公司會議管理辦法試行

第一章總則

第一條為進一步加強我公司會務工作管理，規範會議組織服務程式，嚴肅會議紀律，提高會議質量，增強會議效果，降低會議成本，不斷提高會務管理服務水平，結合公司實際，特制訂本管理辦法。

第二條會議召開應遵循如下原則：

（一）高效原則。會議召開應確有必要，注重實效，主題鮮明，準備充分，嚴禁召開沒有明確目的、缺乏實際內容的研討會、座談會、經驗交流會等。

（二）精簡原則。大力精簡會議，盡量縮短會期和控制會議規模，減少與會人員。盡量控制大型會議召開；能合併召開的會議統籌合併召開；對可開可不開的會議堅決不開；對能會下協調解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議。

（三）節約原則。會議要厲行勤儉節約，嚴禁鋪張浪費。

第三條本辦法適用於公司各類會議組織管理。

第二章會議的組織管理及分類

第四條辦公室為各類會議工作的歸口管理部門，負責指導和統籌協調公司各類會議工作，制定和修訂會議管理有關規章制度並監督執行。

第五條會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。

第六條各項會議依據公司召開會議的性質由主辦部門和協辦部門共同完成。主辦部門會議工作的主要負責部門，統籌完成會議各項工作；協辦部門需在主辦部門的指導下協助完成會議有關工作。

第七條公司召開的會議主要分為以下幾類：

（一）省公司、集團公司到公司內視察、調研、檢查、指導、接洽等召開的會議，由辦公室負責召開；

（二）省公司本部各部門、外省公司、兄弟地（市）公司在我公司召開的與公司經營業務有關的會議，由相關部門主要負責，辦公室給予配合；

（三）省公司、集團公司在我公司舉辦或由我公司承辦的大型會議及交流研討會，由相關部門主要負責，辦公室給予配合；

（四）公司組織召開的各類工作會、表彰會，由辦公室負責召開；

（五）專業研討會、部門日常工作等內部各類會議，由各相關部門主要負責；

（六）其它需要公司承辦的各類會議，辦公室具體負責，相關部門給予配合。

第三章會議提擬與審批

第八條為充分有效利用公司會議資源，公司各類會議的召開必須由主辦部門提前提擬，履行審批程式，經批准後方可組織實施。（會議的提擬和審批詳見《會議室、酒店管理辦法》）

第四章會議的計畫與統籌

第九條會議計畫一經公司審批同意，如無特殊情況應如期召開。

第一十條凡已列入計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前一天報請辦公室調整會議計畫。未經辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計畫。

第一十一條會議安排的原則為：小會服從大會，區域性服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：

公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。

第五章會議準備及總結工作

第一十二條會議通知遵照以下規定：

（一）已列入月度會議計畫表的會議，月中無需調整的，不再另行通知，由部門按月度會議計畫表直接通知與會人；

（二）屬下列情況之一者，按「誰提擬，誰通知」的原則進行會議通知：

1.未列入月度會議計畫而臨時提擬的會議；

2.雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；

3.其它提擬人認為應另行通知的情況。

（三）會議通知期一般應提前一天以上，通知物件為與會人、會務服務提供部門；

（四）會議通知形式一般為**通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。

第一十三條會議的其它準備工作遵照以下規定：

（一）會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；

（二）會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。

第六章會議組織

第一十四條會議組織遵照「誰提擬，誰組織」的原則。

第一十五條主持人須遵守以下規定：

（一）主持人應不遲於會前10分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備；

（二）主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明；

（三）會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率；

（四）屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見；

（五）主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。

第一十六條與會人須遵守以下規定：

（一）應準時到會，並在《會議簽到表》上簽到；

（二）會議發言應言簡意賅，緊扣議題；

（三）遵循會議主持人對議程控制的要求；

（四）屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；

（五）遵守會議紀律；

（六）做好本人的會議紀錄。

第一十七條主持人為會議考勤的核准人，考勤記錄由會議記錄員負責。

第一十八條會議記錄

（一）公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。

（二）公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：

1.各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內務文員，名單報公司辦公室備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。

2.會議記錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。

3.公司總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經理秘書負責會議記錄工作；公司總經理另有指定的，從集團總經理指定。

（三）會議記錄員應遵守以下規定：

1.以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。

2.會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性。

3.對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。

4.會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於次日呈報會議主持人審核簽名。

5.做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

第一十九條會議紀要

（一）下列情況下，應整理會議紀要：

1.公司各類臨時行政會議；

2.須會後對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；

3.其它主持人要求整理會議紀要的會議。

（二）會議紀要的發放或傳閱範圍由主持人確定。

第二十條會議原始記錄的備檔按以下規定：

（一）本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完後的記錄本應作為機要檔案及時轉辦公室統一歸檔備查。

（二）本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。

（三）會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按公司文件管理制度和保密制度的有關規定執行。

第七章會議跟進

第二十一條會議決議、決策事項須會後跟進落實的，遵照「誰組織，誰跟進」的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。

第二十二條公司總經理主持的會議的會後跟進工作原則上由辦公室負責落實，總經理另有指定的，從集總經理指定。

第二十三條會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。

第八章會議紀律及獎懲

第二十四條參會人員要嚴格按照會議通知要求，準時參加會議，不得遲到、早退，不能參加會議要及時向主管部門履行請假手續。參會時需按規定著裝並按指定位置就座。

第二十五條參會人員應提前進入會場，原則上提前十分鐘，不准遲到、早退和中途退場（如有緊急事務處理，須經主持人批准後方可離場）。對遲到早退者處以50元/人次的罰款。無故缺席者處100元/人次的罰款

第二十六條參會人員需帶好筆記本，做好會議記錄，積極發言，踴躍提出各種合理化的意見和建議，同時注意保持會場衛生，維持會場秩序，不得在會場內交頭接耳，閒談。

第二十七條會議期間，一律關閉通訊工具或調為靜音，不得頻繁出入會場，不得大聲喧嘩、交頭接耳。發言要有順序，主動服從主持人安排，如有不同意見或建議，應以禮待人、協商解決或會後溝通交流。

第二十八條會議期間不會客，不處理與會議無關的事物，不得帶無關人員進入會場。

第二十九條涉密會議一般不錄音、不錄影、不報道。會議涉密檔案、材料要及時清理、如數收回，由會議主辦部門進行銷毀處理。不得隨意對外洩露會議有關決策事項或涉及企業秘密的重要檔案資料。

第九章附則

第三十條本辦法由辦公室負責解釋。

第三十一條本辦法自發布之日起開始實施。

第三十二條

公司會議管理辦法試行

公司檔案管理辦法試行

公司會議管理辦法

公司會議管理辦法

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