物流公司管理制度
2023年5月15日發布
北京福田物流****
物流公司商品車回單管理辦法
1.目的
1.1 為了規範商品車退帳、回單管理，降低運營風險，保障運營資金，提高運營效率，特制訂本管理辦法。
2.引用檔案
2.1 物流公司承運商績效考核評價管理辦法（ftm18.270.0-2007）
2.2 物流公司銷售物流業務過程暫行管理辦法（ftm18.265.0-2006）
2.3物流公司安全性管理辦法（ftm18.261.0-2006）
2.4 關於運費結算時間與運費支付審批流程修訂的通知（福田物知字[2006]第195號）
2.5 關於規範調車運費結算流程的相關通知（福田營財知字[2006]）
3.術語解釋
3.1物流可控因素：非自然條件影響的晚到，運輸質損，檔案與車輛實際狀態不符（車輛出庫接車未核對準確），缺少附件/配件（車輛出庫接車未核對準確），承運商丟單，配貨，運輸途中檔案、合格證、附件/配件丟失等因素。
3.2 非物流可控因素：銷售無計畫發車，發錯車，改裝，非運輸質損，車輛製造質量問題，主機廠配置的工具/配件/附件與車輛不配套，調車發車車輛陳舊/不符合商品車狀態經銷商拒收，交通事故，經銷商無正當理由拒收，自然災害不可抗力等因素。
3.3退帳：車輛交接後，承運商持收車單位驗收簽字、蓋章的交接驗收單交於退帳管理員，退帳管理員審核、簽字確認退帳，留存退帳聯，並實現臺帳、系統退帳手續的辦理。
3.4回單：車輛交接後，承運商持退帳管理員審核、簽字退帳，品牌銷售公司簽字確認送達後的驗收單交回財務，財務計酬員收單、計酬。
3.5退帳率：已退帳商品車數佔全部商品車發運量的比率。
3.6回單率：已回單計酬商品車數量佔全部商品車發運量的比率。
4.適用範圍
4.1本辦法適用於物流公司銷售物流業務的退帳與回單管理。
5．職能職責
5.1總經理層
5.1.1負責銷售物流回單管理辦法審核和修訂的批覆。
5.1.2負責各單位回單情況激勵意見的最終批覆。
5.1.3 負責物流公司因回單原因導致的重大風險性管理問題的決策及批覆。
5.2運營管理本部
5.2.1負責回單管理規定的制定與修訂。
5.2.2負責回單管理執**況的監查。
5.2.3負責定期對退帳、回單情況進行彙總、分析、通報。
5.2.4 負責未回單處理計畫的下達、排程。
5.2.5負責對分公司回單管理考核激勵意見的提出。
5.3財務本部
5.3.1負責對退帳與回單情況考核結果的執行。
5.3.2負責審計各分公司運費標準及相關規定執**況。
5.3.3負責監督、指導各分公司財務回單情況的核實、提報。
5.3.4負責監控、排程各分公司財務已回單計酬與相應營銷公司財務發車運輸費用的及時結算，以保證回單在雙方財務上的一致性。
5.4綜合管理本部
5.4.1負責對回單情況激勵依據的核實和簽批流程的轉換。
5.4.2負責回單管理激勵意見的轉換、報批下發。
5.5 分公司
5.5.1運營管理部
5.5.1.1負責分公司回單管理二級實施細則的制定。
5.5.1.2負責分公司各物流部退帳與回單情況的監控、排程。
5.5.1.3負責分公司回單管理計畫、措施的制定、跟蹤、落實。
5.5.1.4負責分公司各物流部日常退帳、回單工作的指導、協調管理。
5 5.1.5負責退帳、回單管理工作中與各相關單位的溝通、協調。
5.5.1.6負責定期對退帳、回單情況進行彙總、分析、上報。
5.5.1.7負責對各物流部、相關崗位責任人、承運商激勵意見的提出。
5.5.2 物流部
5.5.2.1負責發運車輛退帳、回單臺帳的建立、退帳辦理、收單計酬。
5.5.2.2負責監控、排程、督促承運商按規定時間退帳、回單。
5.5.2.3負責與相關部門回單管理工作的溝通、協調。
5.5.2.4負責對承運商未按管控日期及時退帳、回單明細及原因的核實。
5.5.2.5負責物流部月度回單情況的彙總、分析、上報。
5.5.2.6負責對未回單車輛的協調、跟蹤、處理、落實。
5.5.3財務部
5.5.3.1負責未回車輛單明細的核實。
5.5.3.2負責按運費標準及相關管理規定計酬。
5.5.3.3負責按公司資金計畫及結算規定結算承運商運費。
5.5.3.4負責已回單計酬的運費與相應營銷公司財務的及時結算，以保證雙方財務回單的相互一致性。
