為加強各院系檔案管理的系統性、完整性和科學性，也為了優秀學生分會.評比的公平性、公正性和公開性，使學生會的工作形成一定的歷史資料，故建立本制度。
一、日常檔案工作辦法
1、各院系指定檔案的負責人（如各院系學生會的秘書長），負責日常檔案的收集、整理以及保管工作。
2、各院系檔案的負責人應與校學生會秘書處加強聯絡，以利於檔案制度的順利推行。
二、檔案提交辦法
1、檔案內容要求
（1）活動企劃書；經費預算；活動籌備情況；活動人員安排；活動及程序結果；經費報表；活動結束後的整體經驗、教訓；
（2）活動新聞稿。（對於比賽類活動，必註明各輪次的戰況及獲勝方），檔案提示及要求；
（3）對於各院系工作檔案，應以電子檔為主，紙質文件只進行定期檢查，不長期儲存在校學生會秘書處；
（4）對於磁碟、磁帶等介質，向辦公室索取檔案袋，待總結完後一併上交；
（5）檔案上交日期在每月1-3號，檔案上交時由校學生會指定副秘書長簽收，待秘書處審核無誤後方可存檔。若發現問題，再由校秘書處負責人反饋給各院系進行修改。
（6）所有檔案必須統一格式上交：
a、上交檔案採用a4紙製作
b、所有文字均為黑色中文簡體
c、正標題採用三號黑體，正文採用小四號普通宋體
d、醒目條款字型採用加粗傾斜形式
e、1.5倍行間距，首行縮排兩個字元
如上交檔案不符合上述規定的，校學生會秘書處有權於十號前對各院系反饋結果，要求相應院系修改，在十二號前重新上交，15號進行資料的第二次反饋，18號（晚上12點）之前各院系必須把修改好的按時上交，以便校學生會秘書處存檔。
*（7）總結材料內容應當包括思想政治教育、自身建設、常規工作、系院文化活動、權益維護與服務、創新特色工作等6個方面。（具體活動可參考優秀學生分會評選辦法）。
三、檔案查閱辦法
1、查閱前請對照校學生會秘書處檔案清單，明確檔名稱及檔名。
2、認真填寫索檔單，並有各院系學生會部長以上幹部簽名。
3、在指定時間辦理查檔手續，並同時告知校學生會秘書處歸還日期。
4、檔案查閱後請及時歸還，一周內不還秘書處有權查詢並作相應處理。
5.使用者每次借閱檔案的數量不能超過十份，每批檔案借閱時間不能超過兩周。有特殊情況者須向校學生會秘書處負責人匯報，說明原因後，方可多借或續借。
四、獎懲辦法
1、每次主席團例會時，對各院系在此期間所舉辦的一些活動及得分進行公示，並對及時向校學生會秘書處交活動資料的院系給予表揚。
2、各項活動的總結檔案必須在活動結束後一月內整理完成，由指定人員主動交給校學生會秘書處，不交或遲交者均追究責任，造成損失嚴肅處理。
本制度自頒布之日起執行。
【理學系各位部長及秘書處工作人員請注意紅色字型要求，按要求分門別類（6類方面中的一種）上交個部門檔案給秘書處】
各部門檔案本週六11.30前必須上交
（如果有部門需要**請找新聞部，各部門協調工作把9月份工作資料整理好，活動**不求多，但求精）
各院系學生會聯誼活動策劃書
各院系學生會女生部聯誼活動 一 活動主題 增進了解團結合作 二 活動目的 增進校女生部 各學院女生部之間的了解，培養團結協作的精神三 活動時間 11月21日 星期六 晚6 30到9 30 暫定 四 活動地點 體育館 未定 五 活動參加單位 校女生部部長張嘉瑜餘雅維謝予 校女生部幹事毛妍唐娟高斌 成龍...
檔案管理條例
第一條為了加強和規範學生社團聯合會檔案的收集和管理工作，完善檔案管理制度，有效的保護和利用社團聯合會的檔案，根據 廈門大學學生社團聯合會章程 含補充條例 的有關規定，結合工作實際，制定本條例。第二條廈門大學學生社團聯合會 以下簡稱 社聯會 檔案由社聯會檔案組統一管理。檔案組由社聯會資訊檔案部負責。檔...
關於各院系報送服務地方相關材料的通知
各院部 為進一步貫徹落實校領導在服務地方工作專題座談會上的講話精神，各單位要進一步總結經驗 廣泛調研 科學謀劃，切實可行地做好服務地方工作規劃，紮實推進服務地方工作的開展。各院 部 請於10月21日 週三 前，上報如下材料。1 各單位結合座談會發言，進一步充實整理，形成服務地方工作經驗 做法 下一步...