1 目的
為確保樣品的有效性、完整性，對樣品的接收、保護、流轉、儲存、處置以及樣品的識別、保密與安全工作等各個環節實施有效的質量控制。
2 適用範圍
適用於樣品的接收、保護、流轉、儲存、處置以及樣品的識別、保密與安全工作等管理。
3 職責
3.1 樣品管理員負責檢查接收樣品，做好樣品的標識以及樣品保護、流轉、儲存、處置、識別、保密、安全等過程的質量控制。
3.2 檢測人員負責對樣品製備、測試、傳遞過程中的樣品加以防護。
3.3 業務室負責對樣品保密和安全工作進行督查。
4 程式
4.1 樣品接收
4.1.1 樣品接收由業務室負責。
4.1.2 樣品到達業務室後，樣品管理員對樣品進行接收檢查，特殊情況下由其它人員**。
4.1.3 樣品接收檢查內容：
a、樣品包裝或封條是否完好、正常；
b、樣品狀態是否完好、正常，外貌特徵、數量是否相符，是否適宜檢測；
c、抽樣單、委託合同填寫內容是否完整、準確、規範、字跡清楚；
d、抽樣單、委託單與樣品外標識、內標識的名稱、規格、等級、數量等內容是否相符；
e、樣品要求及說明等。
4.1.4 樣品管理員在接收檢查時發現有偏離時，應作好詳細記錄，並註明原因。
4.1.5 檢測樣品由樣品管理員及時對樣品登記，若數量不夠應在備註欄內填寫清楚，
並對樣品建立唯一標識、狀態標識後對樣品進行流轉、保護、儲存。
4.1.6 委託檢測樣品，由委託人按照檢測要求，簽訂檢測委託合同。
4.1.7 樣品唯一標識
按接收日期和接收順序對樣品進行編號，一樣一號，將樣品編號寫在樣品標籤上，貼在樣品包裝的明顯部位，字跡應清晰。編號規則為：
a、年號+接收日期+序號；
b、年號、接收日期用四位數表式，序號用兩位數表式；
c、如樣品唯一性標識：2011080812,表示2023年8月8日接收的第12號樣品。
4.1.8 檢測室收到樣品後應檢查樣品完整性，若發現有疑問，在未查清原因前，不得進行檢測。
4.1.9 對抽樣質量存在問題的處理，抽樣單及標識問題，可由原抽樣人員與被抽樣單位聯絡解決；如樣品損壞、樣品不符、抽樣方法偏離等，由質量負責人組織召集相關人員參加的抽樣質量分析會協調解決。
4.1.10 對於分包檢測，樣品也應做好唯一性標識，標識上可給出具體要求。
4.2 樣品保管
4.2.1 抽樣人隨身帶回或親自押交樣品的保管：
a、抽採樣品應放置在清潔、無虫、不漏、無汙染的容器內，並能密封完好；
b、抽樣人負責隨時檢查樣品在運輸途中的安全性、符合性，確保樣品的完整；
c、抽樣人及時將樣品及抽樣單傳遞至樣品管理員，由樣品管理員檢查驗收後乙份保管作留樣，乙份流轉到檢測室。
4.2.2 委託檢測，待樣品管理員檢查驗收後，按樣品數量乙份保管作備樣（樣品足夠），乙份流轉到檢測室，否則，委託檢測無保留樣品。
4.2.3 流轉到檢測室樣品由檢測室負責保管，並登記流轉。
4.2.4 樣品接收後，應及時通知樣品管理員將辦理好登記手續的樣品（半日內）轉入樣品庫。
4.2.5 樣品管理員根據樣品的檢測性質，將樣品分為「待檢樣」和「備份樣」，貼上「待檢」、「備份」標籤加以識別，填寫樣品編號，分割槽存放，並按編號順序排列
整齊。4.2.
