採購管理制度

一、目的

為了提高採購工作效率、明確崗位職責，有效降低採購成本，滿足公司業務經營需求，進一步規範採購流程，特制訂本制度。

二、適用範圍

本制度適用於集團公司範圍內，各事業部中心所需材料、裝置、輔助材料等各類物資以及招標採購專案。

三、採購申請

1、申請程式：需求部門根據需要提出採購需求填寫《採購申請單》經過單位負責人/分管領導審核、採購組長審批後交採購小組進行採購。《採購申請單》一式三聯：

申請部門一聯；採購部一聯；倉庫一聯。採購部乙份（要求：採購需求部門必須詳細填寫材料規格、型號、材質、質量標準，確保需求的必要性和需求量的準確性。

）2、採購週期：

①工程專案用料：採購週期為1周；

②招標採購專案採購週期為：10個工作日；

③其它零星採購及臨時性採購週期：3個工作日。

四、採購受理

採購組接到需求部門審批後的《採購申請單》，根據部門分工及具體工作需要，由採購組長/副組長根據要求確定採購方式（詢價採購、招標採購、合同採購等）；

五、採購詢價、比價（採購招標相關流程見《招標管理辦法》）

1、採購詢價，在詢價過程中必須2人或以上人員參與。

2、採購詢價物件數量要求：採購詢價不得少於3家。為避免收回的詢價單少於3家影響採購效率，原則上要多於3家。

3、比價

採購執行人對採購詢價單，要進行分析對比，並根據詢、比價情況，給出目標採購建議。

六、採購審批

1、詢價採購：採購負責人將詢價、比價結果進行整理、彙總並推薦合適**商報經採購副組長審核，採購組長審批後確定合格**商。

2、招標採購：招標採購按《招標管理辦法》確定合格**商並簽訂採購合同。

3、合同採購：

①按照比價、詢價程式確定合格**商；

②採購小組協同合格**商擬定採購合同，合同採購金額在15萬元（含）以下由採購組長審批，超過15萬元通過公司合同會簽程式簽訂採購合同，實施採購。

七、採購入庫

1、任何形式的採購物資都必須辦理入庫手續。採購執行人需憑採購入庫單據辦理衝賬及款項支付申請。

2、倉庫保管員依據採購合同或採購申請單，與來貨清單進行核對，核對相符的，清點或稱量來貨數量，依據實際清點或稱量結果辦理入庫手續，並在來貨回執上簽字，對存在的差異及時通知採購人員進行處理（入庫單一式三聯：保管員一聯；採購部一聯；財務部一聯）。

3、特殊物資不能或不適合入庫存放的（如：體積大，入庫存放產生較大二次搬運費用，使用現場具備存放條件，且不會造成流失的），也要辦理入庫手續，同時辦理出庫手續，由保管責任人或領用人在出庫單簽字，以明確保管和使用責任。

4、需要進行檢驗的物資，保管員通知使用部門負責人進行檢驗，檢驗合格後辦理入庫手續；對檢驗不合格的，要及時通知採購執行人進行處理，退貨或折價接收，折價接收的需要採購申請部門負責人和採購組長進行審批。

八、採購付款

1、採購執行人需憑經批准的採購申請單或採購合同申請支付採購預付款。

2、貨物到達後採購執行人需憑採購入庫單、發票等，依據合同約定進行款項支付申請。

3、採購原則上使用轉賬付款，除特殊採購外，儘量減少現金使用。

4、財務部門對採購付款申請，依據採購合同、入庫單進行審核，審核通過的辦理付款手續。並及時進行賬務處理。

九、票據處理

1、採購人員在取得發票後，必須在7日內到財務部門辦理相關報賬手續。

2、發票丟失的，依據不同情況給予處罰。

十、**商檔案管理

1、採購人員應在獲取**的同時索要**商的企業營業執照等資質檔案。

2、已有合作的**商或有相關業務關聯的**商應建立**商檔案，存檔，以備後期合作時的篩選資料。

十一、相關附件。

1、採購申請表