勞動合同檔案管理制度

.內部通啟

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to　　致: 各部門date　日期：2023年11月3日

from 　由：北京蓬達度假酒店管理****rf 檔號：rs/009

subject 事由: 關於勞動合同、員工檔案管理制度page 頁數：3頁

關於勞動合同和員工檔案管理的規定

一、勞動合同管理制度

勞動合同：

1、簽訂勞動合同的原則

（1）本著平等自願和協商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。

（2）遵守國家法律、法規和政策。

（3）以書面形式明確規定雙方的責任、權利和義務。

（4）雙方嚴格執行。勞動合同簽訂後，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將按規定追究違約責任。

（5）以酒店經營目標為中心。

2、勞動合同的訂立

（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。

（2）酒店的法人代表或委託人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。

（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：

在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。

（4）新進員工應根據簽訂勞動合同的年限與有關規定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。

（5）勞動合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規定辦理。

3、簽訂後的勞動合同甲乙雙方各持乙份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔儲存。

4、合同到期不續簽的或已解除的勞動合同書均儲存2年。

二、員工檔案管理制度

根據《中華人民共和國檔案法》及有關法規的規定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實行「統一領導，分節管理」的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便於將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑑別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類：

（1）員工人事檔案

員工人事檔案是人事部從個人為單位集中儲存起來的、反映個人一定時期的社會經歷和德才表現的檔案資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑑定、考核、考察資料，學歷和評聘專業技術職稱及專業工種技術等級考核或鑑定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關方面規定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定儲存價值，還要符合進入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。

並實施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批准；查閱管理人員人事檔案按管理許可權辦理審批手續。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，並經有關領導批准。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不准向無關人員洩露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

（2）員工的工作檔案

從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經歷，思想品德；業務表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

對員工的各種資料進行彙總、鑑別、分類和歸檔。

2、人事部工作檔案

人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。

（1）人力資源檔案

有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計畫，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。

（2）工資福利檔案

有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計畫，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發放及變更記錄、月度員工考勤彙總等。

（3）教育培訓檔案

有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計畫，教育培訓工作、教育管理等活動中產生的，經整理並儲存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、**和音像資料等。

（4）行政人事檔案

有關請示、批覆、報告、通知等檔案、工作計畫，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。

（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

3、檔案儲存期

離職人員檔案儲存2年。

檔案管理工作流程

酒店檔案工作的主要流程是：

1、接收：凡酒店經營管理活動中形成和使用的，業已辦理完畢並具有查考價值的檔案、報告、規定、通知及有關資料、**、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收範圍。

酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應於次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

2、整理：

（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為乙個全宗。

（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，製成統一的分類檔案。

（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

3、保管及利用

（1）、酒店檔案應由專人負責保管，並定期進行檢查。

（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經總經理批准。

（3）、借閱結束後，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

4、鑑定和移交

（1）、檔案鑑定工作在相關領導的領導下，組成鑑定小組，按規定進行。

（2）、銷毀失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領

（3）、銷毀失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，登記造冊，經酒店領導批准，由兩人在指定地點監銷。

（4）、檔案移交要按國家有關規定執行。

（5）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續後方能離崗。

勞動合同檔案管理制度

勞動合同檔案表

合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

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