採購部工作流程

採購部部門職責

1、負責制訂採購部工作制度及工作流程；

2、根據銷售方案及安全庫存制訂採購計畫;

3、收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢;

4、根據公司要求，選擇合格的**商；

5、與選定**商進行採購談判，內容包括：服務、質量、包裝、**、規格、訂貨辦法、訂貨數量、交貨期限、運輸方式、付款條件等事項；

6、產品的收貨、檢驗、結算與發貨；

7、負責產品**商的監督與管理，彙總技術部提供的產品質量資訊，及時向**商反饋，並限時改進；

8、負責產品返廠維修工作的協調與跟蹤。

一、物品採購

1.採購計畫制定

2.市場調查

3.**商的選擇

4.採購談判

5.採購合同的簽訂

二、產品的入庫、檢驗與結算

1.訂單追蹤

2.產品入庫

3.產品檢驗

4.貨款結算

三、安全庫存的確定與**

1.安全庫存的確定

2.庫存盤點

3.採購申請

四、產品發貨

1.發射裝置的發貨

2.接收器的發貨

五、產品質量控制

1.產品故障的確定

2.退換貨手續

3.返修產品的入庫

4.故障機處理

六、**商的管理

1.**商的分類

2.**商的考評

3.**商等級的確認

4.**商的獎勵

5.**商的處罰與淘汰

6.潛在**商的選擇

7.**商檔案的記錄

七、辦公用品及低值易耗品的採購

八、工作日誌的填寫及相關資料的管理

採購部工作內容

一、物品採購

1、採購計畫制定

公司市場營銷中心制定公司下一步銷售方案並預估銷售量，將書面材料遞交給採購部，採購部根據銷售方案和預估銷售量經市場調查後提交《物品採購申請表》（附件一），報總經理簽字確認。

2、市場調查

採購部門需運用科學的方法，系統的、有目的的收集市場資訊，記錄、整理、分析市場情況，了解市場的現況及其發展趨勢，為公司採購決策提供客觀的、正確的資料，並制定出一套適合本公司的採購方案。

3、**商的選擇

通過市場調查，選擇適合的幾家**商進行接觸，就採購方案進行初步意見交換，並做好詳細記錄，報採購經理確認。採購部經理根據**商的**、公司實力、技術指標、售後服務承諾等確定待談判的**商。

4、採購談判

與選定的**商展開採購談判。本著長期合作、共同發展的前提，達成協議，建立雙方都滿意的購銷關係。談判的內容包括：

**、技術指標、樣品確認、規格型號、包裝要求、交貨期、售後服務、交貨方式、付款條件等等。

5、採購合同的簽訂

談判結束x個工作日內，要求供貨商將樣品送至公司，我方依照雙方認可的技術指標進行確認，一旦不符要求立刻整改，待樣品確認合格後留在我方備查，並以此作為產品驗收標準。依據《中華人民共和國合同法》及相關法律，經總經理同意，簽訂《採購合同》（見附件二），建立合作關係。

二、產品的入庫、檢驗與結算

1、訂單追蹤

採購人員根據交貨時間提前x天追蹤產品的生產進度，要求供貨方嚴格控制生產質量（必要時去廠家監督），敦促其按時交貨。訂單假如是考試前急需的，根據**商的生產能力，要求其最大限度的保證生產**，並時時追蹤其生產情況。（訂單追蹤要求）

2、產品入庫

產品生產完成後，供貨方及時通知公司採購人員，依照《採購合同》中約定的交貨方式，確定具體交貨時間。採購人員同倉庫保管員一同負責產品清點入庫，收貨時需確認**商的送貨單是否具備以下資訊：**商名稱，訂單號，產品名稱，規格型號，數量，如送貨單上的資訊與採購訂單不符，需根據合同進行協商或退貨處理。

3、產品檢驗

產品入庫後，採購人員同倉庫保管員立刻進行產品質量檢驗，以先前確認的樣品作為質量檢驗標準。依據公司要求，填寫《產品質量檢驗合格單》（附件三），並提供給**商乙份。抽檢過程中如發現質量問題，在《產品質量檢驗合格單》上註明，按照《採購合同》中的解決方式解決。

4、貨款結算

產品全部入庫並檢驗合格後，依據與**商簽訂的合同條款安排付款。採購部填寫《付款申請單》（附件四）報總經理簽字，遞交財務部，並附《產品質量檢驗合格單》和供貨商開具的合同發票。

三、安全庫存的確定與**

1、安全庫存的確定方法

根據銷售情況和月份的不同，公司採購部經理與總經理一起確認安全庫存的數量。即公司倉庫必須保留一定的庫存量，且隨著月份的不同進行增減。

2、庫存盤點

存貨由於數量較多、收發頻繁、計算誤差、自然損耗等原因，可能導致庫存數量與賬面數量不符。為了避免賬物不符的現象發生，倉庫保管員定期進行庫存盤點，查明原因並出具盤點總結，交財務經理處審批同意，及時調整賬面數量，使賬實相符，完成庫存盤點的調整工作。每次盤點調整完成後，倉庫保管員將《盤點表》（附件五）交給採購部乙份。

