非日常性物資採購管理辦法

第一章總則

1.1 為進一步加強非日常性物資採購管理，把好採購、驗收及出庫關，降低企業採購成本，規範業務管理流程，特制定本辦法。

1.2 本辦法適用********公司（以下簡稱「公司」）除**部門採購外的物資採購管理，包括後勤福利用物資、工會活動用物資、對外招待用物資等。

第二章計畫管理

2.1採購業務必須依據有效的採購申請或採購計畫進行。採購業務發生前，採購部門應以專題報告或書面計畫的形式報公司審批同意，嚴禁無計畫採購。

2.2採購部門應根據實際需要準確編制採購計畫，計畫中應包含物資名稱、規格型號、質量要求、計量單位、用途、數量和其它需說明的事項等，原則上不得指定或變相指定**商。

第三章**商選擇

3.1 採購部門應按照經濟、可行的原則選擇適當的**商，可根據採購物資的不同選擇相應的供貨渠道，具體如下：

3.1.1 對外招待用物資：

對單位價值較大的煙、酒、茶、床上用品等，應選擇專賣店或大型超市等供貨渠道，採取定點採購的方式，在降低採購成本的同時保證產品質量。對單位價值較小的水果等物資，可採取就近原則選擇供貨渠道。

3.1.2 後勤福利用物資，如宿舍用熱水器、床、桌椅、工會活動獎品等，應選擇專業性較強的供貨商或大型超市作為供貨渠道。

第四章採購方式與定價機制

4.1由於非日常性物資採購的侷限性和不確定性，決定了採購方式和定價機制較為單一，如對外招待用物資、工會活動用獎品基本採取定向採購，且**大多隨行就市。後勤福利用物資採購較為靈活，應採取詢比價的方式，實行非定點採購。

4.2詢比價相關要求

4.2.1 詢價單製作與發布

製作統一的詢價單（見附件一），明確採購物資的名稱、規格型號、生產廠家或品牌、計價方式、交貨期限、交貨地點和詢價單接收截止時間等內容。

詢價單的發布範圍應包括所購物資的合格**商和部分經調研認可的潛在**商，且不得少於三家。

4.2.2 詢價單**與注意事項

原則上要求**商以密封方式提交詢價單。若以傳真方式提交，則由辦公室負責接收登記，註明接收人和收件時間。

4.2.3比價及議價

對符合要求的詢價單應進行比價並形成彙總比價表（附件二），若存在質量、**、交貨期、稅率和送貨方式等方面的疑義，則需與**商進行二次洽談，並保留好洽談記錄。採用**方式議價的，應使用**擴音功能，指定兩名以上管理人員參加，並做好**記錄，必要時可要求**商發函（一般性事項可用傳真或郵件）確認。

第五章採購合同簽訂

5.1　原則上，非日常性物資採購無需簽訂書面合同，若涉及金額較大或長期定向採購的，如大批量後勤物資採購，長期菸酒採購等，可簽訂相應的採購合同，一方面規避採購風險，另一方面可與**商協商，博取一定的折扣，降低採購成本。

5.2 合同簽訂需按照《合同管理辦法》相關規定執行，合同經辦人應根據市場調研和詢比價結果，擬定合同文字，明確雙方的權利、義務，經相關部門審核會簽，報公司領導審批後，蓋章生效。

第六章採購驗收與結算

6.1非日常性物資採購一般由經辦人直接採購，或由**商送貨上門，憑發票（送貨單）辦理驗收。驗收時須由兩個或兩個以上部門進行現場確認，驗收人員須對採購物資的規格型號、品牌、數量、質量等要素進行把關，由採購經辦人填製《非日常性物資採購驗收入庫單》（見附件三），經相關驗收人員簽字確認，經辦部門分管領導審核後，交財務部門辦理結算。

6.2 參與驗收人員應嚴格把關，若對數量和質量有異議的，應當場提出，並給予退換貨處理，若貨款已支付，由經辦人自行承擔。

6.3　非日常性物資結算報銷時應附下列材料作為報銷附件：

6.3.1 會簽齊全的《非日常性物資採購驗收入庫單》。

6.3.2 合法有效的貨物發票及送貨清單。

6.3.3 審批齊全的非日常性物資採購計畫或報告。

6.3.4 若已領用或消耗完畢的，應附《非日常性物資採購出庫單》（見附件四）。。

第七章出庫與監督管理

7.1領用非日常性物資應及時辦理《非日常性物資採購出庫單》，由領用部門辦理並簽字確認，保管部門負責人負責審批。

7.2 財務處應不定期對非日常性物資的出入庫台賬進行核查，並對庫存物資進行盤點，對賬實不符的要及時查明原因，並追究相關人員責任。

第八章附則

8.1 本辦法自下發之日起執行。

8.2 本辦法修訂和解釋權屬辦公室。

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