第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合本公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種檔案、資料。
第三條本公司各類檔案統一由辦公室歸口管理。
(一) 收文的管理
第四條公文的簽收
1. 公司所有檔案(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記、簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2. 對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號、保管
1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上《檔案處理閱簽單》，作分類登記編號、保管。
2. 本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
第六條公文的閱批與分轉
1. 凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2. 一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯絡後再分轉處理。
一般通知、便函等可由公司辦公室收發員(文書)直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由公司辦公室專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給公司辦公室，以做好檔案歸檔工作。
3. 為加速檔案運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1. 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2. 閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交收發員(文書)，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導「批示」「擬辦意見」，公司辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示要求辦理有關事宜。
3. 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。
4. 檔案閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5. 公司辦公室對檔案負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到檔案、函、電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得公司辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6. 嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
7. 如檔案丟失或違反保密制度，發生洩密的，除及時公司辦公室外，還須向公司有關領導報告，情況嚴重的應提交公司領導給予責任人必要的處理。
(二) 發文的管理
第八條發文的規定
1. 公司上報下發正式檔案的權力歸屬公司辦公室，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2. 凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由公司辦公室統一進行登記編號。
3.部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司辦公室提出發文申請，並將檔案底稿交公司辦公室審核。辦公室同意發文，方可按新通德建字發文。
4. 公司檔案均由總經理批准簽發。
第九條發文的範圍：
1. 凡是以公司辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議演示文稿，均屬發文範圍。
2. 公司辦公室下發檔案主要用於：
(1) 公布單位規章制度；
(2) **上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3) 公布單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4) 公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5) 發布有關獎懲決定和通報；
(6) 其他有關重大事項；
3. 公司辦公室上行文、外發文主要用於：
(1) 對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2) 同兄弟單位聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資**、科研、基建、管理工作等事宜。
4. 日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5. 各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以以部門名義發《工作簡訊》或會議紀要。
(三) 發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1. 各部門需要發文，應事先向公司辦公室提出申請；
2. 公司辦公室同意發文後，主辦部門應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿（電子版）；
3. 草擬文稿（電子版）必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡鍊、標點符號正確。特殊情況手寫的草稿，書寫工整。
嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫；
4. 文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5. 公司辦公室應根據公司要求和上級有關指示精神及有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6. 經公司辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7. 對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8. 需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9. 文稿審核會簽後，呈送總經理審定批准簽發；
10. 經總經理批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號列印；
11. 檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
12. 檔案列印後，由公司辦公室按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。
(四) 檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
(五) 檔案的立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1. 凡下列檔案統一分別由公司辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1) 上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2) 公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計畫統計、季度、年度報表等；
(3) 主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4) 支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、演示文稿、會議記錄等；
(5) 有儲存價值的職工來信來訪記錄及處理結果；
(6) 參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上匯報發言材料等；
(7) 上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8) 反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；
(9) 單位日誌和大事記；
(10) 單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2. 業務科室，群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1. 檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2. 立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3. 堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4. 上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(六) 檔案的銷毀
第十七條對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，公司辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的檔案，應在公司辦公室收發員(文書)和公司辦公室正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
（七）本制度自發布之日起開始執行，解釋權歸公司辦公室所有。
附件：《收文登記表》
《檔案處理閱簽單》
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