第一條為了規範本公司各種檔案資料在收集、整理、鑑定、銷毀、保管、統計、利用等過程中的行為，加強本公司檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》，並結合本公司實際情況，制訂本制度。
第二條本公司檔案管理機構
一、公司辦公室為本公司檔案工作的主管部門，統一管理公司各種檔案。
二、公司辦公室主任為本公司檔案管理工作的第一責任人。
三、公司辦公室指定專人兼任檔案管理員，負責檔案管理的具體工作。
檔案管理員的主要職責如下：
1、制定或參與制定檔案工作的規章制度；
2、做好本部門一切與檔案管理工作有關的事項，並對公司其他各部門檔案材料的歸檔工作進行指導和監督；
3、做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；
4、向上級提出各種關於提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化的建議。
四、各部門指定專人負責本部門的檔案管理工作。
第三條本公司檔案分類
1、法規性檔案。包括上級頒發、需公司執行的，或由公司發行的各種標準、規章制度等。
2、公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
3、計畫性檔案。包括公司總體計畫或規劃、開發計畫、專案質量計畫、營銷計畫、財務計畫等。
4、總結性檔案。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
5、批示性檔案。包括公司各類計畫指標、技術指標、營銷指標，以及公司各類命令、工作指示等。
6、憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文字。
7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
8、匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門的檔案資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
9、人力資源資料。包括人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
10、聲像製品資料。包括公司及下屬各部門在其經營活動或政治、檔案娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如**資料、錄音資料、錄影資料、影片資料等。
11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。
12、技術性資料。包括各類工程聯絡單、工程圖紙、竣工資料等。
第四條本公司檔案以集中管理和分散管理相結合的原則進行管理。
1、公司各部門檔案管理人員每月月底編制本部門本月新增檔案資料目錄，經部門負責人簽字確認後於下月3日前交辦公室檔案管理員統一留存。
2、除合同類資料由財務部儲存外，各部門取得的其他檔案資料均由各部門各自儲存。但其中1~7類檔案的原件應交辦公室統一儲存，經辦部門只留影本。
第五條立卷歸檔的要求
1、凡屬本制度第三條所函蓋的、並且辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內立卷歸檔。
2、經辦人員移交檔案資料時要填寫移交清單，移交清單一式二份，移送方和接收方雙方簽字後各執乙份。
3、歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
4、立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無任何金屬物，填寫備考表，註明保管期限。
5、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用原子筆或鉛筆，字型一律為正楷。
6、立卷應以本部門形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映公司生產經營活動狀況和面貌。
7、立卷應以部門為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
8、立卷應把上級檔案與本公司檔案（除請示、批覆外）按保管期限和檔案年限分開立卷。
9、立卷歸檔後，發現需要補充檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
10、檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
11、各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，並保持其完好無損。
12、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第六條檔案的借閱
1、檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，並經公司主管領導批准，可查閱無密級檔案。
2、 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作範圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要檔案和有密級檔案，須經公司主管領導批准，方可借閱。
3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、複製、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加標註證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
4、對珍貴或易損的檔案，應製成複製品提供使用。複製可採用影印、**、重印副本、摘錄等方式。複製件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。
如有必要，給複製件加蓋保管部門公章，以示複製不會有誤。
5、必要時，檔案保管部門應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查。檔案保管部門所具證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理人員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
6、檔案資料一般不得借出保管地點。如有特殊情況，經主管副總經理批准後，可以進行5天內的短期外借。如要延長借閱時間，須辦理續借手續。
逾期不還者，檔案管理人員應及時催還。外借檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
第七條檔案的保密
1、檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的保密意識，雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級度為絕密、機密、秘密**。劃分標準如下：
3、有密級檔案只許在檔案存放地查閱。有密級檔案複製時，需經部門負責人或公司副總以上領導書面批准。
4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門負責人或副總以上領導書面批准。
5、對已到保密期限的檔案由辦公室檔案管理員、辦公室主任和相關部門領導共同決定是否解密，解密後的檔案作一般檔案管理。
6、檔案管理人員丟失或擅自洩露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7、員工離職，需按檔案管理人員要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，並經檔案管理人員審查無誤簽字後，才能離職。檔案管理人員離職，應由部門負責人監督辦理檔案交接之後，方能離職。
第八條超期檔案的銷毀
1、對超過儲存期限檔案，由檔案管理人員登記造冊，經部門負責人、辦公室主任和辦公室檔案管理員共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷毀。
2、經批准銷毀的檔案，應單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
3、銷毀檔案必須在指定地點進行，並由辦公室和相應部門指派專人監銷。嚴禁將銷毀的檔案作為它用，或作廢紙**。檔案銷毀後，監銷人應在銷毀註冊上簽字。
第九條檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不洩密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
檔案資料管理流程圖
表1表2
檔案歸檔登記表
表3受控檔案清單
歸檔案卷目錄
卷宗號： 目錄號： 部門：
檔案內容登記表
類號（機密）檔案保管備查簿
類別no.
閱檔催還單
同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規則於月日前送還。
檔案室年月日
檔案調閱單
注：本單一式二聯，第一聯於案卷退還後由檔案室退還調卷人，第二聯留存盤案室備查。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...