檔案管理學
第一章檔案實體管理
一、何謂檔案實體管理 （p21、22）
檔案實體管理是指針對處於實體狀態的檔案所進行的一系列管理工作。檔案實體管理的內容主要包括檔案的收集、整理、鑑定、保管和統計。
二、檔案實體管理的原則（p24）
**原則、全宗原則、有機聯絡原則、保管和利用方便原則。
三、檔案實體管理的方法（p29）
面對數量眾多，內容、形式、**複雜多樣的檔案，要實施有序化管理，大體上可以歸納為歷史的和邏輯的兩種方法。
第二章檔案價值的鑑定
一、鑑定工作內容及其意義（p32）
1、定義：檔案價值的鑑定工作，就是檔案館（室）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限的一項工作。
2、目的（作用）：檔案鑑定工作的主要目的在於正確的確定需要儲存的檔案，提高儲存檔案的質量，從而更充分的發揮檔案的作用。
3、內容：（1）具體判定檔案材料的價值即有用性及有用程度，確定其保管期限。（2）剔除本無儲存價值和保管期滿的檔案，按規定進行銷毀或做相應處理。
（3）制定檔案鑑定的有關標準，包括單行規定和檔案保管期限表等。
4、意義：（1）檔案價值鑑定是決定檔案生死存亡的基本手段。（2）便於發揮檔案的作用。（3）檔案鑑定工作有利於應付突發事件。（4）便於檔案的安全保管。
二、分析檔案價值的方法（鑑定檔案價值的標準）（p37）
檔案價值具有多維性、潛在性、相對性的特點。鑑定檔案價值的標準：
1、檔案屬性標準：（1）檔案**標準：是指檔案的形成者，即檔案的責任者（作者）和立檔單位。
應站在本單位、機構的角度和立場。（2）檔案的內容標準：分析檔案內容的重要性、獨特性、真實性以及檔案資訊內容的綜合性和集中性——凡是具有科學研究或者實際驗證意義的檔案，就具有儲存價值，凡是一般事物型的或內容重複的檔案就不需要儲存。
（3）檔案的形成時間與時效標準：尊重高齡檔案；重要時期或特殊時期形成的檔案價值相對大一些；檔案的文種、文字、外形特點。（4）檔案的形式特徵標準：
是指檔案的名稱、作者（責任者）、文字、載體形態、記錄方式等等，這些形式特徵在某種情況下，也可能對檔案的價值產生影響。如現有保管條件，保管費用。
2、社會需求標準：社會需求方向，社會需求面，社會需求時間。
3、相對價值標準：相關檔案的儲存狀況，如分析全宗的完整程度、檔案是否重複、檔案的可靠程度；保管條件和費用，如現有保管條件，保管費用。
三、檔案鑑定工作的原則和方法（p48）
1、原則： （1）全面的觀點：既要考慮到本單位的需求，又要考慮到社會的利用需求。
（2）歷史的觀點：檔案是歷史記錄，也是歷史產物，它是在一定的歷史條件下形成的。
（3）發展的觀點：要運用發展的觀點，不僅要看到檔案的現實作用，還要估計和**到檔案在將來的作用。（4）效益的觀點：
應考慮到儲存檔案所付出的成本，以及後來產生的效益。（5）從國家和人民的整體利益出發去衡量檔案的價值。（6）分析主體和主體本身的需要。
2、方法：（1）定性分析和綜合的方法是判定檔案價值的重要方法。（2）定性分析與綜合法同定量分析相結合是檔案價值鑑定方法的必然趨勢。
比例鑑定法、選樣鑑定法、系統優化法、模糊綜合評價法。（3）直接鑑定法是鑑定檔案價值的操作方法。
3、鑑定工作中需要注意的問題
（1）應當以全國統一的鑑定標準為依據，不得各行其是。（2）寬嚴問題：採取留有餘地的彈性處理方法。
儲存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，複本從嚴；本機關從寬，外機關單位從嚴；首腦機關從寬，基層機關從嚴；建國初期從寬，最近的從嚴；撤銷機關從寬，現行機關從嚴；兩可（如可永久儲存也可長期儲存）之間就高不就低。
四、檔案保管期限表的型別和結構（p54）
