南方論刊２０１１年第７期工作研宄
陸智尚（廣東茂化建集團****廣東茂名５２５０１１）
【摘要】本文對當前企業基建檔案的特點和管理現狀進行了分析，並提出了要進一步提高對基建檔案工作重要意義的認識，做到依法治檔、嚴格考核，建立全程管理機制，不斷提高檔案從業人員的業務水平，爭取相關部門的重視與支援，
共同把企業基建檔案工作做好。
【關鍵詞】企業；基建檔案；管理
近年來，隨著企業不斷發展擴一
環節都有其專業上的規範要求，專於工程竣工資料是否齊全完整、移不
大，相應地開展了較大規範的基本工
業性非常強。三是現實使用性較強。移交、是否按時歸檔，仍然被忽視。程建設活動。廠房和辦公大樓的拆
企業基建檔案承載了企業進行基本建只重視建設工程的質量，而不重視建遷、擴建、新建、徵地和維修改造等設活動所形成的大量的真實的方案及設工程的原始資料的歸檔儲存。因此一
系列的基本建設活動，形成了越來圖表資訊，在企業生產、經營管理、給基建工程竣工檔案的歸檔工作造成
越多的企業基建檔案資料，這些基建建設活動中發揮著巨大作用。它在廠不良影響。
檔案資料是企業檔案的重要組成部房及辦公樓新建、改建、擴建、維修２．２有關部門的管理工作和考核分，它不僅記錄了乙個企業建設發展及地上、地下管網勘測、維護、解決仍存在不到位現象。基建專案（工的歷史軌跡，更是籌畫未來發展規劃土地糾紛等工作中起著重要的不可代程）一般有新建、改建、和擴建三種
的可靠依據。基建檔案作為乙個相對替的作用。四是形成周期長。
乙個工情況。每一項新工程，並不是由本企獨立的檔案門類，其較高的現實使用程專案從籌建到竣工要經過計畫、立業來施工建設，大多數都是由承包商價值已越來越受到重視和利用。如何項、設計、施工、竣工驗收等環節，負責承包施工的，承包商又將部分工做好當前企業基建檔案工作仍是值得
點多、面廣、難度大，往往需要一年程分包給另乙個單位施工，這樣就存
深思和亟待解決的重要問題。
以上甚至更長的時間，給收集工作帶在施工隊伍在工程施工管理水平上的
來一定的難度。五是涉及部門多。從差異，有的承包商及參與人員素質較１．企業基建檔案的特點
外部關係看，它涉及規劃、土地、園低，基礎條件差，管理工作不到位現企業檔案其分類有文書（黨群、林、消防、環衛等部門，對內涉及基象，影響了工程施工和檔案的收集歸行政、經營和生產技術管理）、人
建、財務、審計等部門，這樣涉及多檔。有的企業從事檔案工作人員不事、產品、基本建設、裝置儀器、會
層次、多部門的檔案類別，可想而知足，對基建專案（工程）檔案的業務計等十大類。基本建設檔案就筆者其管理難度也較大。
指導沒有跟上，平時監督檢查不力，的企業單位而言，是指廠房、辦公
因而在一段時間內把檔案工作列不到樓和住房專案（工程）建設中所形
２．當前企業基建檔案管理現狀
應有的位置上。由於缺乏行之有效的成的有儲存利用價值的檔案材料。其分析
檔案管理法規，使具體管理措施難以特點：一是成套完整性。成套性是基
２．１建設單位和施工單位等有關
到位，造成了仍存在著基建檔案資料建檔案的一大主要特點。時間上的延領導及施工技術人員都仍存在不夠重不齊全完整的現象。其次，即便有嚴續性和內容上的承接性是鑑定基建項視基建檔案的歸檔工作。
雖然檔案法格《檔案法》及制定了一整套企業檔目檔案完整齊全的兩個重要特徵。一已頒布很久，人們對檔案意識有所提案管理規章制度，由於考核不到位，套完整的基建專案檔案，其內容一般高，但是，由於宣傳力度不夠，尤其各種規章制度也難以執行，也就造成包括：依據性檔案材料、施工檔案材是年輕的企業領導及施工技術人員由基建工程檔案歸檔難的主要原因。
