檔案部門：行政部
檔案型別：公司管理系列檔案
檔名稱：檔案管理制度
下發時間：2023年3月27日
檔案管理制度
1.目的
1.1為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
2.歸檔範圍
2.1公司的規劃、年度計畫、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
3.檔案管理機構及其職責
3.1公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司行政部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
3.2公司檔案業務歸屬行政部，由行政部指定人員兼職負責。各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
4.歸檔制度
4.1凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司行政部及各部門，任何個人不得擅自留存。
4.2歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關企業須保留的，行政部儲存影印件。
4.3凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
4.4業務活動中的有關請示報告及上級領導批覆，屬公司**業務性質的合同，由行政部儲存原件；屬人事問題的，由行政部儲存原件；屬購房合同的，由銷售部儲存原件。財務相關報表等檔案資料，由財務部儲存原件；其他重要報告的原件，在公司資料歸檔範圍內的，連同有關資料由經辦人整理後移交行政部。
歸檔範圍外的請示報告及相關檔案、資料由各部門自行保管。
4.5由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，行政部儲存乙份，財務部及業務部門儲存乙份。特殊情況只有乙份原件時，由財務處儲存原件。
4.6公司級的收文、發文等文書資料均由行政部歸檔。
4.7其它體系認證要求儲存的記錄、檔案均按規定儲存。
5.檔案保管制度
5.1公司行政部應有存放檔案的專門箱櫃，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
5.2歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
5.3科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
5.4檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5.5檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
5.6根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
5.7經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。
5.8嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
5.9凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
6.檔案借閱制度
6.1檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
6.2借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。閱檔必須在行政部指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經行政部經理批准。
6.3借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經行政部經理批准。
6.4借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6.5借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
6.6檔案借閱者必須做到：
6.6.1愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
6.6.2注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
7. 檔案的銷毀
7.1 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
7.2 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交行政部經理審核經總經理批准後執行。
7.3凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由行政部經理批准後方可銷毀。
7.4經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
8.附則
8.1本制度由行政部負責解釋和修改。
8.2本制度從下發之日起生效執行。
人事檔案管理制度
1.總則
1.1員工檔案資料（非人事檔案）包括：員工在接受公司聘用時提交的身份、學歷、學位、資格、職稱、證明的影印件或原件；在公司工作期間的崗位、薪酬、福利、人事調動、考核等方面的情況；以及培訓所取得的證件等各種資料。
1.2 公司員工檔案只用於公司內部人事管理，公司對員工檔案保密。
2.新進員工建檔
員工入司時由行政部負責為員工建檔，員工須保證所提交檔案資料的真實性。
3.員工檔案管理
3.1日常管理
行政部指派專人負責員工檔案管理，做好安全、整理以及查閱登記等工作，在新的檔案資料產生時及時進行歸檔。
3.2查閱、借用
3.2.1員工經行政部同意，並辦理登記手續後，可查閱本人檔案有關資料。
部門副經理（含）以上員工因工作需要查閱其他員工檔案，需經行政部經理同意並到檔案管理專行政部辦理相關手續後，方可進行查閱。
3.2.2借用或影印其他員工檔案：須經本人同意和行政部經理批准。借用本人檔案內的原件需經行政部同意後，辦理登記手續,用完及時歸還。
3.3離職檔案管理：員工提交的原件交還本人，公司保留影印件，並進行封存。
3.4保管期限：對已封存的員工檔案，公司保管期限不短於3年。
4.附則
4.1本制度由行政部負責解釋和修改。
4.2本制度從下發之日起生效執行。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...