如何正確理解質量管理體系的作用

2021-03-04 05:20:26 字數 5859 閱讀 3629

1.前言:

隨著我國加入wto,以及全球經濟一體化的迅猛發展,企業國際化的趨勢成為主流。按照國際化的要求,轉換企業管理理念,通過為顧客創造價值的同時,實現企業自身價值的提公升,從而達到「雙贏」的局面。積極按照國際標準,建立和認證企業質量環境職業健康安全管理體系,已成為提高企業競爭力的有效手段,以期望通過推行is0質量環境職業健康安全管理體系來達到這一目的。

2.公司管理體系執行存在問題分析

建立ls0管理體系來進行企業管理,的確是管理科學的一場空前的大普及。通過認證的企業,有的企業取得了非常好的管理效果,但更多企業通過認證後,由於忽視了管理體系」重在執行」和「重在效果」的重要性。在實施管理體系執行的過程中,沒有嚴格按管理體系的要求執行運作,導致管理體系與實際執行存在「脫節」現象,使企業的員工習慣於按不良的方式操作,阻礙了管理體系的真正執行,使管理體系在企業沒能達到預期的效果。

存在問題主要有:

(1) 流於形式、不重效果,重市場、輕管理,忽視追求質量管理的實效性:

(2) 全員參與不夠,僅靠少數管理人員推進管理體系執行,結果是推而不進;

(3) 管理體系自我完善機制薄弱,管理評審深度不充分,糾正和預防措施不能有效防止問題的再發生:

(4) 落實執行不力,檔案可操作性不強,

(5) 單純追求「持續的符合性」,不是著眼於質量環境職業健康安全目標的實現和改進。

企業通過認證只證明企業的管理體系符合ls0國際質量環境職業健康安全標準,而保證質量環境職業健康安全體系是否能夠持續有效執行才是企業認證的根本。為此,本人就企業通過認證後如何正確理解管理體系的作用,如何提高質量環境職業健康安全體系執行效果作一些分析析,以期對企業的質量環境職業健康安全體系執行有所幫助。

3.針對企業存在問題提出以下措施建議

3.1 領導重視是提高質量體系執行效果的關鍵領導的重視是乙個企業質量環境職業健康安全體系建立、並保持有效執行的基石和後盾。經驗證明,很多企業認證後質量環境職業健康安全管理滑坡都是與領導的不夠重視分不開的。如體系建立初期,企業的最高管理者十分重視,投入了相當的時間和精力,授予較高的職責許可權,對管理體系檔案加深理解,以身作則,在整個企業內營造了積極的貫標氛圍,這也是企業能一次性通過認證的重要原因。

但取得證書後,很多企業最高管理者往往對貫徹執行力度的關注日趨減弱,主要源於質量環境職業健康安全體系建立初期的重視是對拿到證書的認識,而非對建立質量環境職業健康安全體系的重要性的認識。最高管理者在認證後放鬆執行力度,把主要的精力放在市場開拓、生產交付上,認為質量環境職業健康安全體系只是企業為滿足市場需要而建立。管理者代表為通過每年的監督審核做一些符合性工作。

有的企業領導,要求下屬要嚴格按檔案要求執行,強調提高執行力,而領導自己帶頭不按要求執行,下屬慢慢也仿效領導的做法,上行下效,各級管理人員各自為戰,甚至產生管理不能為企業產生利潤的錯誤思想。還有一些企業領導,對體系執行中存在的問題變得麻木不仁,沒有及時採取有效改進措施,導致存在問題重**生,影響體系執行效果。由於不注重其實效性,管理跟不上,使得一些體系建立多年的企業,管理水平以及質量目標不但得不到提公升,而在逐年下降,導致產品質量不穩定、供貨不及時、不合格品及產品出廠退貨多等問題,市場份額日益減少,企業失去競爭力。

所以,企業領導對體系執行的重視與否起著十分重要的作用,據統計,由於領導或管理者未能完全盡責而出現的質量問題大約佔80%,而操作者出現的質量問題約20%,這就是人們常說的「關鍵的少數」。因此,要提高質量體系執行的有效性,領導從思想上提高認識,重視管理和以身作則起關鍵作用,培養持續改進的意識和價值觀,首先從最高管理者做起。

3.2 全員參與,人人有責。專家把現代質量環境職業健康安全管理比做「木桶效應」。木桶的儲水量同每一根木條有關,缺一不可;而質量環境職業健康安全管理同木桶一樣,產品質量的好壞同影響質量的各個環節有關,生產環節一環扣一環,緊密相聯。

一步不到位,都會影響到產品的最終質量等級。因此, 提高全員素質和質量、責任、服務意識、質量環境職業健康安全體系執行是全員性的,有了領導的重視只是體系貫徹執行工作的基礎,必須依靠全體員工的參與和支援,如果體系只有領導的重視,沒有基層員工的認真執行,那麼質量環境職業健康安全體系將形同虛設。如何提高全體員工的主動性、積極性、創造性、合作性是質量環境職業健康安全體系有效執行的保證。