料、質保及隱蔽驗收材料、單位工程於工作經歷或崗位變動頻繁，對企業２．３收集難度仍大。基建檔案的質量評定材料、其他材料和全套竣工檔案管理工作缺乏正確認識，特別對收集難是眾所周知的問題。由於基建圖（包括修改通知單）。
二是專業性已交付使用的基建工程竣工檔案的管檔案具有成套性、專業性、形成週期較強。基建工程是有固定程式的系統理工作，更缺乏重視。所以建設單位長、涉及部門多等特點，使基建檔案工程，其程序涉及到計畫、勘察、和施工單位參加工程竣工驗收的有關的收集工作具有相當難度。
另外基建設計、施工、監理等諸多部門及土人員，仍存在只要檢查看到工程質量檔案的相對物除了我們所能觀察到的建、材料、安裝等環節，每一步驟每合格就給予填寫工程驗收合格證。至
封面以上的建築物以外，還包括隱蔽
工程、地下管網等，這些工程多隱藏不可替代的作用。檔案部門應不失時於地下或牆體內，具有不可見性，這機，以基建檔案在企業資產評估、廠種不可見性往往導致相關檔案收集時房改擴建等中的作用例項，大力宣傳疏漏或缺失。基建檔案的重要性，以引起各級領導
２．４歸檔檔案材料、竣工圖整理仍不規範。由於基建檔案的專業性很強，對檔案工作人員的素質要求很高，不僅要求檔案工作人員具備檔案專業知識，還應具備相當的工程建設專業知識。但由於客觀原因，多數專職檔案人員往往缺乏工程建設方面的重視和全體員工關注，使大家都來關心、支援基建檔案工作。
３．２依法治檔，堅持「三納入」、「一參加」制度，並嚴格進行考核。建設、設計、施工等單位，依法加強對基建檔案工作，已經不是以領導者或個人意志為轉移的工作，３．４加強培訓，提高素質。應大
力提高企業工程技術人員，檔案員的業務水平，使基建工程竣工檔案工作走上標準化、規範化的軌道。第一，組織開展競賽評比活動，借助評比競賽，拿出樣板，推動竣工檔案的編制工作，提高案卷質量。第二，加強業務培訓，舉辦「編制工程竣工檔案培訓班」，從而使編制工程竣工檔案資料規範化。
開展崗位培訓把學習書本知識與實踐結合，鼓勵檔案人員加強專業知識，對基建專案的基本程式不甚了解，對基建檔案資訊的來龍去脈認識不清，分不清哪些資料重要哪些資料不重要，在接收檔案時對檔案材料心中無數，交多少收多少，收多少整理多少，從而嚴重影響了歸檔整理質量。有的用施工圖代替竣工圖，圖紙沒有按實際變更通知更改或更改不到位，沒有加蓋竣工圖，與實際建築物有所出入，圖實不符，竣工圖就會失去其應有的價值。
２．５企業檔案部門與基建施工部門仍缺乏溝通與合作。企業檔案部門存在不主動指導、督促、協作基建施工部門進行檔案資料的收集、管理工作，而一些基建施工部門檔案意識淡漠，出於方便工作考慮，不能主動上
交基建檔案材料。另一方面從專業角
度來講，檔案人員雖具備檔案專業知
識，但缺乏工程建設方面的知識，不熟悉基建專案流程，而基建施工部門
工作人員及施工技術人員雖有較豐富的基建工作經驗和專業知識，但對於
基建檔案的日常積累和保管缺乏經驗和必要的重視，雙方各有所長卻不能互通有無，缺乏溝通和交流，導致基建檔案的收集歸檔工作存在很多缺陷
和漏洞。
３．應採取的對策
綜上所述企業基建檔案管理中仍
存在不少問題，如何解決這些問題，
仍需各級檔案部門和施工部門重視，
