;

6、安排好簽到地點。

7、會間茶水的提供工作。

20日上午:

工作內容:接待、發放會議用品、市外經銷商安排客房

負責人:

工作分配:1、*******負責總協調,於6:30前到達酒店,取預定的80間客房的房卡(每間客房兩張房卡);

2、******負責簽到登記,發放會議用紙、筆、代表證、中午自助餐券、房卡,告知經銷商會場地點及用餐地點(由於威海客戶到達較早,需在6:30前到達酒店);

3、*******負責與酒店前台聯絡,通知前台及時安排房間;

4、9:00,********通知物流部將會議禮品(雙肩包180個,優盤180個)運至酒店,放到會務組用房;

5、截至11:30未報道者,聯絡我公司地區負責人落實經銷商情況;

6、11:45,*******通知酒店準備午餐,*****盯守餐廳,檢查餐券**情況,核對上菜質量,發現問題,立即與*****經理聯絡7、*****負責聯絡廠家及總代參會領導,確保按時到會,並到******處領取代表證及自助餐券。

8、接待完畢,*******負責將未安排出的房卡及時退還酒店,核對用房數量並簽字。

9、用餐完畢,*******負責核對用餐人數量及上菜質量並簽字。

20日下午:

工作內容:會前簽到、催促經銷商準時到會

工作分配:1、在會場門口設簽到處,********負責簽到事宜;

2、13:30,********負責對未到會者第一次**提醒;

13:45,第二次**提醒;

3、15:30負責安排合影事宜,通知史源經理及攝影師於15:30到達酒店,通知劉小慶經理在酒店門口按照攝影師要求擺放椅子;

4、合影結束,清理合影場地;

5、下午會議結束,為參會人員指引餐廳位置;

6、******負責對會場使用情況及服務情況簽字;

7、******負責盯守餐廳,核對上菜質量,發現問題,及時與******經理聯絡;酒要限量,每桌6瓶啤酒,1瓶飲料(2.5l);

8、用餐完畢,********負責核對上菜質量並簽字。

20日晚上:

工作內容:會前提醒、發放會議禮品

工作分配:1、19:30,在會場門口設簽到處,********負責簽到事宜;

2、19:45負責對未到會者**提醒;

3、21:30,*******負責發放會議意見反饋表;

********負責聯絡*******經理將會議禮品運至會場門口;

4、22:00發放會議禮品,**反饋表。

5、*******負責安排酒店人員21日早8點做**叫醒;

6、*******負責對會場使用情況及服務情況簽字。

21日上午:

工作內容:退房、結帳

負責人:

工作分配:1、08:00,********在前台負責退房,做好退房記錄,退房工作必須在中午12點之前結束;

2、10:00,對未退房者第一次**(委婉)催促;

3、11:00,對未退房者第二次**(委婉)催促;

4、如有延住,參會代表自付房費,酒店****經理負責通知。

5、12:00,*******負責本次會議結帳。

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