採購部工作內容及流程
一、購進商品：
1. 根據醫療機構的需求及銷售部門報上的產品進行採購。
2. 由業務部提交商品採購清單，填寫《採購商品聯絡單》（見附表1），填寫後交由採購部。
3. 採購部根據業務部提供《採購商品聯絡單》，聯絡**商組織採購，於半個工作日後將商品採購情況反饋給業務部及銷售部，由銷售部確定是否採購，由銷售部主管簽字確認後，便可購進商品。
4. 未付款發貨商品：採購員可直接聯絡**商購進商品。
5. 預付款發貨商品：預付款發貨產品應填寫《付款申請單》（見附表2）和《支付憑證》，由總經理簽字確認後，交由財務部，並提供付款方帳號資訊，財務部付款後，完成預付款商品流程。
6. 首營資料收集：對於首次合作的**商及首次購進的產品需向**商索要首營資料，（見附表3《首營企業所需資質目錄》）；對收集的首營企業資料進行乙個初審；並及時填寫《首營企業表》（見附表4）及《首營品種表》（見附表5）；在erp系統中新增首營單位；對新增的單位進行審核；通知質管部審核。
7. 跟蹤到貨商品：
a.與**商確定收貨人、收貨位址、聯絡**、到貨時間等，如需自行提貨的，首先通知行政部門提貨，填寫《提貨用車通知單》（見附表6）。
b.計畫訂單必須跟蹤訂單，進行進貨控制。在下達完訂單後，採購員要對貨物進行實時跟蹤，確保按時到貨，一旦出現問題，及時採取必要的行動措施。
c.貨品到庫後由倉儲部接收、檢驗貨物、入庫。到貨後，採購員要督促質檢人員驗收入庫，以確保貨物的質量、數量與訂購要求相吻合。
必要時確定貨物的破損情況，之後，通知結算部門在結款時扣除相應貨款。
d.通知銷售部內勤辦理相應的出庫手續。
二、近效期入滯銷商品(如圖表)
1.對於近效期商品（有效期在半年之內的），應及時整理出《近效期報表》（見附表7），報總經理審閱，報銷售部催銷，催銷不成的及時聯絡**商做退換貨處理，使公司損失降到最底。
2.對於3個月未出庫產品，及時整理出《積壓商品報表》（見附表8），報總經理審閱，報銷售部催銷，催銷不成的及時聯絡**商做退換貨處理。
三、退換貨商品（如圖表）
四、對帳結款
1. 收取、核對發票，劃撥貨款。結算部門對採購訂單、收貨報告、發票、支付貨款進行結算。需要採購員與結算部門的實時溝通，以確保整個採購過程無誤。（如圖表）
五、維護、更新廠家及產品資料
根據質量管理部門提供資訊資料，向各**商催要企業資質及產品資質。
基本資料維護→部門基礎資料→部門客戶維護→部門客戶維護
注：在所有企業資訊中區分出哪些是**商，哪些是客戶，分別為標記，同時標記**商→禁銷，客戶→禁入。
六、建立**商檔案表
以內蒙古自治區中標目錄為基礎資料，聯絡各生產企業及**商，確定產品貨源及**，完善《**商檔案表》（見附表9）。
erp系統操作程式
一、新增**商及商品資訊
1．新增通用名
公共基礎資料→新增通用名稱→填寫完全（紅字部分）→提交
2．新增業務單位
公共基礎資料→單位資料管理→新增業務單位→填寫完全→提交→質管審核（若有誤退回在草擬單位列表中查詢並更正後提交）
注：a.直接從生產企業採購，應先生產企業及**客戶兩項；
b.從經營企業採購，只選**客戶一項
c.新增商品資訊
公共基礎資料→商品資料管理→新增商品資訊→在通用名稱一欄填寫助記碼（回車）→分別填寫規格、計量單位→生產廠家填寫助記碼選中目標企業（回車）→廠家產地欄與生產廠家統一→選擇倉儲類別（一般為陰涼儲存）→選擇商品稅率→填寫註冊商標（外包裝有文字可直接錄入，若是圖示可直接註明「圖示」）→填寫商品件裝規格→填寫商品生產批文→儲存提交→質管審核（若有誤退回在草擬商品列表中查詢並更正後提交）
二、編制訂單、審核及終止
1. 編制訂單
切換到商品所在部門→採購管理體系→採購訂單管理→編制非計畫訂單→往來單位填寫助記碼選中目標企業→商品編碼填寫助記碼或商品編號（回車）→輸入入庫數量及單價→儲存提交
2.訂單審核
a.採購管理體系→採購訂單管理→採購訂單審核→核對數量及單價無誤→儲存提交
