第三章質量管理體系

2022-08-20 03:21:03 字數 4560 閱讀 8280

(一)體系、管理體系和質量管理體系2000版iso 9000族標準的作用,是「幫助各種型別和規模的組織實施並執行有效的質量管理體系」。可以認為:不了解體系,就不能理解標準,更不能建立和實施有效的質量管理體系。

在管理領域,體系和系統並無嚴格區別,既可稱為體系,也可稱為系統。2000版iso 9000族標準將兩者視為同義詞,所以,質量管理體系,也就是質量管理系統;系統科學的有關理論,同樣可用來研究質量管理體系。

質量管理原則之一「管理的系統方法」強調:「將相互關聯的過程作為系統加以識別、理解和管理,有助於組織提高實現目標的有效性和效率。」

研究體系(系統)的主要「工具」是系統工程。系統工程是以系統為物件的一門跨學科的邊緣科學,是對所有系統都具有普遍意義的一種現代化管理技術,也是研究和解決複雜問題的有效手段。

體系(系統)可以說無所不在,大到宇宙、太陽系、社會,小到企業、產品和過程,都可視為乙個體系(系統)。人們總是通過體系認識自然,了解社會。成功的管理者總是通過體系(系統)去管理組織,通過體系(系統)一來提高管理效率和總體業績。

在系統理論中,將體系(系統)的組成部分稱為體系的單元或元素,當體系的組成部分不很明確或組成部分數量較多時,我們習慣將組成部分稱為「要素」,以強調體系中的主要元素。

iso 9000標準將體系(系統)、管理體系和質量管理體系三個術語定義為:

體系(系統):相互關聯或相互作用的一組要素。

管理體系:建立方針和目標並實現這些目標的的體系。

質量管理體系:在質量方面指揮和控制組織的管理體系。

根據iso 9000族標準約定的術語替代規則,管理體系是:建立方針和目標並實現這些目標的「相互關聯或相互作用的一組要素」。

同樣質量管理體系中的「管理體系」也可用管理體系的定義所替代。

不難看出,質量管理體系和管理體系都具有術語「體系」的所有屬性,其實質都強調「相互關聯和相互作用的一組要素」,而質量管理體系還具有管理體系的屬性。

從定義可看出,質量管理體系具有以下特徵:

(1)具有(在質量方面)指揮、控制組織的管理特徵。

(2)在建立和實現(質量)方針和目標方面,具有明確的目標特徵。

(3)與組織的其他管理體系一樣,其組成要素具有相互關聯和相互作用的體系特徵。

(二)質量管理體系的主要特性

1.總體性

儘管組成體系的各要素在體系中都有自己特定的功能或職能,但就體系總體而言,系統的功能必須由系統的總體才能實現。體系的總體功能可以大於組成體系各要素功能之和,或具有其要素所沒有的總體功能。

體系和要素是辯證的統一。以汽車發動機為例,它本身即可以作為乙個「系統」,而在研究物件是汽車時,發動機這個系統就轉化為汽車這個體系中的乙個「要素」。

2.關聯性

組成體系的要素,既具獨立性,又具相關性,而且各要素和體系之間同樣存在這種「相互關聯或相互作用」的關係。過程控制,特別是統計過程控制的任務之一就是識別、控制和利用「要素」之間的關聯性或相互作用。如:

由於日本的一些企業採用了「三次設計」(系統設計、引數設計、容差設計),充分利用了有關引數之間的關聯作用(統計上稱「互動作用」),從而做到了能用次於美國的元器件組裝優於美國的整機。相反,如果對要素之間的關聯性不加識別和控制,就有可能造成不良後果。又如:

在設計更改中,如果只考慮更改部位的合理性,而不考慮更改對其他部件和整機的影響,這在客觀上就有可能「製造」了乙個質量隱患。

3.有序性

所謂有序性,通俗地講,就是將實現體系目標的全過程按照嚴格的邏輯關係程式化。通常我們不能保證執行體系目標的每個人在認識上完全一致,但必須使他們的行為做到井然有序。體系功能的有效性,不僅取決於要素(內在)的作用,在一定程度上也取決於有序化程度,而這種有序化程度又與組織的產品類別、過程複雜性和人員素質相關。

為了做到有序性,可以編制乙個經過優化了的形成檔案的程式,以規定一項活動的目的和範圍,由誰來做,如何做,在什麼時間、什麼場合做等。對於一些約定俗成的活動,只要大家能習慣地遵循,也不一定通過編制檔案來達到有序化。

4.動態性

所謂動態性,是指體系的狀態和體系的結構在時間上的演化趨勢。

應當強調,體系的結構(包括其管理職責)總是相對保守和穩定的因素,而市場和顧客的需求則是相對活躍和變化的因素,一般而言,前者總是落後於後者,但又必須服從於或適應於後者。為了保持體系的動態平衡,為了使體系能適應於市場和顧客的不斷變化的需求。這就要求乙個組織不僅應當理解顧客當前的需求以滿足顧客的要求,而且應當理解顧客未來的需求和爭取超越顧客的期望。

(一)質量管理八項原則的內容

多年來,基於質量管理的理論和實踐經驗,在質量管理領域,形成了一些有影響的質量管理的基本原則和思想。國際標準化組織(iso)吸納了當代國際最受尊敬的一批質量管理專家在質量管理方面的理念,結合實踐經驗及理論分析,用高度概括又易於理解的語言,總結為質量管理的八項原則。這些原則適用於所有型別的產品和組織,成為質量管理體系建立的理論基礎。

