辦公自動化(office automation，簡稱oa)是70年代首先在工業發達國家興起的一門技術科學。它是適應資訊化社會的需要，基於軟科學的理論和計算機技術、通訊技術的普遍應用而發展起來的。
辦公，是處理集體事務的一類活動，是資訊處理的重要組成部分。在人類歷史上，辦公行為的出現，比人類有意識(而不是本能)地進行資訊活動晚得多。早在蒙昧時代，人類已經懂得採用某些符號記錄資訊，作為對自然現象的總結和生活經驗的積累。
但是，這樣的處理，僅囿於「私」(個人或家庭)的範圍。而辦公活動，是以「公」，也就是為「集體」辦事作為基礎的。這種活動，開始於原始社會的早期。
例如，人們在分配獵獲物時，便需要辦公了。這就是說，在人類蒙昧時代的中級階段，即人類從樹上活動為主轉移到地面的、以打獵為主的生活，有簡單的工具，有相對穩定活動地點的時候，就出現辦公活動的萌芽。而形成一套正規的辦公行為，則可以追溯到國家出現之前的氏族社會。
恩格斯在《家庭、私有制和國家的起源》一書中引用摩爾根的材料時指出，易洛魁人的氏族有下面的習俗：選舉或撤換酋長；公家出面處理死者的財產；相互保護安全；舉行氏族議事會，解決氏族間的糾紛；舉行宗教儀式；組成成年男女享有平等表決權的民主集會等等。而希臘人的氏族間的事務活動，比這更為完備。
這些活動，看來都屬於辦公的範疇。根據我國歷史記載，距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社會中，土地、房屋、牲畜等，歸氏族公有，氏族成員共同勞動、共同消費。在處理這些問題時，也需要有「辦公」活動。
在國家形成之後，辦公活動更空前增多。無論是戰爭還是和平時期；無論是軍事、政治、外交、文化還是內務，都充滿了辦公活動。這樣，經歷了很長的乙個歷史階段，雖然辦公的內容和手段都在不斷變化，但辦公行為卻逐漸形成一套比較確定的形式。
不同的國家，不同社會制度，甚至不同的部門或行業，辦公的體制、習慣、程式都不盡相同，但我們仍然可以總結出若干共同點，從幾個方面對辦公活動加以闡明。
社會中各種活動單位，其活動內容都可以用不同的流程來描述。例如，乙個工廠，有三個主要環節：生產、動力、管理；對應三個流程：
物質流、能量流、資訊流。乙個商店，有四個環節：購、銷、調、存；對應兩個流程：
物質流和資訊流。乙個機關或管理部門，有兩個環節：事務處理和決策，對應乙個流程：
資訊流。當然，這只是大致的說法，具體到某個單位，還可以作更具體和更細緻的分析。
從總的來看，辦公的核心是實現管理，大到國家(包括國際事務)，小到基層單位，都是這樣。而實現管理是通過處理資訊來進行的，就是對應資訊這個流程。我們可以比較一下，工人的工作物件是產品，農民工作的物件是農作物，醫生工作的物件是病人，這些物件都是具體的；而辦公人員呢？
他們的工作物件不是具體的物質，而是反映人類社會活動的資訊，他們從事各類與管理有關的資訊處理，屬於腦力勞動者。他們固然不同於工作在生產第一線的體力勞動者，就是與從事科學研究的腦力勞動者也有很大區別，形成一類獨特的專業活動。那末，用什麼來反映辦公的行為呢？
就辦公活動的內容來說，可以分為：
書面資訊的接收與處理：包括公文閱讀、檔案批示、資料存檔、計畫制訂、回答查詢等。
書面資訊的生成與處理：包括草擬檔案、編制圖表、批閱公文、整理資料、記錄、拍照等。
書面資訊的傳遞和管理：包括電報、電傳、檔案資料的收發、儲存、複製和檢索。
口頭資訊的生成和處理：包括開會、匯報、命令、談話、指示、報告、討論等。
口頭資訊的傳遞和管理：包括**、錄音及廣播等。
辦公資料的運用：包括時間安排、設施排程與計畫執行、檢查等。
若從行為的性質來看，在「辦公」這個大前提下，辦公行為可分為兩大型別，即資訊的事務性處理和資訊的研究性處理。
資訊的事務性處理：即對資訊進行例行程式的辦理，規律性比較明顯。例如，公文的閱讀和傳遞、報表填寫、統計累計、資料整理、日常接待、回答查詢、完成一般的交辦任務等。
這類活動一般由中下級辦公人員執行。
資訊的研究性處理：即運用人的思維活動對資訊進行分析(也就是一種特殊的加工)，並作出指導行動的決擇。一般表示為決策過程：
研究、分析、比較、判斷、決心、反饋、修正等行為。其結果是使資訊大大增值。這類活動一般由職位較高的中上層領導人進行。
辦公行為按表示方式來劃分：
資訊的採集與編輯：包括聽取匯報、閱讀報告、記錄；書寫起草公文，文書處理，計算，思考，討論；決策等。
資訊傳遞：依賴工具與載體進行資訊的分配與傳送，包括聲音、文字、影象等，屬於間接傳遞。而人與人的直接對話，如會議、面談等，屬於直接傳遞。
資訊整理與存檔：分類、總成、儲存、影印、歸檔等。
檢索：根據提供的線索，從已儲存的資訊檔案中(包括人在自己腦海中建立起的無形的「檔案」)，檢取需用的資訊。
以上這些，都只是辦公行為的靜態描述，當把這些行為的動態過程表示出來，便構成反映辦公過程的資訊流。
從上面通過不同角度對辦公活動所作的說明，不難看到，辦公的內容、表示方法和環境，都是十分複雜的，不易定量地、數學化地去描述。但不論什麼樣的辦公體系，一般可歸結為六個要素：即人、機構、制度、工具、空間、資訊。
辦公是人群的一種管理活動，是由人去執行辦公任務的。所有辦公人員都必須具備按既定要求完成自身職務範圍內的任務的能力，他們都組合在某乙個系統中，既有分工又有合作，而且要與上、下、左、右進行資訊溝通。概括地說，辦公人員可以分為決策人員、中層管理人員、專業人員、輔助人員四個層次，他們各司其職，各盡其責。
《史記》在《陳丞相世家》中，有一段記載：
「孝文皇帝既益明習國家，事朝而問右丞相勃(按指絳侯周勃)曰:『天下一歲決獄幾何?』，勃謝曰:
『不知』。問:『一歲錢彀出入幾何?