3.2.1 做好全員的教育和培訓。

企業在培訓過程中,往往只重於形式,不重視過程和效果,每年制定的年度培訓計畫,沒有得到很好的實施,甚至為完成計畫,讓員工在培訓記錄上簽個名,培訓也就完成了。造成培訓的層次、深度、持續性不夠。同時,對新員工,特別新管理人員培訓工作跟不上,不能深刻理解質量環境職業健康安全體系的內涵,從而導致了解管理體系的人越來越少,給體系執行帶來很大難度。

在體系管理工作中,企業員工普遍存在質量、責任、服務等意識不強,以致影響體系執行效果,甚至使企業遭受損失。一些企業程式流程很清楚,規章制度很全面,就是執行不力,根本的原因是員工缺乏這樣的一種意識。因此,企業應通過採取行之有效的方法,做到有計畫,分層次開展必要的培訓,強化全員樹立質量、責任、服務意識,克服培訓流於形式的做法,真正培養高素質的員工隊伍,為企業質量環境職業健康安全體系有效執行提供可靠的保證。

通過全員培訓,提高員工素質;鼓舞士氣,增強工作積極性;人人參與,增強內部團結和凝聚力。因為在建立和實施產品和體系認證過程中有大量的工作及問題需要解決,因此必須要有乙個強有力的領導機構、乙個強有力的骨幹工作隊伍和具有較高質量意識的員工的共同配合,才能有效、有條不紊地完成各項工作。例如體系檔案的編寫工作,工作量大,並且涉及到與體系有關的各個部門,因此只有集思廣益,發動集體的智慧型,才能較快地、較好地完成編寫工作。

在貫標過程中,通過對標準的宣貫、體系檔案編寫人員的培訓和對全體員工進行普及培訓的方式,強化質量意識,使職工既要認識質量的重要性,又要認識到產品的質量同每乙個人有關,要求全員參與、人人有責。各部門、各級員工必須充分配合,團結協作,發揮整體作戰精神,才能有效地建立並保持體系的正常執行。 同時鍛鍊管理隊伍。

通過實施產品和體系認證,使一代公司管理人才在認證過程及認證後的管理工作中學會運用國際先進的企業管理方法,不但對當前的管理工作,也對今後的發展培養了業務骨幹,為企業的更大發展奠定了人才基礎。

3.2.2 在體系管理中提倡人文關懷的企業理念。放棄舊式的那種家長式管理,以人文關懷的企業理念關懷和尊重每乙個員工,營造乙個友善、信任的工作氛圍,使員工積極主動地工作。

但有的企業領導,由於對員工的關懷不夠,企業與員工沒有真正建立共建共享的關係,彼此之間產生摩擦,使員工產生牴觸情緒,甚至有的員工覺得,公司發展壯大與他們沒有關係,因此。工作敷衍了事。在乙個企業中,每乙個人都有自己的角色,員工、主管、部門主管等,是什麼支撐他們盡職盡責,是責任,員工的責任心是處於對工作的熱愛和忠誠,乙個員工熱愛忠於他的本職工作,就會盡心盡力,發揮自己最大的潛力投入到工作中,這種對工作的熱愛同時也需要企業的文化、理念、制度深入人心、貼近員工,讓員工分享企業的成果,讓每位員工在愉快的環境中積極主動做好管理體系工作。

3.2.3 激勵員工自覺按體系要求嚴格執行。企業建立激勵機制其目的是引導員工貫徹執行質量環境職業健康安全體系執行的動機,使他們實現企業質量環境職業健康安全目標的同時實現自身的價值,從而使他們的積極性和創造性能夠持續下去。有的企業體系執行不好,原因之一,是缺乏激勵措施或激勵沒有兌現,工作做多做少、認真與不認真,得不到激勵和認同,慢慢的也隨大流,責任心喪失,工作拖延,效率低。

因此,激勵措施運用的好壞在一定程度上是影響企業質量環境職業健康安全管理體系執行效果的重要因素。對員工的激勵可以通過創造反面的壓力與危機,形成壓力反應,增加危機感、壓力感與緊迫感,也可以通過增加正面的激勵,把員工的積極性充分調動起來,讓員工自動自覺按質量體系要求嚴格執行。

3.3 完善內部管理機制,為質量體系提供制度保障

3.3.1 調整組織結構,建立科學合理的管理體系。隨著企業的發展,機構臃腫僵化,市場反應遲緩,成為不少企業的通病。存在著管理層次多、管理鏈條長的問題,這種狀況不及時改變,勢必會降低企業的管理效果,影響企業的競爭力。

企業必須不斷優化組織結構,明確總公司與分公司之間的管理關係和權力分配,理順各職能部門的職責許可權劃分和協調關係;減少管理層級,縮短管理鏈條,要理順管理流程,做到崗位職責清晰,程式科學合理。

