一、總則
第一條為保守人事檔案機密，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞及便於人事檔案材料的利用，特制定本制度。
第二條公司人事管理部門負責人事檔案材料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條人事部門在人事管理工作中形成的各種有儲存價值的人事檔案材料，都要按照制
度的規定進行歸檔管理。
二、人事檔案的保管
第四條人事資料承辦人應及時將辦理完畢或經批准的檔案資料收集齊全，加以整理後送交人事檔案管理人員歸檔，其程式如下：
（一） 對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求；
（二） 按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；
（三） 在「人事檔案登記表」上補登材料名稱及有關內容；
（四） 將新材料放入檔案。
第五條人事檔案管理人員必須定期對人事檔案進行檢查核對，以防霉爛、蟲蛀、失竊、火災等造成檔案的毀損或丟失或存放錯誤。
（一） 突發事件之後，如被盜、遺失或水災、火災之後；
（二） 對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；
（三） 發現某些損害後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
第六條當發生部門間人事調整時，需將異動員工的認識檔案由原部門轉遞至新部門審核並履行相關手續後再行歸檔，其程式如下：
（一） 取出應轉走的檔案；
（二） 在檔案底賬上登出；
（三） 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
（四） 按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。
收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
第七條人事檔案需設專人負責保管，並應齊備必要的存檔裝置。具體要求如下：
（一） 庫房備有必要的防火、防潮器材。
（二） 庫房、檔案櫃保持清潔，不准存放無關物品。
（三） 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
（四） 無關人員不得進入庫房。
（五） 庫房內嚴禁吸菸。
（六） 離開時應關燈、關窗並將門落鎖。
第八條人事檔案管理人員應定期對人事檔案材料及管理利用情況進行統計。以為人事管理工作提供有效資訊。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：
（一） 人事檔案的數量。
（二） 人事檔案材料收集補充情況。
（三） 檔案整理情況。
（四） 檔案保管情況。
（五） 檔案利用情況。
（六） 庫房裝置情況。
（七） 人事檔案工作人員情況。
第九條檔案管理人員應及時將檔案管理工作有關問題向人事部門主管匯報。
三、人事檔案的利用
第十條人事檔案的利用，必須遵循一定的程度和履行有關手續，工作人員必須嚴格按照本制度規定的程式辦事。
第十一條人事檔案利用的方式。
人事檔案的利用有多種方式：
（一）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔庫房內或靠近庫房的地方，以便於查閱指導、監督、防止洩密和丟失。
（二）借出使用。本機關領導需要查閱人事檔案及公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案的，得以外借，但借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
（三）出具證明材料。如員工因入黨、入團、提公升、招工、出國等事由，需要人事管理部門出具人事檔案材料的。人事檔案管理人員須憑據提供。
出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關檔案規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。
第十二條通過本制度第十一條所規定方式利用人事檔案時，必須履行如下的手續。
（一）查閱手續。查閱手續分如下步驟：
1.申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫查閱的物件、目的、理由、查閱人的概況等情況；
2.查閱單位（部門）蓋章，負責人簽字；
3.由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
（二）外借手續
1.借檔單位（部門）寫出借檔報告；
2.借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字；
3.人事檔案部門對其進行審核、批准；
4.進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字；
5.歸還時，及時在外借登記上登出。
（三）出具證明材料的手續。單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：
1.由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料理由，並加蓋公章；
2.人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
3.證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
四、附則
第十三條本制度由人事部門負責解釋。
第十四條本制度自頒布之日起施行。
員工檔案管理制度
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