1 目的
為加強公司傳真檔案管理，保證傳真資訊能得到及時反饋，全面地處理好公司傳真資訊，保證公司各項資訊工作順利開展，特制定本管理規定。
2 適用範圍
本規定所指傳真檔案包括：與專案招投標相關的傳真檔案；與客戶、設計院及供貨廠商聯絡的有關專案工程的傳真檔案；公司生產經營管理有關的傳真檔案,以及其它往來傳真檔案。
3 職責
綜合管理科負責傳真檔案的收發統一管理，負責傳真檔案收發登記與存檔，傳真收件的傳閱與閱籤意見的督辦落實。
4 傳真收發管理工作要求
4.1 綜合管理科專員為收發傳真執行者，必須嚴格遵照傳真收發管理程式執行。
4.2 綜合科專員外出，由綜合管理科科長指定人員按照規定程式代為管理。
4.3 傳真檔案的收發登記，分類，批轉，傳閱應講究效率，避免延誤工作。
4.4公司傳真收件人，發件人須積極配合綜合管理科專員執行本管理辦法，如因個人原因違反程式規定，對公司生產經營造成負面影響的，將根據情況的嚴重性追究當事人的責任。
5 管理程式
5.1傳真收件的管理程式
辦公室文員接收傳真後，分類登記。對於收件人明確，涉及內容為單純業務聯絡的傳真檔案，直接影印存檔，並將原件直接交收件人。對於收件人或責任人不明確,涉及問題複雜，或其它需要請示領導指示的，應加《傳真檔案傳閱箋》報綜合管理科科長閱批，由其決定傳給相關責任人或相關領導閱示。
傳閱完畢或轉交相關責任人辦理時，應收回《傳真檔案傳閱箋》與傳真檔案影印件一併留存。
5.2傳真發件的管理程式
因業務需要需對外傳送傳真時,相關人員撰稿後,按照公司業務職權規定,報關負責人簽發,傳送時由綜合管理科專員登記,傳送後簽發件交文秘專員留存.
5.3傳真檔案的存檔
5.3.1與專案相關的傳真檔案，專案完工後收集整理專案檔案時，由專員將傳真檔案影印件和《檔案傳閱箋》移交專案檔案管理人員，由其歸檔，自己保留備份，供綜合檔案歸檔。
其它傳真檔案，按檔案管理要求，由文秘專員每年定期整理，歸入綜合檔案。
5.3.2傳真檔案原件不得直接存檔，必須經過影印，以確保能夠長期儲存.
6 記錄
《傳真收件登記簿》，《傳真發件登記簿》，《檔案傳閱箋》。
7 附則
7.1 本規定由綜合管理科負責解釋、修訂。
7.2 本規定自發布之日起執行。
附件：傳真檔案傳閱箋
收文時間： 年月日
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