檔案管理制度

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水品，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，是公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好的為公司各項業務工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

1. 檔案管理的範圍

本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、人事勞資、後勤服務外事工作等有儲存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計畫工作、統計工作、物資管理、能源管理、產品（水）銷售、財務管理等方面有儲存價值的原始材料。

2. 檔案管理的部門

公司行政辦公司為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專職檔案管理人員，負責檔案進室前的保管工作。

各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案辦公室，使用部門留存影印件。

接受檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好的為公司各項工作服務。

3. 檔案的分類

根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為五大類：（a）建廠檔案類（b）科技檔案類（c）財務檔案類（d）文書檔案類（e）人事檔案類。

以上五大類，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分為若干小類進行管理。

4. 檔案歸檔要求

4.1歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。

4.2歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易儲存的材料，應留影印件，並將原件與影印件一起存檔，並加以說明。

4.3檔案歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份到3份。

4.4歸檔時間：部門或責任人應與相關工作結束後立即（最進一周內）將應立卷歸檔的檔案，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。相關人員在查閱檔案資料後及時歸還，

5.2查閱檔案資料是一般不得複製。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

5.3原則上本公司內部工作人員應工作需要都可以借閱，但必須有所在部門出具借閱申請並由部門經理簽明認可。借閱檔案時應做到一下幾點:

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自開啟檔案櫃翻閱查詢；

5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還。

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人；

5.3.4所借閱的檔案不得隨意更改、塗寫；

5.3.5借閱和歸還檔案時，應辦理清點手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接受方核對簽收。

7.檔案的保管

檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到「八防」：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。

對於不易繼續儲存的檔案資料，應及時複製；對於已破損的資料檔案應及時修復。做好檔案的提供和利用工作。

檔案管理人員要做好檔案的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並鑑定無保留價值的檔案檔案做出銷毀處理意見，相關職能部門經理嚴格審查後報總經理批准後予以銷毀。並將需銷毀的檔案在清單中一一列明。

以下是所涉及到的申請表

公司檔案移交簽收單

歸檔部門年月日

檔案移交人：檔案接收人監交人：

說明：1.本表一式兩份，移交人和檔案室各留乙份。

2.所移交的檔案需經檔案管理員簽字。

公司檔案查（借）閱審批表

年月日檔案銷毀審批表

年月日說明：此表由檔案管理員填寫，審批後實施，行政部存檔。

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