3、採購申請

採購部根據倉庫《盤點表》，確認庫存數是否滿足安全庫存。當安全庫存不足時，提出採購申請，填寫《採購申請單》（附件六），報部門經理、總經理簽字審批，下採購訂單，與**商聯絡購貨，補足安全庫存。

四、產品發貨

1、發射裝置的發貨

技術部提交《物品需求申請表》（附件七）至採購部，採購部核實庫存數，當庫存充足時，轉交總經理簽字並安排倉庫發貨；當庫存數不足時，報技術部現有庫存數量，並立刻聯絡廠家購貨，填寫《採購申請單》，報部門經理、總經理簽字審批，告知技術部到貨時間，由技術部確定發貨時間和順序。

2、接收器的發貨

銷售部提交《物品需求申請表》至採購部，採購部一方面通知財務部查詢貨款到賬情況，另一方面查詢庫存數量。若貨款未到賬，通知銷售部催款，款到發貨；若貨款已到帳，將《物品需求申請表》轉交總經理簽字並安排發貨。若庫存數不足，立刻聯絡廠家購貨，填寫《採購申請單》，報部門經理、總經理簽字審批，告知銷售部到貨時間，由銷售部確定發貨時間和順序。

五、產品質量控制

1、產品故障的確定

技術部將故障產品退回倉庫後，以《質量彙總表》（附件八）通知採購部。採購部收到《質量彙總表》後立刻對故障產品進行檢查，確定故障原因。

2、退換貨手續

技術部應及時將裝置故障明細通知採購部，採購部對不同的裝置進行相應的處理。

① 外購裝置

將故障資訊通知廠家，要求其限時上門維修或更換，將《維修反饋表》傳真至公司，並對下一批裝置進行嚴格的質量控制；

② 自配裝置

將故障資訊通知廠家，與廠家技術人員一同分析故障原因，並提出整改意見。採購人員填寫《裝置維修單》（附件九），附倉庫《出庫單》，發回廠家維修或更換，並及時追蹤返修進度；

③ 銷售裝置

進行產品故障檢驗，確定故障原因。

如故障原因系產品質量問題，與廠家技術人員一同分析故障原因，並提出整改意見，杜絕此類事件的再次發生。採購人員填寫《裝置維修單》，附倉庫《出庫單》，發回廠家維修或更換，並及時追蹤返修進度；

如故障原因系人為損壞，記錄下損壞情況，聯絡廠家確定是否收費，如需收費維修，聯絡技術部通知退貨人，經其同意退回廠家維修。

3、返修產品的入庫

當產品維修或更換完成後，廠家與採購部聯絡返修裝置的送貨時間，倉庫管理員同採購人員一共負責產品的清點入庫，並對產品進行入庫檢驗，確認合格後倉庫開具《入庫單》。

六、**商的管理

1、**商的分類：

按與**商採購業務關係的重要程度進行分類，使用80/20原則，即將80%的精力投入到20%的重點**商身上，只用20%的精力放到80%的大眾**商上。

2、**商的考評

考評指標：質量指標：批次合格率、抽檢缺貨率、返修率；

合作與售後：投訴敏感度、合作態度、共同改進、售後服務；

**指標：交貨及時程度、訂單變化情況。

考評方法：產品質量（45%）服務（35%）交貨**（20%）（考評表見附件十）。

3、**商等級的確認

依據**商考評得分多少，分為a、b、c類

a類**商：考評得分在85—100分；

b類**商：考評得分在60—85分；

c類**商：考評得分在60分以下

4、**商的獎勵

a類**商可優先支付貨款或縮短支票期，可優先續簽合同並增大訂單數量。

5、**商的處罰與淘汰

b類**商根據扣分內容要求其限期整改，並有目的的縮小其訂單量；

c類**商公司組織專門人員進行考評，拿出考評意見，不合格者立刻淘汰。

6、潛在**商的選擇

依據市場調研，公司應準備必要的備選**商，詳細了解其產品質量、技術水平、售後服務、生產管理能力等等，一旦原有**商遭考評淘汰，立刻有目的的選擇**商。

7、**商檔案的記錄

公司採購部應為每一家採購商建議檔案，以備查閱，檔案資料應包含但不侷限於以下資料：**商資料卡（附件十一）、**商相關資質材料、**商考評表及相關報告、**商年度審評表、其他材料。

七、辦公用品及低值易耗品的採購

綜合事務部根據公司人員數量及庫存狀況提交辦公用品及低值易耗品的《採購申請單》，經總經理簽字後交給採購部，採購部按照《採購申請單》上的物品去指定地點進行相應採購。

八、工作日誌的填寫及相關資料的管理

1、採購部人員將每日的工作內容詳細記錄在電腦的「採購部工作日誌」（附件十二）中，每週六例會進行一周工作盤點，查詢工作中的缺陷與不足，並提出整改意見。

2、對工作過程中使用的相關資料進行分類管理，儲存期限為所對應每一合同結束後一年。包括：《物品採購計畫》、《採購合同》、《產品質量檢驗合格單》、《盤點表》、《採購申請單》、《質量彙總表》、《裝置維修單》。

附件三產品質量檢驗合格單

編號附件四

附件五倉庫盤點表

年月日庫存次品附檢驗明細保管員：

附件六採購申請單

編號年月日

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