通常大型資訊系統開發專案都具有相當的難度和複雜性，並且專案工作會涉及到眾多的專案干係人，因此，加強專案溝通管理尤為重要。與資訊系統專案成功有關的三個主要因素是使用者參與、管理層的支援、需求的清晰表達，所有這些因素都依賴於擁有良好的溝通技能。根據特定資訊系統專案的實際情況，通過制定切實可行的溝通計畫、採取積極主動的溝通、建立暢通的溝通渠道和注重溝通技巧、實施績效激勵等專案溝通管理工作，可以確保專案開發如期、按質量完成。
一、制定切實可行的溝通計畫
針對專案基本情況，制定乙份詳細的專案溝通計畫，明確專案干係人的溝通需求，是專案溝通管理的首要任務。首先，對專案干係人資訊做全面收集和整理，將所有資訊納入溝通資料庫管理。經過細緻分析，對於大型資訊系統專案，一般可以確定四類重要專案干係人：
專案需求方、專案開發團隊本身、公司高層領導、有關職能經理。可以說，這些干係人對於專案需求的獲取、專案成果的驗收、專案團隊凝聚力的形成、團隊效率的提高、專案工作的正常穩步推進都起著至關重要的作用。因此，對他們的溝通需求必須逐一重點分析，明確針對他們的溝通專案、溝通目的、溝通頻率、起止時間和溝通媒介。
同時，在溝通計畫中制定統一的溝通文件，以及標準的溝通流程。例如：針對不同層次干係人的周進度報告、月進度報告、階段評審報告、緊急事件報告等。
專案管理實踐證明，通過採用成熟的溝通工具、過程和文件模板，專案組成員之間、與其他干係人之間的溝通才更加順暢，可以明顯提高溝通效率，保證專案的按時完成。
溝通計畫中還可以明確工作匯報方式，如專案組成員對專案經理或專案經理對上級和相關人員的工作匯報、匯報的具體時間和形式。
二、採取主動溝通確保專案質量
專案團隊與專案需求方的溝通是溝通工作的重中之重，專案經理應倡導主動溝通。為了確保能夠準確獲取專案需求、專案工作能正確實施、專案成果能夠順利交付，在整個專案程序中，應始終保持與需求方的充分溝通。
在需求開發階段，針對需求方提出的《需求說明書》，系統分析人員應盡可能深入基層部門了解需求，並將經過重新整理的《需求說明書》與需求方進行溝通，通過反覆討論和磋商，力求達到一致理解。通過以上充分溝通後，專案組制定的《需求規格說明書》才能順利經過需求方簽字認可。專案實施中，專案經理應每月定期將系統詳細實現情況形成報告提交需求方，同時要求需求方工作人員進入開發現場參與測試和體驗，以確保系統符合要求，並由需求方提供書面確認。
上述範圍確認過程中，開發組與需求方應就系統的後續開發經常交換意見，這種溝通既有利於適當吸收需求方的新意見，完善開發工作，又能促使需求方對系統形成正確、合理的看法，拋棄不切實際的要求。在專案驗收階段，如果上述主動溝通工作能做到位，基於準確獲取需求，開發成果分階段得到確認，並且雙方在持續的溝通中對資訊系統達成了共識，需求方將對專案成果高度認同，實現順利驗收。
三、建立暢通的溝通渠道，強化過程溝通
為了達到良好的溝通效果，專案團隊需要建立暢通的溝通渠道。首先，應將所有的專案干係人按照職能進行分類，制定通訊錄便於聯絡。並在郵件系統中分別建立群組，使得使用電子郵件溝通時準確、高效、不會遺漏相關人員。
專案會議被定位成高效溝通的重要渠道，每次會議前應及時發布會議通知，明確會議的目的、時間、地點、參加人員、會議議程和議題，並下發會議資料，以便大家提前準備，有效地節約會議時間。會議中由專人做好會議紀要，會議結束前進行總結，重申會議決議。
與公司高層領導的溝通則要突出重點、簡要高效。高層領導事務繁忙，對專案工作更關注整體而非細節，因此專案經理應每月定期提交《專案整體進展報告》，報告應涵蓋專案進展情況、當前主要工作和專案重點難點等。專案經理還可以向高層領導做簡短的當面匯報，一方面了解領導對於專案進展的反饋意見，另一方面可對重要專案問題進行說明。
專案開發團隊內部還應建立靈活多變的溝通方式，並適時開展技術交流。如果專案團隊集中同地辦公，則很多問題可以當面直接交流、或寫在公告欄上，但重要問題需以郵件通知相關人員，並抄送給專案經理，以便專案經理及時跟進，並酌情將部分問題納入例會討論。團隊內部還可以建立技術交流平台，不定期舉行技術講座，例如：
開發技巧研討、熱點技術**，並且可以邀請需求方專家講解實務流程。技術交流力求緊密聯絡專案工作，既能提高專案成員的個人技能，也對專案進度和質量有很大的促進作用。
四、注重溝通技巧，以績效確保專案進度
在專案管理中，還可以採取一項提高專案整體工作績效的重要舉措：將專案團隊成員的工作績效定期反饋給職能經理。由於專案團隊成員可能來自各個不同的職能部門，專案工作結束後將各自返回，職能經理的認可影響到團隊成員的職業發展。
專案經理在專案工作中應與各職能經理保持緊急聯絡，取得職能經理對專案人力資源的持續支援。每月末將專案成員的工作績效向其本人和職能經同時進行反饋，反饋情況主要包括：該成員的工作完成情況、對專案工作的突出貢獻以及不足之處（例如工作質量問題、進度未及時完成及有關原因）。
由於反饋資訊的激勵鞭策作用，專案成員將專注於合理安排時間，積極主動的發現和解決專案工作中存在的潛在問題，努力提高工作質量。專案管理實踐證明，採用這一溝通措施，專案工作較少出現進度落後的情況，專案質量也能明顯提高，專案經理和職能經理共同對專案成員給予書面或口頭肯定，有利於專案成員保持工作熱情，對專案按時保質完成起到一定作用。
五、結束語
在資訊系統專案中具備良好的溝通和團隊管理，才能保證專案如期高質量完成。合理的溝通計畫、主動溝通、良好的溝通技巧有助於專案經理控制專案進度和質量，保證專案成功。當然，每個專案都具有自身的特點、溝通方法、溝通形式可能不盡相同。
但是無論怎樣，作為專案經理，必須保證專案在乙個規則、和諧、合作、理解、溝通的環境下進行，因此，在進行專案溝通管理時把握規則與人性化管理的平衡是我們繼續努力的方向。
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