企業制度-執行類
1 基本要求
1.1 基本建設專案檔案材料是指從建設專案的提出、調研、可行性研究、評價、決策、計畫安排，到勘測、設計、施工、生產準備、竣工投產、交付使用過程中，有關的主管部門、建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位、裝置製造等單位在工作範圍內形成的所有檔案材料。
1.2 專案建設單位（業主、專案法人）負責組織、協調和指導勘察、設計單位、施工單位和監理單位對專案竣工檔案編制和專案檔案整理。
1.3 專案在簽訂設計、施工、訂貨及監理合同時，必須設立專門條款，明確規定有關方面提交相應專案檔案的套數、費用、時間，以及對應提交檔案的整理、歸檔的責任，同時上述要求以附件形式納入合同。
1.4 專案檔案的收集、整理、歸檔應與專案的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。完整齊全、準確系統的專案檔案是專案竣工驗收的重要條件。
1.5 建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位應根據本制度的要求，完成各自職責範圍或合同規定的竣工檔案的編制和專案檔案整理、歸檔工作。
1.6 專案承包單位、管理單位、監理單位、各施工單位要有一位專案負責人分管建設專案檔案材料工作，並明確專門機構和人員，負責檔案材料的管理工作並在施工過程中要有能保證專案檔案材料安全的措施。
1.7 工程專案竣工驗收時，要有檔案管理部門人員參加驗收。
1.8 各專案檔案形成部門要把具有儲存和利用價值檔案資料的收集整理歸檔列入本單位管理制度及工作流程。
2 各級管理部門職責
2.1 技術開發處職責：
2.1.1 技術開發處負責建設專案前期階段檔案材料收集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔範圍見附件1），在工程專案前期工作結束並進行系統整理後，由專人負責自檢並經部門領導審核簽字後，向資訊管理處檔案室歸檔。
2.1.2 技術開發處負責將每年投資專案和技術改造專案綜合計畫提供給資訊管理處檔案室，以便資訊管理處檔案室制定相應檔案資料歸檔計畫，做好檔案材料的前期控制工作。
2.1.3 技術開發處負責控制專案設計單位完成設計基礎資料、設計檔案及竣工圖紙的收集整理立卷工作，並審核確認後向資訊管理處檔案室歸檔，同時移交pdf格式的竣工圖電子版。
2.2 工程管理部門職責：
2.2.1 工程管理部門負責可行性研究報告批覆後的工程檔案材料、施工圖紙、專案管理檔案和竣工驗收檔案的收集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔範圍見附件1），由專人負責自檢並經部門領導審核簽字後，向資訊管理處檔案室歸檔。
2.2.2 工程管理部門負責控制：
凡專案實行總承包的，由各分包單位負責其分包專案全部檔案的收集、整理、立卷，並提交總包單位彙總；凡由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、整理、立卷；由建設單位授權的專案監理單位負責監督、檢查並審核專案建設中檔案收集整理，確保資料完整準確；由專案施工單位向資訊管理處檔案室歸檔。
2.2.3 工程管理部門負責控制專案監理單位收集、整理、編制專案監理檔案，並經審核、簽字確認後向資訊管理處檔案室歸檔。
2.3 物資**處職責：
2.3.1物資**處在專案建設初期將主要（或關鍵）裝置和引進裝置清單提供給資訊管理處檔案室，以便資訊管理處檔案室做好裝置檔案材料的前期控制工作。
2.3.2 物資**處負責組織裝置簽訂技術協議部門、**處、檔案室等部門參加裝置開箱驗收，按合同要求審核隨機資料，對不符合合同要求的要延遲付款直至資料合格。
2.3.3 物資**處負責合同範圍內材料、裝置質量證明檔案的收集、整理，按《石油化工建設工程專案交工技術檔案規定》（sh/t3503-2007）要求完成立卷，由部門領導審核簽字後，向資訊管理處檔案室歸檔。
