一、目的
為有效的對員工檔案進行妥善保管，保守機密，同時為了維護檔案材料的完整、防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔範圍
員工入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、異動檔案、離職檔案、勞動工資、決定、委託書、其他合同及協議、通知等與個人有關的具有參考價值的檔案資料。
三、歸檔內容
（一）員工入職檔案：
1、個人簡歷或職位申請表；
2、應試記錄；
3、面試評估/錄用審批表；
4、錄用通知書；
5、員工入職登記表；
6、員工資訊登記表；
7、個人證件（身份證影印件、學歷學位證影印件、戶口本影印件、資格證書影印件、職稱影印件、機動車駕駛證影印件《駕駛公司機動車人員需提供》）；
8、原單位離職證明；
9、勞動合同（簽訂審批單、合同原件、續簽意見表）。
（二）培訓檔案：
1、培訓合同、協議；
2、培訓相關資料及獲取證書原件。
（根據公司培訓管理制度修訂員工培訓檔案內容）
（三）績效管理檔案：
將員工績效考核相關的檔案資料按半年歸整。
（根據公司績效管理制度修訂員工績效管理檔案內容）
（四）員工異動檔案：
1、試用期員工轉正表；
2、任免檔案；
3、內部調動審批流程表；
4、獎懲檔案。
（五）員工離職檔案：
1、辭職信；
2、員工離職審批表；
3、員工辭退審批表；
4、離職工作交接單；
5、勞動合同解除證明書。
（六）其他資料檔案：
勞動工資、決定、委託書、其他合同及協議、通知等與
個人有關的具有參考價值的檔案資料。
四、檔案管理員的職責
由人力資源部專人負責管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據齊全完整、安全保密、查閱方便。
五、檔案管理相關規定
（一）基礎管理
1、原則：歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
2、新錄用的員工，應及時建立檔案、造冊登記，並更新
員工電子資訊台賬。
3、檔案按在職人員、離職人員分開管理，按部門分類存檔，
應編號、制檢索目錄，檔案按順序列印編碼，及時登入《在
職員工檔案登記台賬》（附件一）、《離職員工檔案登記台賬》
（附件二）。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身
份證資訊變動、技術職稱變動等），應及時將相關資料影印
交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
5、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及
時收集、整理立卷、保持檔案的完整；立卷歸檔的材料必
須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。
6、離職員工檔案每月清查，離職人員人事檔案的轉遞按人
事檔案託管相關規定辦理；離職員工檔案儲存三年後方可
銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗8年止）。
（二）檔案的查閱
1、如因公需查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》（附
件三），經部門負責人、人力資源部負責人、分管負責人審
批；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經部門
負責人、人力資源部負責人、分管負責人、總裁批准後方
可辦理。
2、公司總裁、分管負責人、人力資源部負責人可直接通過檔案管理員辦理查閱手續。
3、檔案管理人員應做好查閱登記工作，並在《員工檔案查
閱登記表》（附件四）簽字確認。
4、查閱檔案注意事項：
（1）嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
（2）不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔中
取證必須事先經人力資源部負責人、分管負責人、總裁同
意。（3）查閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節輕重，
予以懲罰。
（4）原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案
發出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時
須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷毀
（一）公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司員工檔案資料。
（二）當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司員工
檔案資料銷毀審批表》（附件五），經人力資部負責人、分管
負責人、總裁審批後執行。
（三）經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准
的《公司員工檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進行登記，登記的《公司員工檔案資料銷毀登記表》（附件六）永久儲存。
（四）在銷毀公司員工檔案資料時，必須由總裁或分管負責人指定專人監督銷毀。
七、制定、修訂、廢除與組織實施
本制度經報批後，由人力資源部組織實施；修訂或廢止亦同。
附件一在職員工檔案登記台賬（格式）
附件二離職員工檔案登記台賬（格式）
附件三888公司查閱員工檔案審批表
附件四員工檔案查閱登記表（格式）
附件五888公司員工檔案資料銷毀審批表
附件六員工檔案資料銷毀登記表（格式）
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