筆者認為除了深入宣傳基建檔案歸檔的意義和重要性，增強人們對基建檔案歸檔認識外，更主要地是採取以下對策：
３．１進一步提高對基建檔案工作重要意議的認識，增強各級領導重和
全體員工重視程度。基建檔案在企業
的建設發展中時刻發揮著其獨有的、
而是必須遵循法律行為規範辦事，這是基建檔案發展趨勢所決定的。為保證基建檔案完整率、歸檔率，就必須遵照《檔案法》和《科學技術檔案條例》依法治檔，解決好「三納入」、「一
參加」問題。從專案（工程）一開始，就要對其檔案的收集、管理、歸檔、利用等引起高度重視，將其納入基本建設計畫，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入專案（工程）竣工驗收之中，專案（工程）竣工驗收時，必須要有檔案人員參加。對不按法律、規定和制度收集、整理、保管、移交檔案甚至將檔案資料據為已有的有關部門或人員，運用法律、經濟、多維控制加以嚴格考核。
如工程管理部ｉ、－３不通知檔案人員參加工程竣工驗收，扣罰該部門有關人員現金多少；沒有建設單位檔案人員參加工程竣工驗收並簽署意見，有關部門不得給施工方辦理工程結算和支付工程款，違者按規定進行考核處罰。只有這樣，才能使基建檔案驗收工作制度化、規範化、確保驗收工作質量和基建檔案的完整率、歸檔率。
３．３堅持「三個同步」，建立提前介入、全程管理機制。對基建檔案的收集歸檔應一改傳統的事後收集模式，建立提前介入、全程管理機制。企業檔案人員應從工程立項、招標開始提前介入建設工程，切實了解工程進度，掌握第一資料，做到心中有數。
嚴格保證工程立項與基建檔案同步，工程建設過程與竣工材料的積累、整編（尤其隱蔽工程資料整編）、審定工作同步，工程竣工驗收與提交一整套合格的工程竣工檔案資料的驗收同步。建立事前介入控制，事中監督檢查，事後嚴格把關的全程動態管理機制，以保證基建檔案的完整、準確、可靠。
學習，提高自身修養，不斷調整知識結構，學以致用，不但要了解基建專業基礎知識，及基本的識圖，還要熟悉基建工程業務流程、歸檔範圍等。第三，要特別加強現代化管理知識的培訓，有針對性地提高各類技術人員的業務水平。３．５企業檔案部門與其他有相關部ｉ、－ｊ）；ｎ強溝通，知識互補。
長期以來，企業專職檔案人員對基建工程業務工作不夠熟悉，又不參與具體工程建設的全過程。為了彌補這一缺陷，企業檔案人員與基建工程管理人員、施工技術人員應加強溝通與交流，不恥下問，主動了解每乙份檔案材料的作用，來龍去脈，並主動積極地指導和協作他們進行基建檔案的收集、積累、分類、整理、編目等工作，全面檢查基建檔案的完整、準確、系統性，對存在的問題，及時幫助整改，以達到知識互補，確保歸檔檔案材料
的質量。
總之，為了保證基建檔案的完整、準確、系統性，必須管理好基建檔案工作，使基建工程竣工檔案工作進一步貫穿於工程建設、設計、施
工、監理等各個環節、有效地適應並
服務於各項工程建設，促進企業檔案事業沿著正確軌道健康發展。
參考文獻：
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與利用，【ａ】新時期檔案工作**集【ｃ］２ｏｏ５年．
［４】國家檔案局、***聯合印發
「重大建設工程專案檔案驗收辦法」，
北京．２００６．９．
編輯，觀山校對，小田８３
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