公司辦公室文書工作管理制度

公文受理和傳閱管理

第一條對外來公文郵件的受理，由文書人員進行簽收、開封，按不同發文機關和公文內容進行分類登記，並逐份加蓋收文印章，註明收文日期和收文編號，分送或分發各相關業務部門和單位，並在發文登記簿上履行送簽分發手續。

第二條需呈集團公司領導傳閱的檔案，由文書人員進行分類篩選，列印傳閱清單，詳細記錄文號、檔案標題摘要、密級、份數及傳閱時間，及時分呈集團公司黨政領導閱示。

第三條寄發郵遞公文，嚴格按照機要件傳送程式和要求進行密封、編號，詳寫收件人位址、單位和部門名稱。對於秘級性公文的郵遞，還應特別標註「注意保密」、「注意儲存」、「閱辦退回」等提醒字樣。

第四條對於特快、快遞等加急公文或密件的受理，應堅持特事特辦的原則，優先辦理，確保時效。對於受理單位不明的公文，應送公司辦公室領導審閱批轉，由相關部門簽收。

第五條密級公文不得影印，不得外傳洩密，不得私自留存，嚴格按照保密規定按程式進行傳閱、收存和上交。

第六條次年六月底前對上年度檔案進行清理**，分類，列表登記，統計份數。對於需要歸檔的檔案，按程式向集團公司史誌檔案館移交；對於需要銷毀的檔案，列出清單報公司辦公室領導批准，在辦公室進行粉碎監銷；對於上級要求退回的密級檔案，要及時上交並留存清退檔案手續。

公文列印及發布管理

第一條內部公文的列印要以集團公司領導簽發的發文批件為依據，按照黨、政、紀、工、團等類別進行編排文號，審查文稿標註的主抄送單位、部門和人員是否準確，相關要素是否表述清楚得當，確認份數後交列印室進行列印。

第二條檔案影印前應通知擬文單位或部門將列印件進行認真校對，校對人在發文批件相關欄目簽字認可後方可影印成文。檔案影印後應頁面整潔，字跡清楚，排版合理。對於機密性檔案，列印人員在檔案成文發布前應注意對檔案內容的保密。

第三條內部檔案的用印由文書人員在辦公室進行，印位正確，印色鮮亮，印跡清楚。

第四條內部檔案的歸檔應份數齊全，底稿及批件與檔案相符，按部門分別存放在檔案檔案盒內妥善保管，並注意防損、防失、防蟲、防霉、防盜。

第五條檔案的發布由文書人員在辦公室通過區域網進行。發文要素輸入正確，業務熟練，發布及時。負責檔案發布的人員應對入網密碼嚴格保密，以防被人盜用，給工作造成損失。

印信公函的使用和管理

第一條使用集團公司印章和企業法人代表名章應在辦公室進行。一般事務性用印，由用印人員登記用印理由，用印時間和用印枚數並簽字確認；重要事務用印，依據用印審批單按照領導批示用印；特殊情況用印，由用印人填寫申請表，經相關業務部門主管同意，呈集團公司領導批准後再用印。

第二條外出用印，由相關部門向集團公司辦公室提出申請，經辦公室領導批准並安排專人送印和監督用印。送印人員在完成任務後應及時返回單位，確保印章安全。

第三條印章的刻製。刻製印章要根據相關編制檔案要求和辦公室領導的指示，備齊相關資料，與當地公安機關聯絡並提出申請，到專門印章刻製廠辦理。

第四條新印章啟用前要預留印樣備案，然後通知用印單位到集團公司辦公室簽字領取。財務專用印章到財務主管部門簽字備案。

第五條印章的收繳和封存。舊印章由相關單位和部門到集團公司辦公室辦理印章移交手續，由文書人員進行登記和封存。封存的印章要妥善保管於保險櫃內，嚴防丟失。

第六條正在啟用中的印章平時應妥善保管於密碼保險櫃內，隨用隨取，用後放回，嚴禁遺忘在辦公桌上外出辦事。

第七條原則上嚴禁在空白介紹信、公函、信箋等文書上用印蓋章。介紹信、公函平時應存放在保險櫃內，現用現取。開具要嚴格程式，在存根欄詳書使用理由及持有人姓名，並留好存根備查。

第八條特殊情況需要使用空白函件的，應由使用單位填寫申請單，呈集團公司主管領導批准，在印章背後逐頁編排序號，並登記使用事由、持件人姓名、時間、份數等要素，以備追溯和查詢。

第九條本制度由集團公司辦公室制定，並負責解釋，自頒布之日起執行。