目錄第一條合同檔案管理目的2
第二條合同檔案管理範圍2
第三條檔案管理職責2
第四條合同檔案的移交2
第五條合同檔案的保管期限2
第六條合同檔案管理辦法3
第七條合同檔案的鑑定與銷毀3
第八條罰則4
第九條附則4
附件一： 《合同檔案交接清單》
附件二： 《合同檔案借閱登記表》
附件三： 《合同檔案銷毀清單》
第一條、合同檔案管理目的
為了規範合同檔案管理工作並保證合同檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
二、合同檔案管理範圍
本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司（廣州市精都實業****、廣州市精都實業****白雲分公司、廣州五號停機坪商業經營管理****）在經營業務中形成的各種協議、合同文字、各類公函、通知（包括但不限於協議或合同的附件、對方加蓋紅章五證）等。
三、檔案管理職責
1、 法務部負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各部門的合同管理工作
2、 各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文件管理
3、 檔案管理部門應對合同檔案形式與內容的規範性進行分析，保證不遺漏與合同有關的檔案材料，能夠準確、有力地反映其合法權益
4、 檔案管理部門應定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協議等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報督促
5、 合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履**況，從而確定合同檔案的歸檔範圍，並隨情況的變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔
6、 檔案管理部門應主動及時的收集相關資料，避免合同檔案的遺漏及時效的損失
7、 每半年對合同文件進行清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任
8、 檔案管理部門要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單
9、 合同文件的儲存條件：防火，防潮
四、合同檔案的移交
1、各業務部門應在簽署合同後的當日將合同原件、合同會審表原件、呈批件（包括但不限於活動呈批件、商鋪租賃條件審批表）原件、對方加蓋公章證件（包括但不限於營業執照、組織機構**證、國稅證、地稅證、法定代表人身份證）各1份（如合同為委託代表人簽字，需提供授權委託書原件及委託代表人身份證影印件各1份）移交合同檔案管理部門；如相關證件無法當日移交的，各經辦部門最遲應在合同簽署後的乙個星期內移交。
2、合同移交時，負責合同檔案管理工作的人員應當麵點清，並與各業務部門的經辦人員簽署「合同檔案交接清單」(該合同檔案交接清單應一式二份，經辦部門與法務部各執乙份)，由合同檔案管理部門保管的「合同交接清單」應與合同共同歸檔。
3、合同履行完畢後，各經辦部門需將該合同專案所涉及的所有技術資料彙總成冊，經各部門經理鑑定後，具有長久儲存價值的技術資料向合同檔案管理部門移交存檔。
五、合同檔案的保管期限
1、合同檔案的保管期限分永久、長期、短期三種。長期為15年以上；短期為15年以下，三年以上。
2、確定合同檔案保管期限的原則：
（1）、凡是對公司影響重大或具有長遠利用價值的合同檔案，列為永久保管；
（2）、凡是在較長時間內對公司有影響或有考察利用價值的合同檔案，列為長期保管；
（3）、凡是在較短時間內對公司有影響或有考察利用價值的合同檔案，列為短期保管。
六、合同檔案管理辦法
1、合同檔案以年代並按部門進行分類編號。
2、各部門因工作需要，借閱本部門的合同檔案（包括合同及相關證件）需填寫「合同檔案借閱登記表」，並經本部門領導及檔案管理部門負責人批准後，方可借出。
3、公司各部門借閱非本部門的合同檔案需填寫「合同檔案借閱登記表」，並經本部門領導及總經理的共同批准後，方可借出。
4、借閱人不得洩密、塗改、偽造、拆散、撕毀、轉借、影印合同檔案材料，如有特殊情況需要轉借、影印的，需經總經理的批准。
5、借閱的合同檔案用完後應及時歸還，借用時間一般不得超過三天。如需延長借閱時間的，需由合同檔案管理部門負責任人批准。
6、借閱人應當對合同檔案進行妥善保管，不得遺失。
七、合同檔案的鑑定與銷毀
1、各業務部門應定期對本部門的合同進行鑑定，對於合同期限已屆滿的合同應及時以書面的形式彙總到合同檔案管理部門。原則上各業務部門應每半年進行一次彙總。
2、合同檔案管理部門定期對所儲存的合同檔案進行鑑定，對儲存期限已滿的合同檔案，按規定進行銷毀。
3、檔案鑑定工作由合同檔案管理部門負責人組織，有關部門參加組成檔案鑑定小組，對被鑑定的合同檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
4、合同檔案鑑定小組審定，並經總經理及董事長批准後方可銷毀。
5、銷毀合同檔案的，需在指定地點進行銷毀，且應有兩名以上的監督人員在場並在「合同檔案銷毀清單」上簽字。
八、罰則
1、公司各部門及各經辦人員無故延期或不交合同檔案（包括但不限於合同），經合同檔案管理部門催交後，經辦部門或經辦人員仍拖延移交的，責令經辦人員及經辦部門領導寫出書面檢查，並予以公司內部通報批評。
2、所有員工違反本制度第六條第四款之規定，洩密、塗改、偽造、拆散、撕毀及未經同意轉借、影印合同檔案的，視具體情況要求其部門領導及當事人出具書面檢查並予以公司內部通報批評；如造成惡劣後果的，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、所有員工違反本制度第六條第五款之規定，未在規定的借閱期限歸還合同檔案的，限期歸還，並責令其出具書面檢查。
4、所有員工違反本制度第六條第六款之規定，遺失合同檔案的，應當立即報告，並在公司內部予以通報批評；如因遺失合同檔案，洩露公司商業秘密的，視情況嚴重程度追究其相關責任（包括書面檢查、罰款、甚至依法追究法律責任的措施）。
九、附則
1、本制度的解釋權歸合同檔案管理部門。
2、本制度中所涉及的「合同檔案交接清單」、「合同檔案借閱登記表」、「合同檔案銷毀清單」為本制度的附件。
3、本制度自年月日起實施，公司所有員工應予以遵守並嚴格執行。
合同檔案管理制度
為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現公司合同檔案管理工作的規範化 制度化 科學化，現結合公司的實際情況，特制定本制度。本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以採購 銷售專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案 投標檔案 技術方案 ...
合同檔案管理制度
為規範公司檔案管理工作並保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，逐步實現公司合同檔案管理工作的規範化 制度化 科學化，現結合公司的實際情況，特制定本制度。本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的以採購 銷售專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案 投標檔案 技術方案 ...
合同檔案管理制度
合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是公司為維護自身的合法權益而採取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以完整儲存與合同相關的證據材料，如果有糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護公司的權益。為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平...