一、目的
為規範我公司檔案收發管理，嚴格控制檔案列印、影印成本，使員工養成良好的節約意識，特制定本規定。
二、適用範圍
公司全體員工。
三、規定
1、傳真檔案的接收與傳送
1.1接收的所有傳真件應詳細填寫《傳真接收記錄》，並由接收人及時通知接受人。
1.2部分傳真檔案辦公室根據其內容的重要性決定是否存檔，經總經理簽批的決議傳真檔案，總經理簽批後當事人應將檔案交予辦公室檔案室存檔。
1.3信件、書刊、報紙等外來檔案，應有保安值班人接受、填寫記錄並送交至辦公室，由辦公室分發至各部門並做好簽收記錄。
1.4各部門發出的傳真件應詳細記錄《傳真傳送記錄》。
1.5各部門需要郵寄的信件應統一交至辦公室，由辦公室統一郵寄。
1.6各部門的傳真收發記錄由辦公室統一監督、檢查，每月1日由辦公室**所有記錄存檔，備查。
2、檔案打/影印
2.1各部門應培養節約用紙的意識，非呈報檔案等沒有必要列印出的可傳遞電子版，非重要檔案提倡用單面作廢紙張打/影印。
2.2能用雙面打/影印的檔案應設定雙面打/影印。
2.3各部門人員對所有檔案的打/影印都應自覺詳細填寫《檔案列印影印登記表》；有印表機的部門也應填寫《檔案列印影印登記表》，並由辦公室控制用紙，並每月1日**各部門上月《檔案列印影印登記表》存檔。
2.4彩色檔案的列印，應填寫申請單，由部門經理及辦公室主任審批後方可列印。
3、公司內檔案（包括制度檔案、崗位說明書、操作要領書等）的收發
3.1公司內檔案由辦公室統一編號下發，下發時做好檔案發放登記。
3.2公司內檔案因更換版本或其他原因需收回時，由辦公室統一**，各部門不得私自作廢或銷毀。
4、外來檔案（如上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案）的收發
4.1外來檔案只要符合我公司《檔案管理規定》入檔範圍的檔案，接受部門應主動將檔案存檔於檔案室。
4.2與行政有關的所有外來檔案，應由辦公室主任審閱處理，需提報總經理簽批的檔案，經總經理簽批處理意見後原件（附《檔案處理單》）留辦公室檔案室存檔，當事人可持影印件備用，特殊檔案除外。
4.3因外來檔案內容需要而準備的用於提報、備審等的文字資料均需報辦公室檔案室存檔。
5、附則
5.1嚴禁公司職員私自打/影印及傳真收/發非工作檔案，一經發現處以20元罰款。
5.2對不自覺填寫傳真收/發登記及檔案打/影印登記表的，一經發現處以10元罰款。
本規定自下發之日起執行。
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