2.4 合同管理部門負責招投標檔案及合同正本的收集、整理、立卷和歸檔工作（具體歸檔範圍見附件1），由專人負責自檢，經部門領導審核簽字後向資訊管理處檔案室歸檔。
2.5 安全環保處負責與專案有關的安全環境申請、批復檔案、安全評價資料、環境評價資料、試生產方案等收集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔範圍見附件1），在工程專案中間交接前，由專人負責自檢後向資訊管理處檔案室歸檔。
2.6 生產管理處負責生產技術準備、試生產檔案、生產考核(標定)方面的資料的收集、整理、立卷和歸檔（具體歸檔範圍見附件1），由專人負責自檢，經部門領導審核簽字後向資訊管理處檔案室歸檔。
2.7 財務部門職責：
2.7.1 財務處負責收集、積累承建專案器材**及財務管理形成的檔案，由專人負責自檢後向資訊管理處檔案室歸檔。
2.7.2 對參建專案建設單位沒有按資訊管理處要求移交檔案資料的，財務部門不能予以結算資金。
2.8 資訊管理處是滄州分公司基本建設專案檔案材料的主管部門，其主要職責：
2.8.1 負責宣傳、貫徹執行國家及上級有關法規和方針政策，建立健全各項制度並組織實施；及時做好基本建設專案檔案材料的前期控制工作。
2.8.2 負責對專案勘察設計、工程承包或管理、工程施工、工程監理等單位以及公司機關各有關處室的檔案材料的形成、積累、歸檔工作進行監督、檢查和指導。
2.8.3 負責建設專案檔案資料的審核接收工作，確保建設專案檔案的完整齊全、準確系統。
2.8.4 負責專案竣工驗收前，組織完成專案檔案專業驗收。
2.8.5 負責對歸檔的專案檔案妥善保管、有序存放，同時做好檔案庫房定期檢查，確保檔案安全有效。
2.8.6 負責對年久破損案卷及時修補和複製，利用檔案保護技術，最大限度地延長檔案的使用壽命。
2.8.7 負責編制多種檢索工具，便於檔案查詢利用，採用現代數位化管理手段，充分發揮檔案資訊資源的作用。
2.8.8 負責為公司生產、建設等各項活動提供檔案利用服務。
3 管理內容與方法
3.1 專案竣工檔案的編制
3.1.1 專案竣工檔案要字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，裝訂牢固，簽字手續完備。
永久、長期儲存的檔案不能用易退色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、原子筆、複寫紙、鉛筆等）書寫、繪製。
3.1.2 交工技術檔案由施工單位編制，監理單位、建設單位負責審核。
交工技術檔案的編制內容，執行中華人民共和國行業標準《石油化工建設工程專案交工技術檔案規定》（sh/t3503-2007）。sh/t3503-2007標準未包括的專業，經驗收小組確認後可採取行業、企業標準，或雙方協商解決。
3.1.3 交工技術檔案的編制要與工程進度同步。
根據工程施工進度，施工技術人員要及時做好施工記錄、檢驗記錄、隱蔽工程記錄等，系統整理施工設計變更單，確保交工技術檔案的準確完整。為確保交工技術檔案與工程實際相符，不允許在沒有確鑿依據的情況下，用寫「回憶錄」的方式編制交工技術檔案。
3.1.4 交工技術檔案內容要真實、準確、完整、系統，能夠反映工程建設活動的全過程。 竣工圖應準確、清楚、完整、規範、修改到位，真實反映專案竣工驗收時的實際情況。
3.1.5 交工技術檔案應為原件，其文字材料幅面尺寸規格為a4幅面（297㎜×210㎜）；載體材料應採用能夠長期儲存的韌性大、耐久性強的紙張。
3.1.6 竣工圖編制單位必須使用統一的竣工圖章，圖樣見附件2。
竣工圖要逐張加蓋圖章，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，蓋在標題欄周圍空白處。竣工圖章中的各項簽字要齊全，否則竣工圖無效。
