第十一條特殊應酬物資的採購，由單位（部門）向分管領導書面報告，呈總裁（或總經理）審批後，歸口採購部門統一採購。
第二節製作與採購
第十二條企業策劃部負責紀念品的設計、製作，設計方案報總裁辦公會審批；物業公司和審計部門聯絡製作單位和詢價。製作紀念品應採用招標方式，嚴禁擅自製作，嚴禁改動製作方案。
第十三條長沙地區的採購點由審計監察部和物業公司確定，一般情況下每年選點一次，簽訂採購協議。其他分公司按上述原則在當地自行定點。
第十四條採購部門採購的應酬物質（品種、型號、數量、質量等）應符合需求計畫要求，並及時驗收入庫。
第三節驗收和保管
第十五條應酬物資保管人員應認真點驗採購物資的品種、型號、數量、質量，做到錢物相符。
第十六條保管員應根據物品的特徵嚴格分類擺放保管，防止物品變質毀損，及時清點盤查。
第十七條保管員應及時清查庫存情況，每月至少進行一次盤點，對常用物品庫存要及時反饋，缺項物品應及時提出採購計畫，確保應酬物資的及時供貨。
第四節領取與使用
第十八條各單位(部門) 應指派專人，按核定的計畫領取應酬物資，保管員向領用單位（部門）及時出具費用清單。保管員應及時核對應酬物資，做到帳物相符，建立應酬物資明細帳。
第十九條各單位（部門）領用應酬物資時，由經辦人出具領用單，部門負責人簽署意見，按領用物資價值比照應酬費標準的程式和許可權進行審批；保管員憑手續齊全的領用單發放。
第二十條應酬物資按實際購入價、實行現金交易，採用先進先出法核算，會計人員應嚴把物資的進、銷、存管理。
第二十一條各單位（部門）每月應對應酬物資進行盤底，盤底後填製應酬物資盤底表，對賬實不符的物資要及時查明原因，落實責任，確保賬實相符。
第五章罰則
第二十二條未按規定製作、擅自改動製作方案的，處責任人50-100元罰款，並承擔相應經濟損失。
第二十三條未按規定採購的，給集團公司造成直接經濟損失的，除賠償直接損失外，另處100—300元罰款，並對本單位領導處50—100元罰款；因採購質量不合格，使假冒偽劣商品流入集團公司內部的，處責任人50—200元罰款，並承擔相應經濟損失。
第二十四條賬物不符，對相關責任人處50—100元罰款。
第二十五條會計人員對應酬物資的進、銷、存、把關不嚴，帳實不符，給企業造成損失的，給責任人處以損失部分120%的罰款，未造成損失的，每次每件處責任人10-50元罰款。
第二十六條因保管不善，造成應酬物品發生霉變、遺失，由保管員全額賠償。
第六章附則
第二十七條本辦法的修訂權、解釋權屬集團公司制度建設領導小組。
第二十八條本辦法自發布之日起執行。
物資管理辦法
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