目錄1 目的及適用範圍
2 參考檔案
3 術語
4 職責
5 工作程式
6 記錄與存檔
7 附件
1 目的與適用範圍
1.1 為規範集團公司及集團所屬各公司在外賓來訪時的接待行為。明確各部門職責，以便共同配合完成接待，特制定本辦法。
1.2 本辦法適用於集團公司及集團所屬各公司。
2 參考檔案
無3 術語
3.1 外賓：指境外廠商或其他行業以及境內外資、合資廠商或其他行業重要來訪人員。
3.2 接待：指對外賓進行的接待活動，包括安排接送機（車）、賓館下榻、宴會宴請、會議接待、參觀觀光、禮品準備、票務預約等。
3.3 被訪部門：指直接與外賓對口或發生業務往來的部門。
3.4 對口接待員：指由被訪部門負責人指定的直接負責安排接待事宜的員工。
3.5 被參觀部門：指外賓來訪時被安排參觀內容的歸口部門，如物流中心歸口於倉儲部或物流部、直營藥店歸口於零售連鎖公司等。
4 職責
4 職責
4.1 被訪部門
4.1.1 負責外賓來訪接待規格等級的擬定；
4.1.2 負責外賓來訪接待日程框架的計畫與安排；
4.1.3 負責接待準備及接待過程中的部門間協調；
4.1.4 負責接待過程中記錄文件（如會議記錄、訪談記錄等）的記錄與存檔。
4.2 對口接待員
4.2.1 負責外賓來訪接待日程中細節的設計，如會議室布置、宴會風格等；
4.2.2 負責具體安排接待各環節的細節事宜，如車輛、會議室等的預約、來賓接送等，由其他部門協助落實的事項需督促並確保各環節的安排落實到位；
4.2.3 負責按照接待日程通知相關領導參加接待活動；
4.2.4 負責接待活動總結的編寫與存檔。
4.3 行政總部（或分公司/事業部相關部門）
4.3.1 協助落實來賓的機票（車票）預訂事宜；
4.3.2 協助落實來賓下榻酒店的預約事宜；
4.3.3 協助落實來賓用車安排事宜；
4.3.4 負責製作歡迎橫幅或led顯示屏歡迎資訊；
4.3.5 協助進行宣傳資料、禮品、紀念品等的準備事宜；
4.3.6 協助布置會議室（包括桌簽、座位設定等），並提前除錯各種影音裝置至待機狀態；
4.3.7 負責確保接待期間茶水、飲料、水果、點心等的**；
4.3.8 負責接待期間的攝影、攝像事宜；
4.3.9 協助安排來賓參觀講解等事宜；
4.3.10 協助落實接待用餐事宜；
4.4 運輸部
4.4.1 負責對被訪部門接待外賓的用車需求提出合理建議，共同確定用車需求；
4.4.2 負責按確定後的需求優先合理排程車輛與駕駛員，確保外賓用車準時、安全；
4.5 被參觀部門
4.5.1 負責對參觀安排提出合理建議，共同確定參觀時間、參觀路線及講解要點；
4.5.2 負責按照確定後的參觀安排，提前進行接待參觀準備，如參觀現場布置、講解人員安排等；
4.5.3 負責外賓參觀時的指引及說明講解。
5 工作程式
5.1 指定對口接待員
5.1.1 被訪部門在獲知外賓來訪需求後，指定專人作為對口接待員，對口接待員作為該接待專案的負責人，全程負責該接待專案的對內對外聯絡，擬定接待計畫並具體落實。
5.2 進行接待前溝通
5.2.1在獲知外賓來訪需求後，被訪部門應在準備接待前，與外賓或其所屬單位進行充分的事前溝通，根據溝通內容並結合事前調查與判斷，取得表1所列的全部或部分資訊。
根據重要程度，1級為最重要，4級為最不重要。
（表1：溝通事項表）
5.2 制定接待計畫
5.2.1對口接待員根據外賓來訪性質並結合以上了解到的資訊，先行擬定出接待計畫提綱（包括接待期間、領導出席安排、會談或參觀內容等），並對接待規格提出合理建議；
5.2.2對口接待員將接待計畫提綱報被訪部門負責人審核，並向分管副總進行匯報；
