概述21世紀是資訊時代，全球資訊化的潮流洶湧澎湃，領導世界經濟突飛猛進，引領人類文明不斷前進。黨和國家高度重視資訊化工作，將國民經濟與社會發展資訊化作為覆蓋現代化建設全域性的戰略舉措，我們國家各行各業資訊建設欣欣向榮、方興未艾。黨的十六大報告指出：
「21世紀頭20年」，對我國來說，是乙個必須緊緊抓住並且可以大有作為的重要戰略機遇期，這一時期也是我國國民經濟社會發展的重要戰略機遇期。檔案事業是國民經濟和社會發展的乙個重要組成部分，檔案工作是國民經濟和社會發展的一項基礎工作，檔案資訊資源是國民經濟與社會發展的基礎性戰略資源，在社會經濟和社會發展中起著不可替代的作用。檔案資訊化是國民經濟和社會資訊化的一項重要內容，在剛剛召開的十七大報告中又提出要「大力推進資訊化「，所以，這一時期也必然是我國檔案資訊化發展的重要戰略機遇期。
以檔案資訊資源（庫）建設為核心的檔案資訊化是推動檔案事業可持續發展的重要戰略選擇，是實現新時期檔案事業跨越式創新發展的動力。
第一章檔案資訊化的定義與內涵
第一節資訊與資訊化
一、資訊
（一）資訊的含義
資訊是有待存貯、傳送接收的各種物理量或載體。
（二）資訊的特徵
資訊的特徵由資訊的本質所決定的，由於客觀世界的運動狀態與方式是多樣的，因此，所產生的資訊其特徵與形式也是多樣的，主要表現在：
可識別、可存貯、可轉換、可加工、可傳遞、可複製、可共享
（三）資訊的載體
1、大腦載體。
2、實物載體。
3、文獻載體。
二、資訊資源
（一）資訊資源的概念
從狹義上說，資訊資源是各種可供人們直接或間接開發與利用的資訊集合的總稱，它的存在有兩種不同的形式，一種是未經加工的原始資訊資源，另一種是經過研究和加工的資訊資源。廣義上講，資訊資源概念與生產力、生產關係緊密結合的，涉及到資訊生產、處理、傳播、交換的整個過程，包括資訊生產勞動的物件——資訊（資料）、資訊生產勞動的工具——計算機與通訊技術等技術手段、資訊生產勞動者——資訊生產專業人員、資訊管理人員和資訊服務人員等等，這些生產要素構成了分工明確、協作配合的有機整體，促進了資訊時代的資訊化、資訊產業與資訊經濟的發展。
（二）資訊資源的作用
首先，資訊資源是提高勞動者能力與水平的主要因素。
其次，資訊資源是促進生產工具不斷創新的重要因素。
第三，資訊資源是對任何資源進行有效管理的決定因素。
三、資訊化
（一）資訊化的基本內涵
概括地說，它是資訊科技廣泛應用為主導，資訊資源為核心，資訊網路為載體，資訊產業為支撐，資訊人才為依託，法規政策、標準、安全為保障的綜合體系。
（二）資訊化基本特徵
資訊化是乙個綜合體系，是乙個系統發展的概念，但它與其他社會的發展過程相比，具有明顯的特徵。
1、資訊科技的不斷應用是資訊發展的動力。
2、資訊資源的開發利用是資訊化發展的核心。
3、資訊化是乙個動態的過程。
4、資訊化是推動經濟社會變革的過程。
5、資訊化是改革創新的過程。
第二節檔案資訊化的定義與內涵
一、檔案資訊
（一）檔案資訊的基本概念
檔案資訊資源是經過加工、處理的檔案資料集合體。
（二）檔案資訊的主要特點
檔案資訊是經過加工處理和格式化的資料資訊，它除了一切具有的可識別、存貯、轉換、傳遞、加工、複製和資源共享等多樣性特徵外，還具有其獨特的資訊特點。
1、本源性。
2、可靠性。
3、社會性。
4、商品性。
5、系統性。
（三）檔案資訊的作用
檔案資訊資源是國民經濟與社會發展的基礎性戰略資訊資源，中共**政治局候補委員、*****書記、**辦公廳主任王剛同志指出：「檔案資訊作為重要的資訊資源在社會經濟和社會發展中起著不可替代的基礎作用。」
一是載體作用。
二是認識作用。
三是傳播作用。
四是參考作用。
五是宣傳作用。
從以上分析我們可以得出這樣乙個結論：檔案資訊作為一種重要的資訊資源在資訊社會經濟和社會發展的地位和作用是不容忽視的，檔案資訊資源是資訊社會經濟和社會發展不可或缺的、基礎性的資訊資源。
二、檔案資訊化
（一）檔案資訊化的基本概念與內涵
1、檔案資訊化的定義
