人事檔案管理制度
一、目的
為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔範圍
全體員工之個人檔案（入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離
職檔案）、統計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委託書、協議、
合同、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、檔案管理員的職責
由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑑別和整理檔案材料，
保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內容
（一）員工入職檔案：
1）個人簡歷；2) 員工入職登記表3）應聘人員登記表；4）
面試記錄及待遇核定事項審批表；5）筆試結果報告；6）身份證影印件7）學歷學位、資格證書影印件材料8）離職證明；9）試用期員工跟蹤表; 10)試用期考核表;11)各類合同及協議；12）員工異動履歷表.
（二）員工培訓檔案：
1）培訓通知；2）培訓簽到表；3）培訓總結報告(或考評
結果)；4）派出培訓審批表；5）員工外派培訓合同6）外出培訓反饋表(證書原件) ；7）員工培訓統計表。
（三）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。
（四）員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關規定
（一）基礎管理
1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整
理規範。
2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效
性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員
進行整理，並及時登入於《在職員工人事檔案目錄》（附件
一）、《離職員工人事檔案目錄》（附件二），並在檔案袋上
填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案
原則上為永久儲存。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身
份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等），應
及時將相關資料影印交人事部歸案，原件當場查驗。
5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，
在其報到乙個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊
登記。6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及
時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必
須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材
料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字後歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案儲存原則上三
年後方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗8
年止）。
8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注
意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、
防蛀。9、檔案應分類編號後存放，編籤號應與員工編號統一，防
止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查詢。
10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔
案管理的科學化。
（二）檔案的查、借閱
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案
禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不准外借；非保密級檔各
部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審
批表》（附件三），並經人事行政部經理批准後方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工
不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經人事行政
部經理批准後方可辦理。
3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借
閱手續。
4、所有經批准後借閱出的人事檔案需於借閱的三天之內歸
還(特殊情況可延長期限)，對借閱後到期未還者、歸還破
損、私自影印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規定處理。
5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹
信，經分管領導批准後，方可查閱。
6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，並在《人事檔案借
閱登記本》簽字登記（附件四）。
（三）查、借閱檔案注意事項
1、嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
2、不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中
取證必須事先經人事行政部經理同意。
3、查、借閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節輕重，
予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發
出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是
否完整。
六、檔案的銷毀
（一）公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
（二）當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案
資料銷毀審批表》交人事行政部經理審核經總經理批准後執行。
（三）凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般
的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷毀。
（四）經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准
的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
（五）在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
七、制定、修訂、廢除與頒布實施
本辦法經核准後，由行政部公告實施；修訂或廢止亦同。
行政部2023年4月22日
附件一附件二
附件三附件四
人事檔案借閱登記本（格式）
員工檔案管理制度
一 目的 為有效的對員工檔案進行妥善保管，保守機密，同時為了維護檔案材料的完整 防止材料損壞，便於高效 有序的利用檔案材料，特制定本制度。二 歸檔範圍 員工入職檔案 培訓檔案 績效管理檔案 異動檔案 離職檔案 勞動工資 決定 委託書 其他合同及協議 通知等與個人有關的具有參考價值的檔案資料。三 歸檔...
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5.5.3 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需人力資源部門主管審核，並報主管領導批准。5.5.4 部門主管級別的人事檔案，副總經理和總經理有權調閱。5.5.5 調閱檔案原則上在人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出人事部門，需人力資源部門主管批准。5.5.6 所有調閱檔案，均需登記備...