附件1：
吉林省人民醫院基建檔案管理辦法
為加強基本建設專案檔案材料的管理工作，確保醫院基本建設檔案（以下簡稱基建檔案）的完整、系統和安全，充分發揮其在專案建設、使用、改建、擴建及維護工作中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》、《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）、《重大建設專案檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）等相關規定，結合醫院實際工作情況，制定本辦法。
一、基建檔案的管理範圍
醫院基建檔案是指建築物、地上地下管線等基本建設工程在可行性研究、規劃審批、勘察設計、施工監理、裝置安裝、竣工驗收、預算決算和使用維護活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的檔案材料。
醫院基本建設專案中的新建工程、原有建築的改建擴建工程及水暖、電氣、消防等管網改造工程形成的檔案材料屬基建檔案管理範圍；不改變房屋原有建築結構及管線設計的屋面防水、牆面粉刷、門窗更換等零星維修工程產生的檔案材料不屬於基建檔案管理範圍，應納入文書檔案管理。
二、基建檔案的所有權
基建檔案屬醫院所有，任何個人不得據為已有，不得無故拒絕歸檔，不得私自將其轉借、買賣或銷毀。
三、基建檔案管理原則
（一）實行集中統一管理的原則，建立以院辦檔案室為核心，基建辦、房產維修等科室為基礎的管理網路，以確保醫院基建檔案的完整、系統、安全和有效利用。
（二）基建檔案管理工作要納入醫院基建計畫、管理制度和崗位職責中，做到檔案管理與專案程序同步。專案申請立項時，即應開始進行檔案材料的收集、整理、預立卷工作；專案竣工驗收時，同步完成檔案材料的歸檔工作。
（三）勘察設計、工程承包、現場指揮、專案監理等單位應明確一位負責人分管檔案工作，遵守檔案管理制度，在各自的職責範圍內做好檔案材料的收集、整理、保管、預立卷及歸檔工作。
四、基建檔案歸檔原則
（一）歸檔材料必須對醫院當前與長遠工作具有參考價值和憑證作用。
（二）必須反映基建管理和專案建設的全過程，保證材料完整、準確、系統。
（三）必須遵循檔案的自然形成規律，保持材料間的有機聯絡。
五、基建檔案歸檔範圍
主要包括專案審批、可行性研究、設計檔案、工程管理、施工組織、竣工驗收、預算決算等方面的檔案材料，具體歸檔範圍詳見《吉林省人民醫院基建專案檔案材料歸檔範圍和保管期限表》。
不歸檔的檔案材料
（一）正式施工前的草圖、未定型圖紙；
（二）重份檔案和重份圖紙；
（三）無查考價值的臨時性、事務性檔案。
六、基建檔案歸檔要求
（一）歸檔的檔案材料必須是原件，做到移交手續齊全、
格式統一、字跡清楚、圖面清晰，不得使用純藍墨水、原子筆、紅色、鉛筆等易褪色的書寫材料。
（二）具有法律依據和憑證效力的檔案材料，領導簽字和單位印鑑必須齊全，請示與批覆要同時歸檔，缺一不可。建設過程中使用檔案材料不允許隨意更改，如有更改，必須填寫變更通知單，並履行批准手續。
（三）應根據基建檔案材料的形成規律和便於查考的原則進行組卷，各類材料按檔案性質分別組成案卷。
（四）聲像資料應保證載體的有效性，長期儲存的電子檔案必須使用不可擦除型光碟。
（五）歸檔份數：竣工圖歸檔兩套，文字材料、底圖和聲像材料各歸檔一套。
（六）基建專案檔案的保管期限分為：永久、定期兩種，其實際保管期限不得短於建築物的實際存在（使用）年限。
七、基建檔案驗收
（一）檔案驗收是基建專案竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或驗收不合格的專案，不得進行或通過專案竣工驗收。基建檔案驗收應在工程竣工驗收前3個月完成。
（二）成立以基建辦公室、院辦檔案室等科室共同組成的基建檔案驗收組，並召開驗收會議。專案設計、施工、監理等單位的相關人員列席會議。
（三）檔案驗收時，採用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式，重點驗收專案前期管理、隱蔽工程、竣工驗收、質量檢驗、重要的合同及協議等檔案材料。
齊全同組成的四）檔案驗收組半數以上成員同意的為合格，由驗收組出具驗收意見；驗收不合格的，由檔案驗收組提出整改意見，並進行複查；複查後仍不合格的，不得進行竣工驗收。
八、基建檔案歸檔程式
（一）基建辦公室、房產維修等科室的兼職檔案員及設計、施工、監理單位負責人應按照歸檔範圍，分別做好基建檔案材料的收集、整理、預立卷工作。
（二）各施工承包單位應在專案實體完成後三個月內將應歸檔的檔案材料向基建辦公室、房產維修科移交歸檔；有尾工的應在尾工完成後及時移交。
（三）填寫基建檔案移交目錄，一式兩份，連同案卷經院辦公室專職檔案員核查合格後，交接雙方在移交目錄上簽字，各執乙份存查。
九、基建檔案歸檔時間
凡具有法律依據和憑證作用的重要檔案材料(審批檔案、產權證明等)在辦理、處理完畢後應及時歸檔；竣工圖、施工檔案、聲像材料在專案竣工驗收後3個月內歸檔；管理性檔案材料在每年6月底前歸檔。
十、基建專案檔案的查閱利用
（一）檔案原則上不外借，查閱者一般應在檔案室內查閱。如確需借出者，須經主管領導同意並辦理有關借閱手續後方可借出。
（二）在查閱檔案時，只准查閱自己需要的部分，不准隨意翻閱其他部分內容，閱後要當面交點清楚。
（三）查閱者查閱案卷百不准拆卷、塗改，不准在檔案上亂劃或做標記；如需複製，需經主管領導批准。
十一、本辦法自公布之日起執行。
日材料歸檔範圍和二○一四年一月十三日
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