iso9001:2008質量管理體系檔案
**檔案
合同檔案管理辦法
一、主題內容及適用範圍
1.1本辦法制定了合同檔案管理原則、合同審批、合同檔案存檔、檔案的管理等管理辦法。
1.2本管理辦法適用於襄陽風神物流****檔案管理。
二、術語及釋義
為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
三、管理原則
3.1合同檔案實行網路管理體系，由歸口管理部門集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3.2各部門應分別建立建全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名人員負責合同文件管理。
四、職責
4.1本公司合同檔案的歸口管理部門為客戶服務中心, 歸口管理部門負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有商務合同文件，並負責監督指導各部門的合同管理工作。
4.2財務部負責合同檔案的費用結算及監督工作。
五、具體內容
5．1合同審批
合同在正式簽訂前，必須按本辦法經審核會簽批准後方可正式簽訂，具體程式如下：
5.1.1合同責任部門填寫「合同會簽單」乙份，隨合同文字及與合同關聯的簽約主體的資格、資信等相關資料交部門領導審查確認。
5.1.2經部門領導審查確認的合同，需要公司專業部門審核會簽的，由責任部門將確認後的合同及相關資料送專業部門會簽。專業部門會簽後再送公司職能部門會簽。
5.1.3責任部門依據上述會簽部門的建議修正合同文字後，報公司領導審核批准。
5.1.4經審核批准的合同，除公司合資合作、涉外合同等必須使用公司行政印章外，均由辦公室加蓋公司合同專用章。
5.1.5辦公室遞交給各部門的會簽合同,各部門在接到合同一日內反饋意見,如遇緊急合同會簽時,各部門須在2小時內給予回覆，特殊情況(出差或請假)在返回當日內回覆。
5．2合同檔案存檔
5.2.1合同簽訂後，合同原件交歸口管理部門歸檔。
5.2.2凡涉及採購、基建、勞務、廣告、法律援助、諮詢、訴訟、仲裁、賠償、和解等行政事務及後勤管理方面的合同，由辦公室綜合管理員負責存檔。
合同正本及會簽單原件留辦公室存檔，影印件乙份交財務部作財務備查。
5.2.3凡涉及招標、投標、運輸、承包、投資、技術引進、技術開發等有關公司業務方面的合同，由客服總務科綜合管理員負責存檔。
合同正本及會簽單原件留客服總務科存檔，影印件兩份，乙份交財務部作財務備查，乙份交業務部門監督執行。
5.2.4新建立關係的**商或客戶，應索取對方簽約人的授權委託**書，並對照第五條5.2.2及5.2.3相應歸口管理部門存檔。
5.2.5歸口部門在合同存檔時，需將合同(除**外)的售後服務條款交由業務部門自行存檔。
5．3合同文件的管理
5.3.1合同文件以年代結合專案性質進行分類編號。
5.3.2儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
5.3.3歸口管理部門要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，並根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
5.3.4合同文件的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
5.3.5借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
5.3.6各部門借閱合同文件時，需辦理合同借閱申請手續，經客服總務科長批准即可借閱；借閱涉及公司經營專案的合同，需總經理審批後方可借閱。
5.3.7合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者依據《公司保密管理制度》進行處罰。
六：流程
6.1合同會簽流程見附件。
七、附則
7.1本法則由辦公室負責起草及修訂。
7.2本法則最終解釋權歸辦公室所有。
7.3本法則自公布之日起實施。
合同會簽單
contract joint-check sheet
合同會簽流程圖
1 3合同檔案管理辦法
建設 合同檔案管理辦法 第一條為加強本公司的合同檔案管理，配合合同管理制度的實施，有效地保護和利用合同檔案，維護公司合法權益，特制訂 廈門市巨集偉建設集團 合同檔案管理辦法 以下簡稱 辦法 第二條公司各員工均有保護合同檔案的義務。第三條為確保合同檔案安全和方便利用，應採用科學手段，進行電子化 網路化...
合同檔案管理辦法草稿
為進一步規範合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化 制度化 科學化。一 本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議 合同文字 不包含勞動合同 二 合同檔案管理原則 1 合同檔案實行公司綜合部集中統一管理，以確保檔案的完整 完全和有效利用。2 綜合部指定專人負責...
20150616公司合同檔案管理辦法
公司合同檔案管理辦法 為了進一步規範合同文案管理工作，提高合同管理水平，逐步實現合同管理工作的規範化 制度化 科學化，特制訂本辦法。一 本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議 合同文字 不包括勞動合同 二 合同檔案管理原則 1.合同檔案管理由簽署部門保管，並登記編號，同時財務部。2.各...