寧夏水洞溝電廠一期2×660mw機組工程基建檔案歸檔制度
1、目的
為做好水洞溝電廠一期2×660mw機組工程基建檔案管理工作,統一工程檔案歸檔與檔案整理規範,特制定本制度。
2、依據
《火電機組達標投產考核標準(2023年版)》
《科學技術檔案案卷構成的一般要求》gb/t 11822-2008
《火電企業檔案分類表(6-9大類)》國電公司總文件[2002]29
《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》da/t 28-2002
3、內容
本制度明確了應歸檔專案檔案的歸檔時間、歸檔範圍、歸檔責任、、歸檔份數、歸檔質量要求.
3.1歸檔時間、範圍、責任
見附表1
4、歸檔份數
按照專案檔案管理的有關規定,專案檔案歸檔份數有以下幾種情況:
4.1 專案檔案的歸檔份數一般一式乙份。凡重要的、利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數,或按合同歸檔執行。
4.2設計院編制的竣工圖根據合同約定份數歸檔。
4.3各參建單位移交的竣工檔案必須是二份原件及對應的電子光碟二套。
5.案卷質量
5.1歸檔檔案的整理要求
5.1.1專案檔案的分類,
見附表1中「歸檔類目」及「檔號
5.1.2工程檔案的組卷
5.1.2.
1組卷原則:案卷組卷要遵循專案檔案的形成規律和成套性特點.保持專案檔案卷內檔案的有機聯絡;分類科學,組卷合理;便於管理、利用,法律性檔案手續齊備,符合檔案管理要求。
5.1.2.2 組卷要求:根據《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》規定,專案檔案的整理應由檔案形成單位按檔案管理要求,對檔案分門別類進行整理。
5.1.2.3組卷方法:
1)專案建設單位形成的前期檔案、竣工階段檔案、生產準備階段檔案,按問題進行整理、組卷,並且宜組成小卷。
2)施工單位形成的施工檔案,按標段、單位工程進行整理組卷,並根據檔案內容的多少組成一捲或多卷;原材料質量證明檔案,按專業、品種、型號整理組卷。
3)除錯單位形成的除錯檔案,按系統、階段、專業整理、組卷。
4)質量監督檔案,按階段、專業整理、組卷。
5)裝置檔案,按專業、系統、臺件整理組卷。
6)監理檔案、按專業或時間、文種整理組卷。
7)竣工圖按專業、卷號整理、組卷。
5.1.2.4案卷及卷內檔案不重份;同一卷內有不同保管期限的檔案,該卷保管期限從長。
5.2 卷內檔案的排列
5.2.1前期、施工管理、竣工驗收檔案,一般按問題、檔案重要程度排列。一般情況下批覆在前,請示在後,譯文在前原文在後,正件在前附件在後。
5.2.2施工檔案按管理性檔案、施工記錄、質量驗收評定檔案順序排序。
5.2.3監理檔案,按專業、問題結合文種排列,或按專業結合工程階段、時間順序排列。
5.2.4設計變更檔案,彙總表等說明性檔案在前,記錄性檔案在後,即設計變更檔案彙總表(一覽表)、設計變更通知單、執**況回覆單順序排列。
5.2.5原材料檔案,應按材料質量跟蹤記錄(彙總表),進場材料報驗單、材料出廠質量證明(檢測報告)、材料複試報告順序排列。
5.2.6竣工圖按專業、卷冊號、圖號排列。
5.2.7裝置檔案,應滿足文字在前,圖紙在後的要求。具體應按依據性檔案、開箱驗收、隨機圖樣、安裝和執行等順序排列。
5.3案卷的編目
案卷編目應遵循《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》(dl/t28)和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)規定編制,符合檔案規範管理的要求。
5.3.1卷內檔案頁號的編寫
1) 案卷內科技檔案以件為單位編寫頁號,以有效內容的頁面為一頁。
2) 已有頁號的檔案可不再重新編寫頁號。
3) 卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
4)頁號編寫位置:單面書寫檔案在右下角;雙面書寫檔案,正面在右下角,背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角,或標題欄外右上方;成套圖樣或印刷成冊檔案,不必重新編寫頁號:各卷之間不連續編頁號。
5.3.2案卷封面的編制
案卷封面內容包括檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。
1)檔號,應依據建設單位提供的專案檔案分類編號方案,填寫檔案的專案代號、分類號和案卷流水號。
2)案卷題名,應簡明、準確揭示卷內檔案的內容。主要包括專案名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等;專案名稱應與批准的原立項,設計(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文;
3)立卷單位,應填寫檔案組卷部門或單位;
4)起止日期,應填寫案卷內科技檔案形成的最早和最晚的時間,年度用四位阿拉伯數字標識,月、日均用兩位阿拉伯數字標識,如2009.02.21
5)保管期限.應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限;
6)密級,應依據保密規定填寫卷內檔案的最高密級;
格式見附表2
5.3.3卷內目錄
1)序號:應用阿拉伯數字從0l起依次標註卷內檔案的順序,乙個檔案乙個號。
2)檔案編號:應填寫檔案文號或圖樣的圖號,或裝置、專案代號。
3)責任者,應填寫檔案形成者或第一責任者;
3)檔案題名。應填寫檔案全稱。檔案沒有題名的,應由立卷人根據檔案內容擬寫題名。
4)日期,應填寫檔案形成日期;
5)頁數,應填寫每件檔案總頁數;
6)備註,可根據實際填寫需註明的情況。
格式見附表3
5.3.4卷內備考表
1)卷內備考表要標明卷內檔案的件數、頁數。不同載體檔案的數量(見示例),說明組卷情況,如立卷人,檢查人,立卷時間等。
2)卷內備考表排列在卷內檔案之後;
3)互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號,並註明其載體形式。
格式見附表4
5.3.5案卷脊背的編制
1)案卷脊背的編制有保管期限、檔號、案卷題名,格式見附表6.
5.4案卷裝訂要求
5.4.1檔案材料可採用整卷裝訂與單份檔案裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂.但同一專案應統一。
5.4.2案卷內不應有金屬物。
5.4.3單份檔案裝訂時,應在卷內每份檔案首頁右上方加蓋、填寫檔號章.
檔號章的格式見附表5
5.4.4外文資料應保持原來的案卷及檔案排列順序,文號及裝訂形式。
5.5.1 捲盒式樣符合國家相關規定。
5.5.2捲盒規格和製成材料
1) 捲盒外表面規格為:310mm×220mm。脊背厚度可根據需要設定。
2) 捲盒宜採用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。
5.5.3 **規格和製成材料
1)案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表**規格為:297mm×210mm。
2) **宜採用70g以上白色書寫紙製作。
3)**字跡應清晰端正。
附表1:
基建工程檔案歸檔範圍、保管期限、分類對應表(每頁前加)
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