b.採購管理體系→採購訂單管理→採購訂單審核→核對數量及單價有誤→退回→草擬採購訂單→填寫正確數量或單價→儲存提交→再次進入訂單審核（步驟同上）
3.訂單終止
有以下幾種情況會終止訂單：
a.訂單審核後發現數量、單價或**客戶有誤，在未入庫之前可終止
b.訂單完成但**客戶未送貨（每月月底整理後集中終止）
c.送貨數量與訂單數量不符，單據顯現未完成，在入庫後可終止（每月月底整理後集中終止）。
操作過程：採購管理體系→採購訂單管理→採購訂單終止→選中需要終止的單據雙擊開啟→儲存終止
三、商品調價及退貨
1.系統調價
一般在採購訂單單價有誤且已入庫的情況下可以用到此系統
切換到商品所在部門→採購管理體系→採購專案調整→採購商品調價→流水號欄填寫需要調價單據的流水號→調價欄填寫實際**與已錄入**的差價（回車）→採購底價調價填寫差價（回車）→確定
2.調價審核
a、採購管理體系→採購專案調整→採購調價審核採→核對無誤→儲存提交
b、採購管理體系→採購專案調整→採購調價審核→核對有誤→退回→草擬採購調價→填寫正確單價→儲存提交→再次進入調價審核（步驟同上）
3.購進退貨
切換到商品所在部門→採購管理體系→採購專案調整→採購商品退貨→往來單位填寫助記碼選中目標企業→商品編碼填寫助記碼或商品編號（回車）→輸入入庫退貨及單價→儲存提交
4.退貨審核
a、採購管理體系→採購專案調整→採購退貨審核→核對無誤→儲存提交
b、採購管理體系→採購專案調整→採購退貨審核→核對有誤→退回→草擬退貨單據→更正錯誤資訊→儲存提交→再次進入採購退貨審核（步驟同上）
三、系統銷帳
1．發票收取：
業務帳務處理→發票管理→採購發票收取→選定日期段，填寫**商助記碼→回車→核對系統內品種及實際**明細中的數量，單價並逐筆進行勾兌→選擇發票型別→填寫***碼、發票號碼、發票日期、發票金額及發票稅金→核對無誤儲存
2．發票收取審核：
業務帳務處理→發票管理審核→由經理或相當負責人根據票面資訊→核對無誤後提交（核對有誤退回，重新勾兌後再次審核）
3．應付帳款勾兌：
業務帳務處理→應收應付→應付帳款勾兌→填寫**商助記碼→回車→勾選已付款品種→核對無誤儲存
4．應付勾兌審核：
業務帳務處理→應收應付→應付勾兌審核由經理或相當負責人根據票面資訊→核對無誤後提交（核對有誤退回，重新勾兌後再次審核）
（附表1）
(附表2)
（附表3）
供貨方資料所取目錄
一、生產企業：
以上資料加蓋企業原印張（不能有兩個紅章）
二、經營企業
以上資料加蓋企業原印張（不能有兩個紅章）[外阜]
（附表4）
首次經營企業審批表
檔案編號：
（附表5）
首次經營品種審批表
檔案編號：jl-008/01
（附表6）
（附表7）
採購部工作流程
一 各類物品採購工作流程 1 倉庫補倉物品的採購工作流程 倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的最低庫存保障線，在存量接近或低於最低庫存保障時，即需要補充貨倉裡的存貨，倉庫主管要填寫乙份倉庫補倉 採購申請單 且採購申請單內必須註明以下資料 1 貨品名稱，規格 2 庫存數量 3 最近一次訂貨單價 4 最近...
採購部工作流程
xx 我公司所需採購的物品大致分成 整車配件 生產工具 辦公耗材等。生產工具及辦公耗材由申請人直接填寫採購申請購單，由所在部門主管和總經理同意並簽字後提交採購部。整車配件採購流程 一 訂單 收到銷售部所提交的客戶訂單後，同銷售部準確核對，確認無誤後及時錄入公司erp系統，並提醒告知台州相關部門進行上...
採購部工作流程
採購部部門職責 1 負責制訂採購部工作制度及工作流程 2 根據銷售方案及安全庫存制訂採購計畫 3 收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢 4 根據公司要求，選擇合格的 商 5 與選定 商進行採購談判，內容包括 服務 質量 包裝 規格 訂貨辦法 訂貨數量 交貨期限 運輸方式 付款條件等事項 6 產品...