檔案收發管理制度

為充分發揮公文的效用，保證公文上傳下達、及時準確，制定本制度。

公司來文、來函、來電、資訊、演示文稿、出席會議帶回的檔案以及公司的請示、匯報、通知（以下統稱「檔案」）等公文，均由辦公室機要文書負責登記和保管。

一、收文

1、檔案登記。收到檔案和信件要及時啟封，並按密文和一般檔案管理規定，進行分類、編號、登記。

2、檔案傳閱。檔案登記後，及時按規定程式呈送領導審批，並根據領導批示，進行傳閱。凡是急件、會議通知或時間性較強的檔案，必須隨收隨送，盡快送到有關領導和部門；其他檔案亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級檔案專送專管、緊急檔案不壓誤、常規檔案辦理不拖拉。

3、公司各部門要安排專人管理檔案收發工作，按照上述規定認證登記並按檔案批示要求及時送交部門領導和有關人員傳閱，部門傳閱完畢後，要及時返還公司機要文書室。

4、密級檔案、資料，必須根據批示傳閱範圍由公司機要文書專人傳送；密級檔案要在當天內閱讀，下班前交回公司機要文書保管，以確保檔案的安全。

二、發文

1、認真做好登記和編號工作，按照發文規定和要求，編訂文號，並審查審批程式是否完備。

2、按規定，為公司製發的檔案蓋章，並保留公文底稿和乙份檔案存檔。

三、規範檔案管理

1、認真做好檔案的防火、防盜、防竊、防蟲、防潮等防護工作；一切密級檔案和資料應存放在指定的保密櫃。

2、定期檢查清理檔案。公文閱辦完畢後，各部門應主動、及時退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級檔案影印件以備查；文書對逾期未退還檔案要及時追回；按保密部門規定和要求定期清退秘密檔案；做到及時傳閱，保證檔案無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。

3、公司印發剩餘的檔案材料，以及沒有儲存價值需要銷毀的重要資料，各部門要統一送到公司機要文書室，由機要主管按規定到保密部門規定的地點銷毀，確保公司秘密。

4、做好檔案的立卷歸檔工作。年度終了，文書要將收發檔案收集整理後，及時保管歸檔，對需要立卷的公文按規定時間和要求立卷，並及時歸檔。