教務檔案管理制度

教務檔案管理包括教師教學業務檔案與學生學籍管理兩部分。教務檔案管理人員平時能注意整理、收集和保管教師業務和學校教務工作的有關資料，對時間性較強的資料要主動督促班主任和教師及時上交，每學期末按要求進行分類裝訂成冊。

為了加強教師的教學業務管理，更好地掌握和了解教師業務水平方面的情況，以促進教師隊伍的建設，學校應建立教師的業務檔案，並加強檔案管理。

一、教師業務檔案的內容

1．個人學歷及工作簡歷。

2．承擔教學任務及工作量登記表。

3．教師撰寫學術**登記表，教師承擔工程任務及科研專案登記表，教師編寫教學資料、講義登記表。

4．教師進修、自學情況登記表

5．有關職稱評定與提公升的申報審批表。

6．有關外語水平考核的成績記錄。

7．其他有關教師業務檔案的資料。

二、教師業務檔案的管理

1．凡我院專職教師、實訓教師一律建立教學業務檔案，本人應積極配合，及時填寫有關登記表，並提供有關資料，以保證教師業務檔案的完整性。

2．教師業務檔案應由專門部門管理，應由專人負責蒐集、整理、登記。

3．教師業務檔案，應設專人保管，概不借出，若需查閱需經教務處長同意後方可。

學生學籍管理制度

一、學籍卡片與學習成績檔案的建立與管理

1、學生入學時正確填寫學籍卡片，以班為單位交教務科。

2、學籍管理員檢查學籍卡片基本資訊是否完整，並補充齊全。

3、學籍卡片以班為單位順號裝訂成冊，作為文書檔案保管使用。

4、學籍管理員根據學籍卡片將學生基本資訊錄入計算機建立學生資訊庫，作為微機檔案保管使用。

5、學生在校期間，學籍管理員對學籍卡片與學生資訊庫實行動態管理，及時填（錄）入更動的資訊。

6、學籍管理員為學生建立學習成績檔案。學習成績檔案分班級成績檔案與個人成績檔案。認真採編和核對有關資訊，及時統計報到註冊學生數；每學期要認真核對學生報到註冊情況，並進行統計。

按班級分發學生證、學分證，成績單等，按程式及時補辦因遺失的學生證、學分證等。

7、以任課教師原始成績單為資料來源建立班級成績檔案。專案包括： 1、班級學生名冊； 2、每學期開設課程； 3、每學期任課教師的原始成績單； 4、每學期補考課程的原始成績單。

班級成績檔案按學期順序裝訂成冊，作為文書檔案保管使用。班級成績檔案應同時輸入計算機建立微機檔案。

8、根據班級成績檔案建立學生個人成績檔案。學生個人成績檔案為微機檔案。以學期為序建立各門課程成績。學生個人成績檔案中各門課程成績（含補考成績）必須與班級成績檔案中記載成績一致。

9、上述微機檔案必須有備份；任課教師的原始成績單以及成績單成績塗改處必須有教師手寫簽名，方可視為有效。

10、學生畢業時，學籍管理員根據學籍卡片資訊與學生個人成績檔案辦理與發放學生畢業證；根據學生個人成績檔案建立與列印學生畢業成績表，供學生畢業檔案使用。學生畢業後，學籍管理員將班級學籍卡片與班級成績檔案送交學校檔案室保管。

二、學生學籍卡片管理

1、學生學籍卡片的管理，記載要清楚，學生的基本情況必須在新學員開課前填好完畢，貼好**，由各新班的班主任交到教務科，由專管人按學生順序名單編學號、裝訂、存放，並填好一覽表。

2、學生的成績彙總表由負責總管成績的教務幹事交專管人填入學生卡中。實習情況由專管人負責組織摘抄。

3、學生學籍卡片應按各年級順序編號，正規班與進修班均應分開存放好，便於查詢。

4、凡因教學情況想檢視學籍的班主任及的其他有關老師，一律在學生科翻閱學生入學登記表。如有特殊情況需翻閱（包括外單位來函調查）均經教務科長批准後，才能檢視，但不准借出。

5、經常檢查檔案櫃，並採取措施防止檔案資料霉爛或蟲蛀鼠咬。