所謂檔案資訊化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化資訊科技，對檔案資訊資源進行處置、管理和為社會提供利用服務，加速實現檔案管理現代化的程序。這是乙個長期的發展過程。在這一過程中，要不斷地採用現代資訊科技裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。
這一定義充分說明了檔案現代化管理，就是採用以計算機技術為核心的現代資訊處理。
（1）統一規劃和組織。
（2）全面應用現代資訊科技。資訊科技是指完成資訊的獲取、加工、傳遞和利用等技術的總和。而現代資訊科技是以計算機與通訊技術為核心，對各自資訊進行收集、儲存、處理、檢索、傳遞、分析與顯示的高技術群。
（3）檔案資訊化建設的最終目的，就是要切實加強檔案資訊資源的合理配置和科學管理，使檔案資訊資源實現數位化、有序化、標準化、系統化、網路化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案資訊迫切需要。
（二）檔案資訊化建設的內容
根據檔案資訊化的基本定義，檔案資訊化建設的內容主要包括以下幾個方面：
1、基礎設施建設。軟、硬體基礎設施是檔案資訊化建設必不可少的基本條件，是檔案資訊資源開發利用和資訊科技應用的基礎。
2、檔案資訊資源建設。檔案資訊是國民經濟和社會發展的戰略資源之一。檔案資訊資源的開發，是實施資訊化戰略的核心，是檔案資訊化建設取得實效的關鍵。
3、標準規範建設。檔案資訊資源共享，基礎資料庫為社會提供利用，標準規範是檔案資訊化建設的關鍵環節，是實現檔案資訊資源有效利用，避免重複建設，提高效益的重要條件。
4、人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計畫地進行各種形式的業務培訓、知識更新，不斷提高資訊技能。要把檔案資訊化建設的過程作為鍛鍊隊伍，培養人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。
（三）檔案資訊化的作用和地位
檔案資訊是國民經濟與社會發展的基礎性戰略資訊資源，檔案資訊這種特點和作用，決定了檔案資訊化的地位和作用。
1、檔案資訊化是國民經濟和社會資訊化的重要組成部分。檔案資訊作為公務和經濟活動的記錄，與國民經濟和社會發展密切相關，在未來資訊網路和資訊化發展中將占有重要的位置，檔案資訊化是檔案事業發展的必然選擇。特別是隨著辦公自動化程度的提高、電子檔案的出現，將使原有的檔案管理理論、管理模式、應用技術、存貯載體，甚至包括檔案生命週期理論、檔案價值理論、檔案服務理論，發生革命性的變化，檔案資訊化將對檔案學理論和檔案工作實踐產生巨大的影響，如何實現檔案資訊化，將成為21世紀檔案事業面臨的一項非常重要的戰略任務。
檔案事業的發展只有朝著資訊化的發展目標邁進，以檔案資訊資源建設為核心，以網路化管理為基礎，以實現檔案資訊資源的共享為目標，才能真正實現檔案資訊化，實現檔案工作的地位和價值。
2、檔案資訊化是檔案事業發展的必然選擇。
首先，資訊化是21世紀全球經濟和社會發展的大趨勢。
其次，國家資訊化發展戰略為檔案資訊化提供了難得的歷史機遇。
再次，以網路為基礎的資訊科技發展為檔案資訊化提供了重要前提與有效途徑。
3、檔案資訊化是檔案事業改革與發展的內在要求。
（1）檔案資訊化是資訊社會推動檔案事業改革與發展的強大動力。
（2）檔案資訊化是保持檔案事業持續發展的基礎。
（3）檔案資訊化是推進檔案事業全面進步的一項重要戰略選擇。
第三節檔案資訊化建設應遵守的基本原則
一、文件一體化原則
文件一體化是機關辦公自動化對機關檔案管理提出的必然要求。各機關在規劃和組織實施機關辦公自動化時，要將檔案管理現代化納入其中，統籌考慮，統一安排，使檔案資訊化建設與機關辦公自動化建設同步發展。
二、電子檔案與紙質檔案並存的原則
由於辦公自動化的進一步擴充套件和深化，特別是電子計算機和通訊技術相結合形成了資訊科技，由此產生了電子檔案。具有長期儲存價值的電子檔案必須要有相應內容的紙質檔案歸檔儲存。同時，電子檔案也要按照其記錄資訊的儲存價值進行物理歸檔，轉化為電子檔案，並按有關規定安全保管。
