第一條為了加強和規範學生社團聯合會檔案的收集和管理工作，完善檔案管理制度，有效的保護和利用社團聯合會的檔案，根據《廈門大學學生社團聯合會章程（含補充條例）》的有關規定，結合工作實際，制定本條例。
第二條廈門大學學生社團聯合會（以下簡稱「社聯會」）檔案由社聯會檔案組統一管理。檔案組由社聯會資訊檔案部負責。檔案組由社聯會資訊檔案部領導，且由社聯會資訊檔案部資訊監管組人員及各部門檔案管理人員（每個部門至少一人）組成，設立檔案櫃專門儲存檔案。
資訊檔案部資訊監管組人員負責整個社聯會檔案資料的收集、整理、分類、歸檔、入庫、查閱及安全管理等，以保證檔案的完整和安全。檔案分為紙質檔案和電子檔案。
第三條電子檔案由社聯會資訊檔案部安排專人（副部級以上）負責保管，每月月末向主席團匯報存檔情況。紙製檔案管理辦法由以下條例加以說明。
第四條社聯會各部門應由部門內部檔案管理人員及時整理各自取得的檔案，並於每月月末（每月的最後乙個工作日）送交資訊檔案部資訊監管組人員存檔。有獨立檔案保管能力的部門，部門內部檔案可自行保管，並於每月月末（每月的最後乙個工作日）將檔案存檔情況表送交資訊檔案部資訊監管組人員；非部門內部檔案應及時上交給資訊檔案部資訊監管組整理歸檔，以免丟失。
第五條在開展活動的各學生社團也應設立相應檔案保管機構，負責管理各自的檔案資料。各學生社團有定期向社聯會檔案組送交檔案存檔情況表的義務，社聯會檔案組有義務監督和指導各學生社團檔案管理機構的工作，但一般情況下不予干涉。
第六條社聯會檔案一般不得外借。有關機構或個人如需查閱或影印有關檔案資料必須在社聯會工作時間內，向社聯會資訊檔案部部長提出口頭或書面申請，經批准後填寫「檔案借閱登記表」，方可在社聯會辦公室內閱覽或在檔案組人員陪同下將允許影印的資料進行影印。開展活動的學生社團，可以查閱相關檔案及活動資料，社聯會檔案組派專人負責社團檔案的查詢工作。
第七條社聯會檔案組存檔的材料必須真實有效、完整清楚、物件明確、手續完備、分類清晰。
第八條社聯會資料存檔範圍如下：（以下各項均包括紙質檔案和電子檔案）
1. 規章制度：包括廈門大學關於學生社團工作的檔案和制度、社聯會章程和條例規定、社團管理規定、社聯會各部門的規章條例等。
2. 存檔檔案：包括社聯會制定的「紅標頭檔案」、社聯會工作計畫和工作總結、社聯會大會決議、社聯會換屆資料、學生社團提案以及各類通知、公告、調查問卷、學生社團講座彙總等。
3. 社聯會活動資料：包括社聯會歷次「12.
9」活動、納新迎新活動、黨團組織進社團活動及其他由社聯會主辦的大型活動的策劃書、有關活動的臨時檔案，以及活動中形成的有儲存價值的資料等。
4. 交流資料：包括社聯會在各種對外交流活動中形成的有儲存價值的檔案資料，以及與校其他機構交流時形成的重要資料等。
5. 報刊雜誌：包括社聯會編輯出版的《廈大社團》及其他刊物、各學生社團出版的社團自辦刊物，以及對外交流中獲取的各種刊物等。
6. 社團檔案：包括開展活動的各學生社團的介紹、負責人資料、社員名單、社長鑑定表和學期登錄檔、社團手冊等，以及申請成立新社團時遞交的有關資料。
7. 學生社團活動資料：包括各學生社團申請日常活動所填寫的活動卡、申請卡、長期活動申請書，外出活動，以及活動的策劃書、活動總結及活動中有儲存價值的資料等。
8. 影象資料：包括在社聯會或社團組織的活動中留下的具有儲存價值的**和影像資料，以及其他有關影象資料。
9. 工作資料：包括會議記錄、值班日記、諮詢記錄、會議日程表、物資登記表等各種**，以及社聯會工作人員資料。
第九條社聯會資料存檔範圍可根據實際工作需要在經由主席團同意後，由檔案組進行適當的增改。
第一十條資訊檔案部資訊監管組人員定期開會。定期進行總結清理，至少一學期一次。檔案管理人員要做好歸檔記錄，發現問題及時向資訊檔案部部長或主席團反映。
第一十一條本條例自公布之日起實施。本條例解釋權歸社聯會資訊檔案部所有。
附表見文尾
檔案型別：(填表時參閱，以免誤填)
1. 規章制度：包括廈門大學關於學生社團工作的檔案和制度、社聯會章程和條例規定、社團管理規定、社聯會各部門的規章條例等。
2. 存檔檔案：包括社聯會制定的「紅標頭檔案」、社聯會工作計畫和工作總結、社聯會大會決議、社聯會換屆資料、學生社團提案以及各類通知、公告、調查問卷、學生社團講座彙總等。
3. 社聯會活動資料：包括社聯會歷次「社團文化節」活動、納新迎新活動、黨團組織進社團活動及其他由社聯會主辦的大型活動的策劃書、有關活動的臨時檔案，以及活動中形成的有儲存價值的資料等。
4. 交流資料：包括社聯會在各種對外交流活動中形成的有儲存價值的檔案資料，以及與校其他機構交流時形成的重要資料等。
6. 社團檔案：包括開展活動的各學生社團的介紹、負責人資料、社員名單、社長鑑定表和學期登錄檔、社團手冊等，以及申請成立新社團時遞交的有關資料。
7. 學生社團活動資料：包括各學生社團申請日常活動所填寫的活動卡、申請卡、長期活動申請書，外出活動，以及活動的策劃書、活動總結及活動中有儲存價值的資料等。
8. 影象資料：包括在社聯會或社團組織的活動中留下的具有儲存價值的**和影像資料，以及其他有關影象資料。
9. 工作資料：包括會議記錄、值班日記、諮詢記錄、會議日程表、物資登記表等各種**，以及社聯會工作人員資料。
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