1 目的
規範物資管理程式、控制物資流向和使用、滿足各部門的需求，努力降低營
運成本，杜絕浪費。
2 適用範圍
適用於酒店物資的發放、領用、儲存、保管的管理。
3 引用標準和檔案
3.1 iso 9001:20006.3 基礎設施
6.4 工作環境
3.2 《質量手冊》第六章第二節資源提供
4 職責
4.1財務總監負責對全酒店物資管理的監督。
4.2會計部主任具體負責物資從到貨到領用全過程的執行與管理。
4.3倉庫主管負責管理倉庫物資的收發保管、登賬及補倉工作。
4.4採購部經理全面負責物資的採購。
4.5各部門經理負責部門物資的領用、使用和保管的控制管理。
5 程式要求
5.1工作特性
細緻、準確、及時地保證物資的儲備與發放。
5.2物資管理控制流程圖（見附圖）。
5.3物資分類
5.3.1 每類物資分別建帳，由專人保管。
5.3.2 食品庫：調味品、罐頭、凍貨、食油、公尺麵。
5.3.3 工程庫：電線、燈飾、電氣開關、工程配件等。
5.3.4 雜品庫：文具、辦公用品、客用品、清潔用品、洗滌用品、棉織品、
餐具、燃料、玻璃器皿。
5.3.5 飲料庫：白酒、紅酒、洋酒、啤酒、軟飲、香菸、茶葉。
5.4申購
5.4.1 倉庫主管根據每一品種庫存及領用情況填寫「申請定貨單」，詳列品名、品牌、需求數量、歷史**、現存數量、要求到貨時間。
5.4.2 「申請定貨單」由成本部主任、採購部經理簽字，交財務總監批准後方可決定購買。
5.5採購
採購部根據批准後的「申請定貨單」進行採購。具體操作詳見《採購控
制程式》
5.6驗收
5.6.1物資到貨後由收貨部根據「申請定貨單」的要求進行驗收。
5.6.2 驗收合格物資需填寫「收貨記錄單」，由驗收人、接收人簽名。
5.6.3 不合格物品由採購部負責換貨或退貨，並由收貨部做好退貨記錄。
5.6.4 倉庫接貨人應配合收貨部嚴把質量、數量關，全部合格後才能在「收
貨記錄單」接貨人處簽字。
5.6.5 物資如更換品牌，必須經使用部門書面同意後方可接收。
5.7倉庫管理
5.7.1 倉庫保管員每天清掃庫房衛生，採取一定滅鼠、防濕措施。
5.7.2 注意防火安全，會使用滅火器，離開時關閉電源，禁止吸菸，易燃物品
單獨存放。詳見《物資倉庫消防安全管理制度》。
5.7.3 倉庫應注意對生人的防範，閒人免進。
5.7.4 入庫物品必須按類擺放整齊，設定物品標籤，定時檢查有效期，庫存量應根據使用部門的領貨情況進行調整。
5.7.5 「倉庫用品領用單」共三聯應及時傳遞各部門，第一聯由財務部保管，
第二聯為領物部門保管，第三聯為倉庫保管。
5.7.6 酒店一級倉庫對各二級倉庫負有業務指導與監督職責，酒水部和香菸二級庫由財務部直接管理。詳見《收銀操作控制程式》、《倉庫管理規程》。
5.8物資管理
5.8.1 每次物資入庫時，應將原存放物資擺放在上邊和前面，新入庫的物資
擺放在下邊和後面，以符合先進先出的原則。
5.8.2 對於有有效期的產品，隨時檢查其是否已到有效期，密閉的罐頭類
食品、飲料，應檢查密封是否破損，其他無有效期的產品也要檢查是
否變質，對於已過有效期和已變質的產品，應及時清理，單獨存放，
填寫「報損單」，經成本部檢查審核報財務總監批准後，由倉庫作相應
處理。5.8.3 香菸等有特殊氣味的產品要單獨存放，茶葉裝在特製桶裡。
5.8.4 食品、乾貨要保持通風，凍貨存放在冷庫裡。
5.8.5 易燃品應存放在避光陰涼處，單獨存放，遠離火種，專人保管。
5.8.6 儲存在倉庫的已報廢但還有利用價值的物品，如報廢棉織品應做數量管
理，登記備查帳。
5.8.7 工程部領用工程工具、工程材料（電器、燈具）應交舊領新。
5.8.8 庫存物資根據使用部門需要採取定量管理。
5.8.9對客人遺留物品的保管，各部門所交的遺留物品應為有保管價值的物品，
在倉庫保管期限為兩個月。如未有客人認領，倉庫在成本會計確認簽字
後，按廢品或垃圾處理。
5.9物品發放
5.9.1 使用部門領用倉庫物品時，應填寫「倉庫用品領用單」，列明領用品名、規格、數量經部門經理、主管副總、財務總監審批之後，倉庫保管員根據批准品名、數量進行發放。
在領用工程倉物品時，應在工程部經理審批後發放材料。材料領用完後，仍需履行主管副總、財務總監的審批手續。
5.9.2 倉庫保管員在「倉庫用品領用單」上填寫實發數量、單價、金額，發貨
人、領貨人雙方在領用單上簽字。「倉庫用品領用單」一式三聯，倉庫和領貨部門各留乙份，另乙份第二天上午傳財務部作帳。
5.9.3 如批准人不在或特別緊急領貨，由使用部門出據借條並由部門經理籤
字，借貨應在兩天之內補辦手續。
5.9.4 發貨時間
1）食品在每天上午9點—11點時段內領用；
2）酒水、香菸在每天14點—16點時段內領用；
3）雜品、客用品在正常上班時段內均可領用。
4）工程材料在每天上午8點—10點、下午15點—16點領用。
5）倉庫下班後領用物品必須由大堂副理、保安同時在現場並在借條上籤
名，借條存放前台收銀處。
5.10登記入帳
倉庫保管員負責入庫單和出庫單登記入帳，建立收支明細帳，倉庫主管
檢查、控制庫存量。
5.11盤點
5.11.1 每月最後一天進行實物盤點，填寫「庫存商品盤點表」結算出帳面餘
額，與財務部的原材料帳和物料用品帳核對，做到帳帳相符、帳證相
符、帳實相符。
5.11.2 盤存溢餘的物資應由財務部衝減酒店費用；盤虧物資應分析原因，經
財務總監批准做入酒店費用或由責任人進行賠償。
5.11.3財務部對二級倉庫進行抽查和監督，設有二級庫的部門，經理負責對二級庫物品的收發、領用、保管過程進行控制，以督促各部門科學管理，減少浪費。
5.12突發事件預案
5.12.1 批准人不在或特別緊急領貨，倉庫主管區別緊急程度，需要時可先領
貨後補手續。
5.12.2 因業務需要，使用部門突然領用大量貨物，而倉庫庫存不夠時，倉庫
主管應及時與採購部聯絡先供貨，後補「申請定貨單」，在最短時間內
解決問題。
5.13管理要點
不缺貨、不積壓，物料擺放整齊，定期盤點，帳實相符。
6 相關檔案
收銀操作控制程式》
物資倉庫消防安全管理制度》
倉庫管理規程》
7 記錄
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C 01物資採購控制程式
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