檔案保管期限表是以表冊形式列舉檔案的**、內容和形式並指明其保管期限的一種指導性、標準性檔案。
1、型別：（1）通用檔案保管期限表。（2）專門檔案保管期限表。（3）同系統機關檔案保管期限表。（4）同型別機關檔案保管期限表。（5）機關檔案保管期限表。
2、結構：順序號、條款、保管期限、附註、說明。
3、作用：（1）能夠統一認識，避免人為的侷限性，片面性，使鑑定有章可循。（2）能夠保證鑑定工作的質量、防止任意銷毀檔案、保證檔案的完整、安全。（3）能夠提高檔案鑑定工作的效率。
4、要求（評價檔案保管期限表優劣的重要標準）：科學性、實用性、可操作性。
五、檔案鑑定工作的制度和程式（p63）
1、制度
（1）確立統一的檔案鑑定原則和標準。2023年12月18日國家檔案局頒發了《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》和《文書檔案保管期限表》。
（2）確立了鑑定工作的組織領導。機關檔案室一般由辦公（廳）室領導人、檔案人員、業務人員組成三結合的鑑定小組負責進行。檔案館由館長、同級檔案事業管理機關和檔案館的有關人員組成鑑定工作委員會負責進行鑑定工作。
（3）確定銷毀制度和監銷制度。檔案銷毀就是把經過鑑定對失去價值的檔案做毀滅性處置的過程。機關檔案銷毀由鑑定小組提出意見，登記造冊，經機關分管負責人批准之後，由二人在指定地點監銷，並在銷毀清冊上簽字。
情況特殊的專門檔案，如有特殊規定，按照規定進行銷毀。檔案館銷毀檔案須經主管領導機關批准，銷毀建國前的檔案還須報國家檔案局批准。未經鑑定和批准，任何單位或個人不得銷毀任何檔案。
（4）制定檔案保管期限表，實行審批制度。
2、程式：機關檔案歸檔時確定歸檔範圍，同時剔除一部分沒有儲存價值的檔案，由機關文書處理部門或業務部門儲存一兩年後銷毀。對於的歸檔的檔案確定保管期限，到一定年限進行價值複審。
第三章檔案的收集
一、檔案收集工作的定義、內容、意義（p68）
1、定義：檔案收集是指檔案室、檔案館接收、徵集檔案和有關文獻的活動。具體講就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門的徵集辦法，將分散在各機關、組織、個人手中和散失在社會其他地方的檔案，有組織、有計畫地分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館，實現檔案的統一領導和分級管理。
2、內容：（1）機關、企業、事業單位檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。（2）檔案館對所轄區域內現行機關、企業、事業單位和撤銷單位的具有永久、長期儲存價值檔案的接收。
（3）對中華人民共和國成立以前各個歷史時期形成檔案的接收和徵集。
3、意義：（1）收集工作是維護黨和國家歷史真實面貌的必要手段。（2）收集工作是貯存盤案資訊資源的重要途徑。
（3）收集工作為開展檔案館（室）各項工作，加強檔案館（室）建設奠定物質基礎。（4）收集工作促進檔案學理論發展，推動檔案工作現代化的實現。
二、檔案收集工作的要求、注意事項和特點（p71）
1、基本要求：（1）及時、全面地把檔案收集進館（室）。（2）加強館（室）檔案**的調查研究與指導工作。
（3）推行入館（室）檔案的標準化。（4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相對完整性。
2、注意事項：（1）收集時要保證檔案齊全、完整。（2）收集時要以本機關為主，同時兼顧上下級、同級機關的檔案。
（3）收集時要防止有文必檔和過於精煉歸檔不夠兩種傾向。（4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相對完整性。（5）推行入館檔案的標準化。