5.2.3對口接待員根據部門負責人及分管副總的指示，擬定詳細的接待計畫（包括詳細的接待日程、路線規劃及車輛安排、會議安排、用餐安排、住宿安排、票務事宜及其他必要事宜等）；
5.2.4擬定接待計畫過程中，應與外賓和部門領導以及相關領導保持充分的溝通，對於可能影響到正常接待的情況（如接待期間恰逢休息日或公司重大活動，以及與希望會見的領導日程衝突等），應盡早請示相關領導，並對外賓進行說明；
5.2.3對於外賓的需求，根據來訪性質及外賓級別，在結合實際情況，並徵詢領導意見後，能夠滿足的應盡量予以滿足，無法滿足的，應予以合理解釋；
5.2.4接待計畫制定後，報被訪部門負責人審核，並報分管副總經理審批，分管副總經理審批通過的，即可作為正式的接待計畫；
5.2.5對口接待員根據正式接待計畫，填寫《接待申請表》（附件1），由被訪部門負責人簽字後，呈報行政副總經理簽字；
5.2.6將我方正式的接待計畫告知外賓，並向外賓提供旅行目的地資訊，如來訪期間天氣情況、交通情況等；
5.3 進行接待準備
5.3.1 對口接待員根據正式接待計畫及外賓需求，製作《接待準備事項及責任人一覽表》（附件2）；
5.3.2 對口接待員按照《接待計畫》，與行政總部或分公司相關部門進行聯絡，將各項工作分解到人，並將具體責任人填入《接待準備事項及責任人一覽表》；
5.3.3 接待計畫中，涉及公司高層領導出席的，被訪部門負責人應事先通知相關領導出席時間、地點及接談內容；
5.3.4 接待計畫中，涉及其他部門參觀內容的，對口接待員應將參觀時間、路線、希望講解的重點，事先通知被參觀部門負責人，由被參觀部門負責人指定現場負責講解人員；
5.3.5 各責任人對照自己應負責準備的事項，進行接待具體事宜的準備，並在準備就緒後及時反饋給對口接待員；
5.3.6 正式接待開始之前，對口接待員對照接待日程中的準備事項，逐項檢查，切實確保各項事宜準備到位；
5.4 正式接待
5.4.1 正式接待當天，出席接待的人員需著正裝；
5.4.2 外賓到達公司前5分鐘，被訪部門負責人及參與接待的主要領導應在樓下迎接；
5.4.3 按照接待計畫安排，由對口接待員引領外賓來到會議室或被參觀部門；
5.4.4 接待過程中，對口接待員需做好會議（接待）記錄；
5.4.5 會議（參觀）結束後，由對口接待員帶領外賓赴就餐地點或歡送外賓離開；
5.4.6 若外賓需我方協助預訂下榻賓館或返程機（車）票的，需在外賓離開前，將相關資訊告知對方；
5.5 問題與溝通
5.5.1 對口接待員作為被訪部門的聯絡人，負責就被訪部門的接待需求，與各協助接待部門進行溝通；
5.5.2 對口接待員應根據確定後的接待計畫，參考表2，考慮進行接待準備以及實際接待時可能發生的異常情況，並有針對性的製作出異常情況應急預案；
（表2：異常情況應急預案參考）
5.5.2 各協助接待部門在接待過程中遇到的問題，需及時反饋給對口接待員；
5.5.3 在對口接待員決定權範圍之內的問題，由對口接待員及時給予答覆；對口接待員無權決定的問題，應及時上報給被訪部門負責人、常務副總經理及總經理，得到答覆後應及時反饋給協助接待部門；
5.5.4 關於接待過程中遇到的問題、溝通記錄及最終解決辦法，需保留書面記錄並存檔。
6 記錄與存檔
6.1 本辦法產生以下記錄：《接待申請表》、《接待計畫》、《接待準備事項及責任人一覽表》、《接待中問題溝通記錄》。
6.2 《接待申請表》由集團行政總部進行存檔，《接待計畫》、《接待準備事項及責任人一覽表》、《接待中問題溝通記錄》由被訪部門進行存檔。
6.3 相關記錄的存檔期限按《檔案管理辦法》實施。
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