5.5.3.5負責在原有的月度計畫報表上將實際結算數與提前計酬的收入、成本進行對比，並將差異金額、原因註明。
6.管理內容
6.1《車輛較接驗收單》驗收標準
6.1.1正常交接
6.1.1.1車輛實物不返回物流公司，交接驗收單退帳聯中驗收單位欄所蓋章需與收車單位所標明的名稱一致。
6.1.1.2車輛實物不返回物流公司，調車單調出單位蓋章需與調出單位所標明名稱一致，調入單位蓋章需與調入單位所標明名稱一致。
6.1.2退庫
6.1.2.1交接驗收單車輛需與銷售分公司所開具的退庫入庫單內車輛一致，退庫入庫單需各品牌主管業務副經理簽字，且在中心庫或中轉庫實現系統與實物的退庫。
6.1.2.2調車單需與銷售分公司所開具退庫單內車輛一致，且退庫單需各品牌主管業務副經理簽字，且在中心庫或中轉庫實現系統與實物的退庫。
6.2退帳與回單手續的辦理
6.2.1承運商持車輛接收單位簽字、蓋章確認的交接驗收單到退帳管理員處退帳，退帳管理員對交接單審核、確認無誤後，辦理退帳手續，登入sap系統進行退帳資訊錄入。
同時在退帳、回單臺帳中標識實際退帳日期、偏差天數、偏差原因說明。
6.2.2承運商持需經相關責任人簽字、確認後的交接驗收單計酬聯到財務計酬員處計酬，財務計酬員審核、收單、計酬。
6.3退帳與回單時間管理
6.3.1根據發運商品車發車日期、目的地里程、不同運送方式規定的每天安全行駛里程、配貨時間、返程時間，計算管控退帳天數後確定應退帳時間。
考慮到計酬滯後於退帳的特點，發車應回單時間相應增加3天。如下表：
6.3.2銷售發車指令多點卸車，按最遠點里程計算管控退帳天數。
每增加乙個卸車點，管控退帳時間相應增加一天。銷售公司要求捎帶配件、宣傳資料的,且承運方式為人工駕送的，管控退帳時間相應增加一天。
6.3.3正常發車，交車，遇法定節假日，應退帳、應回單時間順延；
6.3.4應退帳時間為退帳管理員監控、排程承運商退帳時間節點。應回單時間為計酬員排程承運商回單計酬時間節點。
6.3.5退帳管理員依據臺帳對承運商退帳進行監控、排程。
對可能出現的重大風險及隱患，必須及時向分公司及運營管理部反饋，以防患於未然。計酬員依據回單時間規定排程承運商回單計酬。
6.3.6非物流可控因素導致不能及時退帳、回單，要求密切監控、排程，落實具體退帳、回單時間，相應確定退帳、回單日期。
同時要求對未退帳、回單車輛根據未回單原因進行分類管理，明確協調主體、責任主體，制定針對性處理計畫、措施。
6.4回單時間節點控制
6.4.1回單統計截止時間節點控制為每月15日，即上月發車，要求在本月15日之前全部回單。以財務計酬員收單、計酬為回單時間依據。
6.4.3事故車退帳、回單
6.4.3.1要求各分公司安全管理員對事故車的發生、修復、處理進度等情況及時反饋於退帳管理員、財務計酬員。根據修復及事故處理情況相應確定應退帳、回單時間。
6.4.4改裝車退帳、回單
根據實際改裝進度及由此引起的交接異常情況，相應確定應退帳日期和應回單日期。
6.4.5調車退帳、回單
6.4.5.
1自分公司下達調車指令之日起15天內，承運商必須將調車單返回至相應物流部退帳管理員退帳，再由物流部退帳管理員將單據郵寄至品牌銷售公司簽字、確認。正常交接的，要求承運商在銷售分公司簽字確認後的15天內回單。
6.4.5.
2因被調車不符合商品車狀態（超期車況陳舊、工器具不全或缺失、檔案不全、裝配質量）導致車輛延期交付、經銷商拒收、扣壓驗收單等而不能及時退帳、回單的，視同非物流可控因素對待、處理。退帳管理員必須密切監控、排程承運商具體退帳、回單時間，督促承運商退帳、回單。
6.4.6非物流可控因素導致不能及時退帳、回單的，要求退帳管理員密切監控、排程、反饋，落實具體退帳、回單時間。
物流公司小車班管理辦法
第一節總則 第一條為加強小車管理，保證工作用車，保障行車安全，提高車輛使用率，特制定本辦法。第二條公司辦公室為公司小車管理部門，負責小車班的日常管理和協調。第二節車輛排程 第三條堅持公車公用原則，所有用車必須由辦公室主任或指定人員統一安排，不得私自發車。第四條未經公司領導批准，駕駛員嚴禁借車給他人使...
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