分公司管理制度辦公室

浙江中聯建設集團****

杭州分公司管理制度

行政事務的管理

（一）、檔案管理制度：

1、收文管理。收到來文由綜合辦公室文書負責登記簽收，將檔案基本資訊包括收文日期、來文機關、編號、名稱登記入「外來檔案登記冊」。

2、收到來文在來文上加蓋收文章，註明收文日期及收文編號，貼上檔案傳閱單，經綜合辦公室負責人閱籤後送至公司主管領導批閱。

3、文書將主管領導批閱後的檔案，及時將檔案送達公司其他領導或有關部門輪閱，並做好檔案傳閱記錄。

4、檔案送傳後各部門應及時辦理相關事宜，處理完畢應在檔案傳閱單上簽署意見，由文書負責督促和催辦。

5、檔案處理完畢應及時交回綜合辦公室。綜合辦公室應完整無誤地按收文編號儲存，並於下年度初將檔案整理成冊，移交檔案室歸檔。

6、公司領導及有關部門派員參加各類會議時收到的檔案應移交綜合辦公室。各部門收到所屬範圍內的各類檔案時應在第一時間內移交綜合辦公室。

7發文管理。凡是以公司名義發出的檔案、通告、決議、請示、報告、編寫的會議記錄，均屬發文範圍。

8、發文先由主辦部門用黑色水筆擬稿，移交綜合辦公室核稿。填製檔案簽發單，按公司統一編號、登記後提交公司主管領導簽發。需要時經其他領導和部門會簽。

9、綜合辦公室建立公司發文登記冊，登記檔案基本資訊如檔名稱、檔案編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位。

10、檔案簽發完畢後交文印室列印，檔案稿首頁需用統一的公司紅標頭檔案紙。

11、檔案列印清樣由擬稿人核對無誤後，影印並加蓋公司公章。

12、已簽發檔案原稿、檔案簽發單、檔案原件由綜合辦公室文書按檔案編號順序完整儲存並定期整理移交檔案室歸檔。

印章證書及證明檔案使用暫行規定

1、本規定所稱印章，指公司公章、部門章、財務專用章、技術專用章、預決算專用章、資料專用章等；證書指企業營業執照（含副本）、企業資質證書（含副本）等；證明檔案指介紹信、法人授權委託書等。

2、印章證書及證明檔案均由公司綜合辦公室統一發放，各部門、各子公司、按實際需要由負責人向綜合辦公室辦理領用手續後領取。

3、印章證書及證明檔案，各部門、各子公司負責人應該確實做到按規定使用，指定專人妥加保管，各部門、各子公司負責人直接對其的保管使用負領導和督促責任。

4、禁止部門、各子公司利用領取的印章、證書擅自為他人提供各類擔保；禁止利用證書賣標、串標或將證書出借給他人使用；禁止超越專業用途使用各類專用章；禁止將印章、證書及證明檔案用於與本企業生產經營無直接聯絡的任何活動。

5、不得超越許可權使用印章，不得用分公司章對外簽訂工程合同，外地偏遠地區分公司因特殊原因確需使用的，應事先徵得公司合同主管部門書面同意。

6、財務用印章，應嚴格按財務制度執行，實行相關印章分別專人保管制度。

7、各部門、各子公司負責人職務變更調動，或機構設定變更、撤銷原領用人應將原領取的一切印章、證書及證明檔案全部及時交還公司綜合辦公室，由綜合辦公室另行辦理手續發放，不得遲延不交。

8、領用人如違反上述規定者，按公司「員工獎懲制度」實施處罰；給企業造成經濟名譽損失的，承擔相應經濟賠償責任，公司對此保留永久追溯的權利。由此觸犯刑律的，依法律規定移交司法機關追究刑事責任及附帶民事責任。

9、為承接業務，向社會各界及有關建設單位宣傳、推介本公司工程業績，由公司綜合辦公室統一印製榮譽集錦，各部門因業務承接之需，可向綜合辦公室領取，公司収回成本費。

辦公用品管理制度

1、為使公司把辦公用品管理規範化及節約經費開支，特制定本制度。

2、辦公用品是指文具、**、賬本、秏材及其他印刷物品。

3、辦公用品由辦公室統一購置和管理，並設保管員處理領用事務。

4、所有入庫的辦公用品，都必須建立臺帳。

5、各部門所需辦公用品，要在「領用記錄卡」登入。以控制領用狀況。

6、所有員工對辦公用品必須愛護，勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗、節省費用。