員工檔案管理制度

一目的為規範公司員工人事檔案管理，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

二範圍 公司針對所有員工的檔案管理工作均應遵照本辦法執行。

三解釋 人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料（包括簡歷、相關證件的影印件等）以及歷次考核與異動等項的資料。

四權責 1. 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人事行政部人事專員負責。

2. 公司員工的人事管理檔案，必須是各職能部門主管（含）以上的領導在其所屬員工晉公升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。

五工作內容

1. 人事行政部人事專員在員工辦理入職手續時就應收集其相關個人資料（包括登記表、入職審批表、身份證、學歷證明、職稱證明以及其他證件的影印件、勞動合同等）並建立員工個人檔案，按部門分類別存放。

2. 人事資料收集、歸檔後，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，並註明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。

3. 人事行政部對建立的人員檔案編制《人事管理檔案分類目錄》，並定期進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

4. 檔案管理員除建立實物檔案外，對在職、離職員工還應及時建立電子檔案，內容包括人員姓名、性別、學歷、職務、職稱、身份證號碼、位址、入職時間、離職時間、****、合同簽訂日期、社保繳納情況等，保證實存檔案資訊與電子檔案資訊一致。

5. 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。

6. 公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，人事行政部人事專員應整理相關資料歸入員工個人檔案。

7. 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及影印管理

① 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉公升、降職；

c.員工獎懲；

d.員工調動。

② 查閱及影印人事（管理）檔案的手續

a. 須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬部門主管簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人事行政部經理簽核後，才能查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在人事行政部辦公室內完成；不准將有關資料私自帶出或影印。

c. 確因工作需要，要求影印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人事行政部經理核准方可進行。

d. 人事（管理）檔案的借閱及影印者，應注意資料的保密性和安全性。由於不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀範圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

8. 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，並在檔案袋（盒）上註明離職日期和原因。

9. 人事管理檔案儲存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案儲存期為兩年。

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案儲存期為三年，以當事人所在部門出具的書面說明時間起算。

c. 每年三月份，對上年度已超出儲存期限的檔案統一進行銷毀。

員工檔案管理制度

一 目的 為有效的對員工檔案進行妥善保管，保守機密，同時為了維護檔案材料的完整 防止材料損壞，便於高效 有序的利用檔案材料，特制定本制度。二 歸檔範圍 員工入職檔案 培訓檔案 績效管理檔案 異動檔案 離職檔案 勞動工資 決定 委託書 其他合同及協議 通知等與個人有關的具有參考價值的檔案資料。三 歸檔...

員工檔案管理制度

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員工檔案管理制度

5.5.3 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需人力資源部門主管審核，並報主管領導批准。5.5.4 部門主管級別的人事檔案，副總經理和總經理有權調閱。5.5.5 調閱檔案原則上在人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出人事部門，需人力資源部門主管批准。5.5.6 所有調閱檔案，均需登記備...