凡是實現了辦公自動化的機關，都要實行電子檔案和紙質檔案的歸檔雙軌制。
電子檔案歸檔和電子檔案管理是當前檔案工作中的乙個熱點問題，相關管理制度和辦法的制訂工作已經提上日程。鑑於解決這個問題的複雜性，可以預計在較長的時間內，紙質檔案和電子檔案還繼續並存。因此，當前各機關凡具有重要儲存價值的電子檔案，必須要有相應的紙質檔案一併歸檔。
三、確保網路安全的原則
辦公自動化系統，包括機關檔案資訊化系統，涉及大量的****，必須與網際網路等公共網實行物理隔離。機關涉密檔案資訊不得儲存在與公共資訊網相連的資訊裝置上。要採取徹底的防範措施，確保機關辦公區域網和機關檔案資訊的安全。
檔案部門要從檔案管理的特點出發，對機關辦公自動化的設計和建設提出檔案管理和電子檔案歸檔方面的要求，以檔案資訊化建設為動力，不斷提高檔案管理的現代化水平。
在加快機關檔案資訊化建設的同時，要高度重視資訊化程序中出現的資訊保安問題。檔案不同於其他資訊資源，開放利用必須經過嚴格的審查。各單位要加強管理，通過嚴格的規章制度，有效的監督措施，配以相應的技術手段，達到確保資訊保安的目的。
為此，國家檔案局將會同有關部門，制訂檔案資訊網路利用等方面的要求。
總之，檔案資訊化建設的迅速發展，將極大地促進檔案資訊資源的開發利用，促進檔案部門服務方式的轉變，促進檔案學理論和實踐的發展，為檔案管理全面實現現代化打下基礎。
第四節檔案資訊化建設的主要任務
一、以內部區域網建設為基礎，以國際網際網路主頁**建設為重點，加強檔案管理現代化軟硬體基礎設施建設
1、辦公自動化與區域網建設。
要把檔案資訊化納入國民經濟和社會資訊化的總格局中，保持協調、同步發展。各單位各部門要把檔案管理現代化與各機關辦公自動化同步建設，同步發展，為機關中心工作服務，為國家經濟建設和社會發展服務。
2、政務公開與互聯**建設。
各級各類檔案部門要繼續在國際網際網路上建立檔案**或主頁，為檔案工作政務公開和檔案資訊資源的更好服務開闢新的渠道。
3、電子政務與數字檔案館建設。
《全國檔案事業發展「十五」計畫》中，明確提出建設數字檔案館的要求和目標。深圳市檔案館、青島市檔案館等目前正在進行數字檔案館建設的試點工作。
二、以加快館藏檔案的數位化程序為基礎，以電子檔案的歸檔和電子檔案管理為重點，加強檔案資訊資源建設
1、現有資料庫的充實與完善。採用相關技術，將已有各類高質量的資料庫與各地檔案館數字資源庫實現互聯，提高資源的利用率。
2、現有館藏檔案的數位化。
3、電子檔案的收集與積累。各級檔案部門在做好館藏檔案數位化的同時，要積極探索電子檔案接收方式和保管、保護、利用等辦法，開展試點工作，為電子檔案進館做好充分的技術和人員準備。
區直各機關單位要加強對電子檔案的管理，積極探索電子檔案的歸檔、移交工作。
第二章檔案網路資訊化概述
論檔案資訊化建設
三是檔案查借工作可控。檔案管理實現資訊化後，查借閱採用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。一 大力加強定標工作 從現狀看，制約高校檔案資訊化發展的主要瓶頸因素是標準不健全 完備，工作缺乏有效依據。加快制定出台標準，形成配套的檔案資訊化標準體系已十分緊迫。一是...
企業檔案資訊化建設
摘要 所謂企業檔案資訊化，就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代資訊科技，對檔案資訊資源進行收集 管理 開發和提供利用服務。換句話說企業檔案資訊化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管 利用為重點向以檔案數位化管理和企業檔案資訊實現高度共享為重點的轉變過程。關鍵詞 檔案資訊化建設 企業檔案資訊化主要包...
高校檔案資訊化建設
關鍵詞 高校檔案資訊化 中圖分類號 g270文獻標識碼 a文章編號 1674 098x 2012 10 a 0243 01 隨著網路的普及和資訊科技的不斷發展，檔案資訊化建設已成為未來檔案發展的必然趨勢，各高校檔案部門要結合自身實際情況，把握好數位化所帶來的機遇和挑戰，加強檔案資訊化建設，使檔案資訊...