（6）注意處理好區域性與整體、當前與長遠的關係。
3、特點：預見性與計畫性，針對性與及時性，系統性與完整性。
三、優化檔案館（室）藏建設的主要原則（p78）
1、完整性原則：（1）檔案檔案個體的完整。（2）同案檔案檔案的齊全完整。
（3）檔案全宗的檔案要齊全完整。（4）檔案館（室）接收範圍內檔案檔案的齊全完整。2、系統性原則：
（1）保管單位內檔案的系統性。（2）全宗內檔案檔案的系統性。（3）使庫藏檔案的系統性同社會利用需求之間的系統性基本一致。
3、實踐性原則。4、價值性原則。5、特色性原則。
四、歸檔制度的內容（p92）
歸檔是文書處理部門定期將立好的案卷向檔案室移交的過程，在我國歸檔已成為黨和國家明文規定的一項制度。主要包括歸檔範圍、歸檔時間、歸檔案卷（或保管單位）的質量要求、歸檔手續等內容。
1、歸檔範圍：是指辦理完畢的檔案材料是否應當歸檔的範圍。一般而言，凡是反映本機關工作生產活動，具有查考利用價值的檔案材料，均屬歸檔範圍。
包括上級機關、本機關、同級機關和非隸屬機關、下級機關的檔案材料。
2、歸檔時間：是指文書處理部門或有關業務部門將需要歸檔的檔案向檔案室移交的時間。《機關檔案工作條例》規定：
機關文書部門或業務部門一般在第二年上半年向檔案部門移交檔案；對於專門性檔案、特殊載體檔案、機密性強的檔案、駐地分散的機關檔案及形成規律較為特殊的檔案可以適當延長歸檔時間；對於某些小機關，內部機構簡單或不設內部機構，工作人員數量少，檔案處理集中，文書處理與檔案工作由一人兼管，可以不專門規定歸檔時間。
3、歸檔案卷的質量要求：遵循檔案的形成規律和特點，儲存檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。（1）種類、份數、頁數應齊全完整。
（2）檔案和電報一般都應按內容聯絡統一立卷。（3）密不可分的檔案材料的排列：卷內檔案一般按重要程度或時間順序依次排列；具有密切聯絡的檔案應依一定的次序排列在一起，即批覆在前，請示在後，印件在前，定稿在後，正件在前，附件在後；重要法規性檔案的歷次稿本可依次排列在定稿之後；非訴訟案件的結論、決定、判決性檔案在前，依據性檔案往後等。
在文書檔案檔案組卷時，一般應將檔案按年度分開，不同年度形成的檔案一般不放在一起組卷。但是，跨年度的請示和批覆，應放在批覆年度立卷，沒有批覆的，放在請示年立卷；跨年的計畫或規劃，應放在檔案內容所針對的第一年度立卷；跨年度的總結，應放在檔案內容所針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案，應放在會議開幕年立卷；非訴訟案件的檔案，應放在結案年度立卷。（4）音像檔案，應用文字標出他它們的物件、時間、地點、內容和責任者等事項，以便於儲存和利用；保管單位（案卷）的封面，應按規定逐項填寫清楚。
案卷的題名簡潔明瞭，並能準確的揭示和反映卷內檔案的基本內容和成分。案卷題名一般將卷內檔案的責任者、內容、主要檔名稱反映出來。還應根據機關檔案保管期限表，註明每個案卷的保管期限。
4、歸檔手續：文書處理部門或業務部門向檔案部門移交檔案時，交接雙方應根據案卷目錄詳細清點，經過認真核對後，交接雙方如確認無誤，即可履行簽字手續，並將案卷目錄中的乙份由檔案部門簽字後，交還移交單位妥善儲存。必要時，移交單位須編寫歸檔檔案簡要說明，交接雙方還應填寫交接清單或移交清單。
在檔案工作和文書工作由乙個人兼管的小機關，不需要履行上述歸檔手續。但是，在檔案人員調動工作時，應按照上述辦法辦理交接手續，即「明立案驗，依例交割」。
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