1.總則
1.1.制定目的
(1)將本公司內使用傳真機處理國內外各種檔案或資料作業制度化、節制化、效率化。
(2)促使本公司國內外傳真之收發業務推行順暢。
1.2.適用範圍
凡隸屬本公司內之員工及經主管認可使用傳真機之外賓傳真檔案或資料時，均依本辦法管理。
1.3.權責單位
(1)總經辦負責本辦法制定、修改、廢止之起草工作。
(2)總經理負責本辦法制定、修改、廢止之核准。
2.收發管理
發文時間
發文時間原則上為上班時間，急件發文特殊處理。
2.2.發文手續
(1)申請人事先填具《傳真發文申請單》，經單位主管核准後連同檔案交行政部人員（或傳真機管理人）傳送。
(2)行政部人員（或傳真機管理人）傳送後，於《傳真發文登記簿》上登入有關事項，並經申請人簽認後，由申請人領回原稿檔案。
2.3.收文手續
行政部人員（或傳真機管理人）於收到來文時，須先於《傳真發文登記簿》上登入有關資料後，再通知收文者領取檔案並簽認收訖。
2.4.傳真收發注意事項
(1)傳出檔案如為一般信函時，應使用本公司傳真專用信函格式。
(2)傳出檔案如為一般資料時，其傳真首頁也須以傳真專用之信函格式。
(3)本公司傳出檔案上均須註明：
(a)本公司位址、**（傳真號碼）、e-mail、**等****，對國外傳真件須加註英文。
(b)傳真人之部門、職稱、姓名等。
(c)受傳真人之公司全稱（非簡稱）、部門、職稱、姓名等。
(d)傳真主旨。
(e)傳真內容。
(f)備註事項。
如「如傳真內容有不清晰時請回**告知以便重傳」或「本**單有效期限為乙個月」等。
(4)傳真之使用須依下列原則：
(a)先考慮時效性。
(b)其次考慮經濟性。
(c)再考慮方便性。
(5)傳真機專用**線嚴禁作為一般**使用。
(6)收件未經登記嚴禁取用。
(7)嚴禁傳送本公司機密檔案、資料、圖樣。
星皇集團（香港）****
sing wong holdings(h.k.)co.,ltd
b文書管理制度國內外傳真收發管理方法
傳真發文申請單
日期:部門:
核准申請人
星皇集團（香港）****
sing wong holdings(h.k.)co.,ltd
傳真收/發文登記簿
國內外來訪者資質管理制度
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