員工檔案管理制度

一、定義與許可權

（一）本公司不負責員工人事檔案保管與維護，員工人事檔案可委託有管理資質的機構代為管理，費用由員工自行承擔。本公司僅對由公司出具的證明或材料負相應責任。

（二）本管理制度中的「員工檔案」是指由公司辦公室（貴公司可根據自己公司結構的設定，進行修改）收集的《員工登記表》、身份證影印件、勞動合同、學歷影印件、職稱影印件、執業資格影印件以及在公司期間考核獎懲記錄、工資支付憑據、培訓證明等材料。

（三）員工檔案由公司保管和維護，歸公司所有。離職員工無權要求收走或查閱本人檔案。在職員工有權查閱本人檔案，或因工作需要經授權後可查閱他人檔案。

二、檔案的保管

員工檔案應根據安全保密、便於查詢的原則進行嚴密、科學、規範的保管。對所保管的檔案，都應逐個進行編號登記。新員工入職後要進行建檔登記。

部門經理級以下離職人員檔案保留2年，部門經理級以上離職人員檔案保留3年，逾期銷毀。每年全面檢查核對檔案一次，發現問題及時解決。

三、檔案材料的收集、鑑別與歸檔

（一）新員工在入職2個工作日內必須提供附有個人免冠彩照的《員工登記表》、身份證影印件、最高學歷影印件、職稱影印件和執業資格影印件（崗位有要求的提供）、原單位離職證明。員工應對所提供的檔案資料的真實性負責。同時，公司辦公室將該員工應聘期間的資料和勞動合同存入員工檔案。

（二）公司辦公室要將員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的記錄材料，證明勞動關係的材料，培訓協議和保密協議等材料，歸集入員工檔案。

（三）凡歸集入檔案的材料，須統一使用a4紙的原件或影印件。員工檔案材料，不得使用原子筆、鉛筆，或紅色墨水和複寫紙書寫。

（四）公司因工作需要，需向員工暫時借用證件原件的，員工應提供。

四、檔案的查閱

（一）部門因人員考察、任免、調動、組織處理、確定入司時間、出國、職級待遇等事宜可查閱人事檔案。部門經理有權查閱本部門人員的員工檔案。公司高管有權查閱部門經理和部門經理以下人員的員工檔案。

（二）查閱檔案時，查閱者應對檔案的保密、安全和完整負責，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換、汙損檔案材料。查閱者不得向無關人員洩露或擅自向外公布檔案內容，違反者應視情節輕重，予以批評教育或處罰。

（三）未經批准不得複製檔案材料，確因工作需要摘抄、複製檔案內容的，使用人員要保管好，不得傳給無關人員，用畢要立即銷毀。

五、此規章制度由公司辦公室負責解釋