3.1.7 工程圖紙一般採用藍曬圖，竣工圖應為新藍圖；計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的影印件。
不同幅面的工程圖紙應按《技術製圖複製圖的摺疊方法》（gb/10609.3——89），統一摺疊成a4幅面（297㎜×210㎜），標題欄露在外面。
3.1.8 歸檔的案卷質量要符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 gb/t 11822－2008。
3.2 專案竣工檔案的立卷
3.2.1 專案竣工檔案立卷應遵循專案檔案的自然形成規律，保持卷內檔案的有機聯絡，便於檔案的保管和利用。乙個建設工程由多個單位工程組成時，工程檔案材料應按單位工程組卷。
3.2.2 工程準備階段檔案按建設程式、專業、形成單位組卷；監理檔案、施工檔案按單位工程、單元工程組卷；竣工圖按單位工程、專業組卷；竣工驗收檔案按單位工程、專業組卷。
案卷不宜過厚，檔案材料不超過50㎜，圖紙不超過60㎜。不同載體的檔案材料要分別組卷。
3.2.3 卷內檔案材料的排列：
文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批覆、同一檔案的印本與定稿、主件與附件不能分開，並按批覆在前、請示在後，印本在前、定稿在後，主件在前、附件在後的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，按文字材料排前，圖紙排後的順序進行編排。
3.2.4 編制卷內檔案頁號：
按有書寫內容的頁面編號，以有效內容的頁面為一頁。每卷單獨編號，頁號從「1」開始，其編寫位置：單面書寫檔案材料在右下角；雙面書寫的檔案材料，正面在右下角，背面在左下角（頁號編寫位置以裝訂方向為準，與紙張書寫方向無關）。
摺疊後的圖紙標題欄一律在右下角。單獨成冊的成套圖樣或印刷成冊檔案，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續編頁號。
3.2.5 成套圖紙或成冊的檔案材料，自成一捲的原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。其它形式的檔案材料原目錄都按所在卷內排序編寫頁碼。
3.2.6 卷內目錄的「序號」以乙份檔案為單位，用阿拉伯數字從「1」依次標註；「責任者」填寫檔案的直接形成單位，有多個來文單位時，選擇兩個主要單位，其它用「等」代替；「檔案編號」填寫工程檔案原有的文號或圖號；「檔案題名」填寫檔案標題的全稱；「日期」填寫檔案形成的日期；「頁次」填寫檔案在卷內所排的起始頁號，最後乙份檔案填寫起止頁號；卷內目錄排列在卷內檔案之前，案卷封面之後。
（見附件3）。
基本建設專案檔案管理辦法
生產監督管理總局 一 總則 1.為加強 生產監督管理總局 以下簡稱總局 及直屬行政機構 事業單位基本建設 以下簡稱基建 專案檔案管理工作，確保基建專案檔案的完整 準確 系統和安全，充分發揮基建專案檔案在工程建設 生產 使用 管理 工程維護和改建擴建中的作用，根據 中華人民共和國檔案法 國家檔案局 基...
基本建設專案檔案管理暫行規定
第一章總則 第一條為了做好基本建設專案檔案資料管理工作，充分發揮檔案資料在工程建設 生產 使用 管理 工程維護和改建擴建中的作用，根據 中華人民共和國檔案法 結合基本建設工作的具體情況，特制定本暫行規定。第二條基本建設專案檔案資料是指在整個建設專案從醞釀 決策到建成投產 使用 的全過程中形成的 應當...
基本建設專案檔案管理暫行規定
第六條檔案資料的彙總整理 1 建設專案實行總承包的，各分包單位負責收集 整理分包範圍內的檔案資料，交總包單位彙總 整理。竣工時由總包單位向建設單位提交完整 準確的專案檔案資料。實行工程建設現場指揮機構管理的建設專案，竣工時由現場指揮機構向建設單位提交完整 準確的專案檔案資料。2 建設專案由建設單位分...