』，勃又謝:『不知』，汗出沾背，愧不能對。於是上亦問左丞相平。
平曰:『有主者』。上曰:
『主者謂誰?』，平曰:『陛下即問決獄責廷尉；問錢彀責治粟史』。
上曰:『苟各有主者，而君主者何事也?』，平謝曰:
『主臣！陛下不知其駑下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理陰陽、順四時，下育萬物之宜；外鎮撫四夷諸侯，內親附百姓，使卿大夫各得任其職焉』。
孝文帝乃稱善。右丞相大慚，出而讓陳平曰:『君獨不素教我對？
』，陳平笑曰:『君居其位不知任邪？且陛下即問長安中盜賊數，君慾強對邪?
』」這一段記載，生動地表明當時的左丞相陳平很清楚地認識到，不同層次的辦公人員，有不同的職責，丞相作為最高端的辦公人員，並不必要去處理一些屬於中、下級人員所管轄的事情，而且實際上也處理不好。如長安中盜賊數，作為丞相是無須去弄清楚的，丞相只應管理屬於全國性上、下、內、外有關的大事。象陳平這樣劃分工作介面是十分重要的。
決策人員是各部門(從大系統到各個子系統)的領導人，如**部門的各級領導、公司經理和企業廠長等，他們需要運用自己的職權與智慧型，應用有關的科學原理、方法與經驗，對各類事件和情況謀取眾多的對策，並在其中選取盡可能正確的決策，組織和指揮他所管轄的部屬，充分發揮他們的專長和力量，積極進行活動，以達到或趨向於共同目標。
中層管理人員是系統內某一部門的負責人，他們要協調專業人員的工作，綜合分析有關資訊和情報，對本部門的問題作出判斷和決定。他們既要領導下屬單位的業務工作，又要及時為上級領導提供決策資訊和方案，起到承上啟下的作用。
專業人員，在行政機關內是指負責社會、經濟、政治、法律等各項業務的工作人員;在企業內是指負責生產、經營、銷售和技術發展的各類人員。他們要負責處理大量的資訊和檔案，直接管理大量業務工作，同時要為組織的決策人員提供輔助決策方案。
輔助人員是行政機構和企業的一般辦公人員和後勤人員，如打字員、通訊員、保管員等。他們一般進行比較單一性的、例行的工作。
無論從大系統或子系統來看，都有相對固定的機構。它的作用，是確定系統內全體辦公人員的崗位以及他們之間的相互關係，同時也確定資訊的流向。機構的內容、規模、性質與任務，是由辦公系統的總目標決定的。
但是，機構的建立是否合理，優劣如何，則嚴重影響著辦公效率。設立合理的機構，是辦公中的重要問題。
我國辦公機構有多種劃分方法。行政機構主要有按管理職能劃分法、按管轄區域劃分法、按行列和產品劃分法和按服務物件劃分法等。
制度可以看成是辦公知識、辦公經驗的固定化。它是維繫辦公人員的活動，確立辦公的流程，使全體人員在統一的目標下有組織地、有條不紊地、高效率地工作的保證。和機構一樣，制度是否合理、制度的優劣，也嚴重地影響著辦公的效率。
工具用於提高辦公的效率和質量。減輕人的負擔，降低辦公的費用消耗。既然辦公是人們的一種腦力勞動，所以，計算機的應用，在辦公活動中具有革命性的意義；又由於辦公活動是處理人與人之間的事情，是資訊的頻繁交換，通訊工具的利用也占有十分重要的地位。
此外，現代化的辦公工具還有錄音、錄相、影印、輕印刷等等。
空間是人們(包括所利用的工具)進行辦公的場所，最普通的便是辦公室。一般來說，辦公室是集中的、固定的。在特殊情況和特定環境下，也可以是活動的。
近年來，也有人提出實行分布式的辦公，使辦公空間變成分散的或不定形的。不管什麼樣的辦公室，都應盡可能使辦公人員有乙個舒適的、願意停留的辦公環境，這才能使他們工作愉快，提高效率。
資訊是辦公內容的反映，是辦公行為的物件和依據，是辦公活動所利用的資源。辦公室是資訊的集散樞紐。辦公活動從資訊處理角度看，就是對各類資訊進行採集、加工、處理和傳輸的過程。
辦公資訊可分為數值資訊和非數值資訊兩大類。數值資訊是指反映數量關係的資料，非數值資訊是指文字資訊、圖象資訊和聲音資訊。按資訊的用途可分為經濟資訊、社會資訊、內部資訊、外部資訊、歷史資訊和當前資訊等等，按資訊的形式可分為聲音、數值、文字、圖形和影象資訊。
圖形資訊主要指圖表，如**、直方圖、餅圖等；圖象資訊主要指靜態的圖象，如**、圖畫、動畫等和動態的圖象，如電視、電影等。
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