第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順檔案管理工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的負責人對本部門檔案資料的使用、歸檔及相關管理負責。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，辦公室儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中，由各部門負責人對各部門資料自行整理並及時歸檔。如涉及金融財稅方面的資料，由集團財務部儲存原件。屬於工程建設方面的，由相應建設部門儲存原件。
各部門應將相關資料的影印件及涉外事務的影印件報辦公室備案。辦公室負責保管集團會議資料；對內發文原件；對外所有函件、報告及相關單位往來文書；集團公司與外單位、個人簽訂的各類合同、協議等材料；相關糾紛證據材料以及員工合同、勞資、福利等相關檔案。
6、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整公文上的各種附件一律不准抽存。
7、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，辦公室儲存乙份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存乙份。特殊情況只有乙份原件時，由辦公室儲存原件。
8、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交辦公室檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、辦公室設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存盤案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年12月份據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每年移交一次；凡時間超過兩年的檔案，必須移交辦公室檔案管理員，必須保留的盡量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。
第七條本制度從二o 一四年月日起執行。
附件：1、《檔案資料歸檔分類辦法》
2、《檔案借閱登記單》
3、《檔案交接清單》
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2023年9月4日
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