八項質量管理原則是:

(1)以顧客為關注焦點;

(2)領導作用;

(3)全員參與;

(4)過程方法;

(5)管理的系統方法;

(6)持續改進;

(7)基於事實的決策方法;

(8)與供方互利的關係。

(二)八項質量管理原則的理解

1.以顧客為關注焦點

「組織依存於顧客。因此,組織應當理解顧客當前和未來的需求,滿足顧客要求並爭取超越顧客期望。」

顧客是組織存在的基礎,如果組織失去了顧客,就無法生存下去,所以組織應把滿足顧客的需求和期望放在第一位。將其轉化成組織的質量要求,採取措施使其實現;同時還應測量顧客的滿意程度,處理好與顧客的關係,加強與顧客的溝通,通過採取改進措施,以使顧客和其他相關方滿意。由於顧客的需求和期望是不斷變化的,也是因人因地而異的,因此需要進行市場調查,分析市場變化,以此來滿足顧客當前和未來的需求並爭取超越顧客的期望,以創造競爭優勢。

2.領導作用

「領導者確立組織統一的宗旨及方向。他們應當創造並保持使員工能充分參與實現組織目標的內部環境。」

領導的作用即最高管理者具有決策和領導乙個組織的關鍵作用。為了全體員工實現組織的目標創造良好的工作環境,最高管理者應建立質量方針和質量目標,以體現組織總的質量宗旨和方向,以及在質量方面所追求的目的。應時刻關注組織經營的國內外環境,制定組織的發展戰略,規劃組織的藍圖。

質量方針應隨著環境的變化而變化,並與組織的宗旨相一致。最高管理者應將質量方針、目標傳達落實到組織的各職能部門和相關層次,讓全體員工理解和執行。

為了實施質量方針和目標,組織的最高管理者應身體力行,建立、實施和保持乙個有效的質量管理體系,確保提供充分的資源,識別影響質量的所有過程,並管理這些過程,使顧客和相關方滿意。

為了使建立的質量管理體系保持其持續的適宜性、充分性和有效性,最高管理者應親自主持對質量管理體系的評審,並確定持續改進和實現質量方針、目標的各項措施。

3.全員參與

「各級人員都是組織之本,只有他們的充分參與,才能使他們的才幹為組織帶來收益。」

全體員工是每個組織的根本,人是生產力中最活躍的因素。組織的成功不僅取決於正確的領導,還有賴於全體人員的積極參與。所以應賦予各部門、各崗位人員應有的職責和許可權,為全體員工製造乙個良好的工作環境,激勵他們的創造性和積極性,通過教育和培訓,增長他們的才幹和能力,發揮員工的革新和創新精神;共享知識和經驗,積極尋求增長知識和經驗的機遇,為員工的成長和發展創造良好的條件。

這樣才會給組織帶來最大的收益。

4.過程方法

「將活動和相關的資源作為過程進行管理,可以更高效地得到期望的結果。」

任何使用資源將輸入轉化為輸出的活動即認為是過程。組織為了有效地運作,必須識別並管理許多相互關聯的過程。系統地識別並管理組織所應用的過程,特別是這些過程之間的相互作用,稱之為「過程方法」。

在建立質量管理體系或制定質量方針和目標時,應識別和確定所需要的過程,確定可**的結果,識別並測量過程的輸入和輸出,識別過程與組織職能之間的介面和聯絡,明確規定管理過程的職責和許可權,識別過程的內部和外部顧客,在設計過程時還應考慮過程的步驟、活動、流程、控制措施、投入資源、培訓、方法、資訊、材料和其他資源等。只有這樣才能充分利用資源,縮短週期,以較低的成本實現預期的結果。

5.管理的系統方法

「將相互關聯的過程作為系統加以識別、理解和管理,有助於組織提高實現目標的有效性和效率。」

乙個組織的體系是由大量錯綜複雜、互相關聯的過程組成的網路構成的。最高管理者要成功地領導和運作乙個組織,要求用系統的和透明的方式進行管理,也就是對過程網路實施系統管理,可以幫助組織提高實現目標的有效性和效率。

管理的系統方法包括了確定顧客的需求和期望,建立組織的質量方針和目標,確定過程及過程的相互關係和作用,並明確職責和資源需求,確立過程有效性的測量方法並用以測量現行過程的有效性,防止不合格,尋找改進機會,確立改進方向,實施改進,監控改進效果,評價結果,評審改進措施和確定後續措施等。這種建立和實施質量管理體系的方法,既可用於建立新體系,也可用於改進現行的體系。這種方法不僅可提高過程能力及產品質量,還可為持續改進打好基礎,最終導致顧客滿意和使組織獲得成功。

6.持續改進

「持續改進總體業績應當是組織的乙個永恆目標。」

組織所處的環境是在不斷變化的,科學技術在進步、生產力在發展。人們對物質和精神的需求在不斷提高,市場競爭日趨激烈,顧客的要求越來越高。因此組織應不斷調整自己的經營戰略和策略,制定適應形勢變化的策略和目標,提高組織的管理水平,才能適應這樣的競爭的生存環境。

所以持續改進是組織自身生存和發展的需要。

持續改進是一種管理的理念,是組織的價值觀和行為準則,是一種持續滿足顧客要求、增加效益、追求持續提高過程有效性和效率的活動。

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