合同檔案管理制度

為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現公司合同檔案管理工作的規範化、制度化、科學化，現結合公司的實際情況，特制定本制度。

本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以採購、銷售專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案、投標檔案、技術方案、專案合同文字（包括採銷合同）、專案設計方案、相關會議記要、專案驗收資料等。

1、合同檔案實由公司商務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、商務部負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件資料。

3、財務部視具體情況可留專案合同影印件做為催收貨款使用。

1、各部門在正式簽署合同後須將合同正本原件移交商務部。

2、合同專案終止後各部門須將該項目的所有技術資料彙總成冊，經部門經理鑑定，具有長久儲存價值的技術資料向商務部移交。

3、移交的合同文件必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

4、合同文件移交時，必須編制檔案移交清冊並當面清點，填寫《檔案歸檔登記表》（見附件表一）。雙方簽字認可後方為完成交接手續。

1、合同文件以年代結合專案性質進行分類編號（按公司原制定的專案檔案編號方法編號）。

2、儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

3、商務部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

4、商務部應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在商務部查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須填寫《合同檔案借閱登記表》（見表二）經商務部經理簽字同意後，方可在商務部辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、借閱者有義務保持所借檔案資料的完整、整潔，如果為光碟軟盤類資料要盡量保持載體無劃損。

7、借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節輕重予以處罰。

8、所有借閱者不得將借出的保密性檔案資料在未經許可的情況下私自影印、拷貝或其它任何方式留有復件。如是工作需要須影印檔案資料的，須在《合同檔案借閱登記表》備註說明原因。

9、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，也不得在公司內部傳閱，違者視情節予以處罰。

10、為方便資訊資料的流通，所有檔案資料均有一定借閱期限，借閱期限依檔案資料的類別由檔案管理員告知歸還日期，如因工作需要檔案資料還需繼續使用的，需辦理續借手續。

1、本制度自2023年7月1日起開始實施。

2、本制度由公司行政部負責監督執行。

3、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

檔案歸檔登記表

表一檔案管理流程

一、檔案資料歸檔

二、檔案資料及檔案借閱

合同檔案管理制度

為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現公司合同檔案管理工作的規範化 制度化 科學化，現結合公司的實際情況，特制定本制度。本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以採購 銷售專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案 投標檔案 技術方案 ...

合同檔案管理制度

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是公司為維護自身的合法權益而採取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整儲存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護公司的權益。為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平...

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為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化 制度化 科學化，特制定本制度。一 本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議 合同文字。不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案 二 合同檔案管理原則 1 合同檔案管理實行辦公室集中統一管理，以確...