一般企業在接受認證前都有指導工作的程式,但由於缺乏可行性、適用性、系統性,不能有效地指導工作,致使工作雜亂無章,低質低效,缺乏系統、完整、規範的工作標準和檔案的有效管理,過期檔案、失效檔案滯留現場,隨意性、口頭性指令過多,導致工作介面及職責不明確。從體系檔案的編寫開始就注意檔案的可操作性、系統性、科學性;通過檔案控制程式,有效地保證了各部門的有效性;定期修改手冊,確保了體系檔案的適用性;做好記錄,以便驗證體系執行是否有效。

分清職責和許可權,提高管理水平及效率。一般管理體系存在缺陷,主要表現在職責和許可權劃分不清、縱橫兩個方向聯絡受阻,使原有的機構設定受阻,在管理中出現「管理死角」、「扯皮現象」,工作行為不規範,生產過程中出現質量事故、廢品率高等。通過建立管理體系,詳細而明確地規定各個部門、各個崗位職責及權力,以及相關介面處的職責,並且建立健全了可操作的質量工作程式及作業指導書,有了貫穿於各個層次的產品質量保證鏈,既改善了活動本身的執行質量,又改善了部門之間的協調,減少不同部門重複工序的發生,增強各部門之間的溝通,大大提高了各部門內部與外部之間的運作清晰度及對問題做出反應的速度,從而提高了運作效率,降低了質量成本。

提高現場管理水平。生產現場是各項管理工作交叉點,因此現場管理一直是管理工作的重點和難點。建立健全質量環境職業健康安全體系後,管理的各項工作,分別歸屬於一定的要素,而每個要素由相應部門負責,並通過統一的標識,使現場管理的脈絡清晰、責任明確,便於考核,大大提高了整個生產狀況的透明度。

3.3.2 優化執行程式,管理好每乙個環節。質量環境職業健康安全體系執行過程是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動,如從質量管理環境職業健康安全體系模型圖可看出,質量管理體系的四大過程「管理職責」、「產品實現」、「資源管理」、「測量、分析和改進」彼此相連,管理好每乙個環節。嚴格按程式執行是質量環境職業健康安全體系執行的重要保證。

然而,在公司取得認證後,由於存在內部管理機制不夠完善,內部機構的設定不夠合理,流程過於複雜,部門介面多,檔案編制的可操作性不強,從而降低了體系執行的效果。

3.4 建立監督、考核機制。提高落實執行力

3.4.1 監督是質量環境職業健康安全管理體系保持有效執行的必要手段,沒有及時的監督與控制,一旦錯過了解決問題的有效時機,小問題就會變大問題。經驗表明,監督不力常常使企業的好的建議或措施付諸東流,為了防止這種現象發生,企業可通過成立內審檢查組或設定監督部門,健全規章制度,做好監督與考核,制定切實可行的考核辦法,是做好這項工作的關鍵。考核辦法按照體系劃分的職責及業務範圍進行逐一細化和考核,做到有理、有據、可行,獎罰適度,有利於監督工作順利進行。

考核萬方資料結果的兌現是決定下一次考核的起點,結果的落實起到了承上啟下的作用,建立合理的監督機制、對質量管理體系過程中存在的問題及時發現,及時改進,能夠讓各項措施得到落實,體系工作更加完善、效果更好。

3.4.2 有了完善的監督,但如果沒有相應的監督手段,那麼監督也是空談。有的企業,制度建立了,並設定了專門的監督部門,但由於制度執行不力,獎罰往往又偏重於獎勵,顧面子、講和氣,而缺失必要的處罰,其結果必然是「千里之堤,潰於蟻穴」,質量體系的執行也必然難以持續。久而久之,大家都覺得制度只是嚇唬人而已。

各層次人員對監督部門檢查發現的問題不予重視,導致問題重**生,薄弱環節得不到有效改進。對監督檢查人員來說,一來得罪人,二來得不到制度的有力保障,只好放棄堅持原則,監督隨之就失去應有的作用。由於制度形同虛設,約束力缺失,質量體系內部管理如同一盤散沙,沒有凝聚力,直接影響體系執行效果。

因此,企業要保證體系有效執行,不但完善考核制度,更重要的是嚴格執行制度,對考核結果明示公告,接受全體員工的監督,同時與薪酬掛鉤,實行優勝劣汰的制度。這樣制度才由約束力,才能使監督起到應有的作用。

3.4.3 通過對所建體系不斷地進行符合性、適應性及有效性的判斷與證實,進行糾正預防措施的實施和驗證,及時發現體系執行中存在的問題,保證所有的不符合項和質量問題能得以快速有效地糾正。

內部審核能夠不斷檢驗質量環境職業健康安全體系檔案的先進性、適應性,並加以糾正。通過企業總經理親自組織和主持管理評審活動,評價企業的質量環境職業健康安全方針目標的適宜性和質量環境職業健康安全體系的有效性。簡而言之,首先預防問題發生,萬一出現問題時,採取立即步驟去改正這些問題,並確保不再發生。

此外認證機構定期對企業進行監督審核,更好地保證了產品質量能夠保持穩定、有效並得以不斷改進,迴圈上公升。持續穩定地改進產品質量。

質量管理體系認證的作用

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