一、目的
為加強對公司各類檔案的管理，使資訊傳遞迅速、及時、準確，實現公文辦理工作的制度化、規範化和科學化，根據公文辦理的相關規定，結合公司實際情況，特制訂本制度。
二、適用範圍
由公司頒布的公司級檔案、管理制度和辦法、通知和公告等檔案。
三、收文辦理
（一）外單位所有來件及各部門接到的檔案、通知等，應統一由綜合部辦理收件手續(附收件登記表)。
（二）簽收檔案，要認真清點，檢查收文單位或收件人姓名；核對檔案份數、標題並逐件編號（附檔案傳閱登記表），並登記收件登記表。
（三）凡正式檔案應附《檔案處理表》，綜合辦按照檔案的內容和性質進行分送；相關領導閱批後，由綜合辦按領導批示意見進行分辦。重要檔案或緊急檔案應立刻呈送領導或分管領導，閱批後分送承辦部門閱辦。mn
（四）傳閱檔案應於一天內閱畢；有辦理期限的，應按規定時限辦結。
（五）辦理完畢的檔案應由綜合部進行歸檔。
（六）各部門在辦理檔案過程中，要嚴格執行有關保密規定，防止洩密事件發生。
（七）保密件應單獨編號，並於收到當日相關領導處閱示，閱完後單獨保管，並做好保密件的清退工作。
（八）特殊情況下需要處理急件，而分管領導出差無法簽批的，可以**請示。但是分管領導回來後必須補簽批示意見。
（九）檔案的傳閱
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得私自將保密檔案帶回家閱讀或隨身攜帶到公共場所，也不得將檔案轉借他人閱看。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交給擬辦部門，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責，如有領導「批示」、「擬辦意見」，綜合部應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、檔案閱完後，應交還擬辦部門，切忌橫傳。
四、發文辦理
（一） 發文辦理的程式一般包括：擬稿、校對、審核、簽發（批准）、登記、印發、歸檔、銷毀等。
（二） 公司綜合部負責檔案的上報下發，其他部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案；
（四） 各職能部門需要發文，應事先向綜合部提出申請。綜合部同意發文，由職能部門草擬文稿，文稿擬就後，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印製份數、擬稿單位等。
（五） 部門負責人核稿並簽字，綜合部對文稿內容、格式進行把關，確定分發或報送份數、綜合部主任進行審核。
（六） 綜合部將文稿送公司領導簽發。經領導批准簽發後的文稿由綜合部進行校對，校對完畢簽名確認後再進行列印。
（七） 經簽發的檔案，統一由辦公室編制文號並下發。檔案發放至各部門，應由部門專職人員簽收（附檔案簽收表）。需要公告的檔案同時在布告欄公布。
（八） 簽發後的檔案，未經批准，不得改動。
（九） 公文辦完後，辦公室應及時將公文的簽發稿、正本和有關材料整理歸檔。
五、其他
（一） 其他對外報送的材料，由綜合部填寫對外報送材料登記表，經相關領導審核批准後方可對外報送。
（二） 每週核查一次收發文與收發文登記表是否一一對應，確保收發文登記準確、及時，要求收發文出錯率為0，登記率為100%
（三）本制度自下發之日起執行，最終解釋權歸綜合部所有。
綜合部2023年4月15日
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