行政執法案卷管理歸檔制度

昌吉州質量技術監督局

第一條為加強和規範昌吉州質量技術監督局行政執法案卷管理和歸檔工作，制定本制度。

第二條本制度在昌吉州質量技術監督系統內適用。

第三條行政執法案卷實行統一管理的原則，不得分散在執法機構和個人手中。

第四條各執法單位要建立健全歸檔制度，實行一案一立的原則，結案的案件都應具備完整、準確、系統的檔案。

第五條立案案卷，卷內文書必須有案卷封皮、卷內目錄、現場檢查筆錄、立案審批表、調查筆錄、案件討論記錄、通知、行政相對人陳述筆錄、行政處罰決定書副本、送達回證、罰沒款收據、結案審查表，需要有其它證據、文書等材料的，也要收入。卷內材料按時間順序排放。

第六條現場處罰案件，卷內文書必須有案卷封皮、卷內目錄、現場檢查筆錄、現場處罰決定書副本、罰沒款收據、結案審查表。

第七條案卷從立案到調查取證階段由案件承辦機構保管。

第八條調查取證完畢後，由承辦機構將案卷交案件審理辦公室。

第九條案件審理辦公室自收到案卷起三日內對其進行審查，認為事實清楚、證據確鑿的，交案件審理委員會審理；認為事實不清、證據不足、文書不全的，退回承辦機構進一步補充調查。

第十條案件經審理、相對人陳述申辯、聽證、做出處罰決定後，案件審理辦公室組織案件承辦機構製作《行政處罰決定書》，與案卷一起交由案件承辦部門執行。

第十一條案件執行完畢後，由案件承辦機構填寫《結案報告》後，報主管行政執法工作的領導審批後予以結案。結案案卷由案卷承辦機構整理裝訂，裝訂後的案卷暫由承辦機構保管。

第十二條案件承辦機構每年年初將上一年承辦的案卷，在經案件審理辦公室審查後，交局檔案室統一歸檔保管。

第十三條各部門在交接案卷時，應當嚴格履行交接手續。

第十四條案卷要分類編號保管。類別和保管期限統一用漢字，年代號和序號使用阿拉伯數字。

第十五條案卷的整理歸檔應做到以下幾點：

1、歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數應齊全完整；

2、案卷的排列順序原則上以時間順序為準，依次排列；3、案卷內的檔案材料應依次排列順序，編寫頁號，統一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角用鉛筆編寫頁號；

4、卷內檔案材料要取掉金屬物，對已破損和無裝訂線的文字材料，應按裱糊技術要求進行托裱（加邊）；字跡已經擴散和字跡不清楚的，應複製並與原件一併立卷（複製件放在本卷後面）；

5、案卷內的檔案材料用紙和書寫格式要規範統一，嚴禁用紅藍黑鉛筆、原子筆書寫檔案，不能用熱敏傳真件；對檔案中紅藍黑鉛筆、原子筆書寫起草的檔案和熱敏傳真件，要進行複製並與原件一併立卷（複製件放在本卷後面）；

6、案卷應採用三孔一線的方法裝訂；

7、案卷歸檔的存放條件應當符合檔案管理的規定；

8、要有案卷登記本；

9、案卷保管期限分為長期、短期兩種。長期為6至50年，短期為15年以下。大案（貨值20萬元以上）要按長期保管。

其他案卷短期保管。現場處罰案卷保管3至4年，立案處罰案卷貨值在5萬元以下的保管5年，5萬元以上10萬元以下的保管6至10年，10萬元以上20萬元以下的保管11至15年（「以下」不包括本數，「以上」包括本數）。

第十六條歸檔案卷如使用，應當履行報批手續。

第十六條本制度自發布之日起執行。

二00三年六月二日