6 樣品管理員應確保樣品的標識齊全，按類別存放，環境條件與樣品存放要求相符，如通風、防潮、防霉、防蟲、防變質、防盜等，並做好記錄。需要冷藏、避光、密封、隔離儲存的樣品一定要採取相應的儲存條件，如配備空調、冰箱等設施。經常檢視樣品，發現問題及早處理。
4.2.7 樣品庫應清潔、整齊、乾燥，無鼠害，有安全設施，溫濕度符合樣品儲存要求。
樣品庫由專人管理，人走鎖門，非樣品管理人員未經允許不得進入樣品庫。樣品庫配備樣品櫃（帶鎖），分設「待檢」、「備份」和「檢畢」區，分別儲存性質不同的樣品。未經許可，一切無關人員不得進入樣品庫。
4.3 樣品的識別
4.3.1 樣品的識別包括樣品的唯一性標識和樣品狀態標識。
4.3.2 樣品的唯一性標識由樣品管理人員編制，並在樣品外包裝、樣品登記表、樣品流轉單、樣品處理申請、委託合同、原始記錄上標註。
4.3.3 樣品的檢測狀態，以「在檢」、「檢畢」表示，並在相應標識後的方框內打「√」加以識別。
4.4 樣品的流轉
4.4.1 樣品流轉中，樣品管理員與檢測室有關人員應在《樣品流轉單》上簽字交接，並檢查樣品標識和完整性。
4.4.2 樣品傳遞至檢測室簽字交接後均由檢測室主任管理，下達《任務通知單》給檢測人員，待檢樣品應堆放整齊。
4.4.3 檢測人員領採樣品作檢測時，應辦理樣品領取手續；檢測人員應在樣品狀態標識「在檢」 後的方框內打「√」加以識別。
4.4.4 樣品在製備、檢測、傳遞過程中應加以防護，應嚴格遵守有關樣品的使用說
明，避免受到非檢測性損壞，並防止丟失。樣品如遇意外或丟失，應在原始記錄中說明，並向室主任報告，必要時應立即與顧客聯絡。
4.4.5 檢測人員在樣品檢畢後，應入庫儲存，包括有分析意義的損壞的樣品。檢測
人員應在試畢樣品的樣品標識上，在「檢畢」 後的方框內打「√」加以識別。
4.4.6 在樣品流轉過程中，相應人員應保持其樣品惟一性的標識。
4.5 樣品的製備
4.5.1 檢測人員嚴格按照樣品性質和檢測方法的要求，在保證不破壞或損失待測成分的前提下，選用適當方法進行製備樣品。
4.5.2 檢測人員應正確選擇製樣工具和方法，遵守製備規定，不得隨意更改簡化，應保持製樣場所清潔無汙染，確保樣品製備的質量。
4.5.3 樣品製備後供測試用。
4.6 樣品的處置
4.6.1 檢畢樣品留樣期不得少於報告申訴期，一般在客戶簽收檢測報告後15天處理，特殊樣品根據要求另行商定。
4.6.2 檢畢樣品處置應根據與顧客簽訂的有關協議或有關規定的要求，分以下幾種處理方式：
a、客戶要求領回樣品；
b、客戶不要求領回樣品；
c、報廢、報損的樣品；
d、會造成公害，必須監護處理的樣品。
4.6.3 對於客戶要求領回的樣品，在留樣期滿後，樣品管理員應通知客戶及時領回，辦理登記手續；若客戶需提前領回樣品，應在檢測報告發放登記本上簽注「對本檢測結果無異議」之後，方可由樣品管理員辦理退樣手續。
4.6.4 對於客戶不要求領回的樣品，在留樣期滿後，樣品管理員填報樣品處理申請，由業務室主任審核，經站領導批准後進行處理。
4.6.5 對於監護處理的樣品，樣品管理員應按《環境控制和環境保護程式》執行。
4.6.6 客戶領採樣品時應出具抽樣單、委託合同或繳費票據，由樣品管理員確認領樣人身份後，才能為其辦理退樣手續。
4.6.7 樣品處置有關記錄應由業務室妥善儲存，儲存期五年。
4.6.8 分包和室外檢測樣品的管理：
a、檢測室對提供給分包實驗室的樣品，在交付前應檢查樣品完好性，交付分包實驗室的樣品應有對方接收憑證；
b、對於根據檢測工作需要在實驗室外檢測的樣品，檢測室應保護好樣品的完整性並做好樣品標識。
4.7 樣品的保密與安全
4.7.1 嚴格按與客戶簽訂的委託合同或有關規定進行樣品的檢測、儲存和處置，嚴格遵守《保密制度》；留樣期內的樣品不得挪作他用。
4.7.2 對要求擔保的樣品，應根據客戶的特殊要求作出相應安排，包括樣品接收、流轉、儲存、處置及附件資料的管理，採取安全防護措施，保護樣品的完好性和機密性。
5 相關檔案
5.1 《申訴和投訴處理程式》
5.2 《環境控制和環境保護程式》
5.3 《保密制度》
6 記錄
6.1 《樣品登記表》
6.2 《樣品流轉單》
6.3 《樣品狀態標識》
6.4 《任務通知單》
6.5 《樣品處理申請》
18樣品管理程式
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