一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的資訊,且是最原始、最可靠的資訊,具有不可估量的開發利用價值。高校檔案部門儲存著數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來,才能體現它們應有的價值。
檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發檔案資訊資源,以滿足學校各類人員對檔案資訊的需求。然而,目前傳統的檔案管理模式在高校仍佔主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處於「養在深閨人未識」的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮作用。
為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依託,實現檔案管理服務模式的創新,從社會需要、學校需要的角度出發,以學校內外的利用者為服務物件,以庫藏檔案資訊為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發利用創造乙個廣闊的空間,實現高校檔案資訊資源的共享。
二、創新檔案管理體系
1.模式創新
目前,高校檔案館(室)雖屬機關部門,但大多為掛靠校辦或黨辦之下的非獨立機構,其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化,應當改變檔案管理工作的地位和作用,將檔案館從校辦或其他部門分離出來,獨立起來,公升格為直屬單位,變成檔案管理的職能部門,由被動執行變為主動決策,這對促進高校檔案管理變革將具有重要意義。
要注重學校的未來方向,把握前瞻性的特點,在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新。
2.思路創新
(1)管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想,更新觀念,改變過去盲目追求「小而全」「大而全」,以藏為主,重藏輕用、被動服務、各自攻破、封閉自導的狀態,本著「以人為本,服務至上」的服務理念,把滿足全社會使用者和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向,以創新理念和創新行為來加強檔案管理,開闢檔案管理發展的新途徑。
(2)管理內容創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源,但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。
單憑本館館藏難以滿足使用者的資訊需求,必須調整、充實館藏內容,提高館藏質量。有目的、有重點、有計畫地採集使用者需要的檔案資源,並對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、整合,使其系統化、規範化、有序化。
(3)管理方式創新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。但隨著時代的發展,檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。
檔案館的管理工作重心要轉向對使用者和檔案員的管理,要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。
(4)人才資源創新。要樹立人才資源是第一資源的思想,克服「見物不見人」和「重使用,輕培養」的傾向,要針對檔案專業人員成長和工作特點,努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信任理解的良好環境,努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員隊伍。要完善檔案幹部終身體系,不斷提高檔案管理人員培訓質量,提公升現職檔案人員的文化和專業程度,切實增強檔案幹部和館員運用專業理論解決實際問題的能力,特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度,加強多層次複合型專業人才隊伍的建設,注重在實際工作中培養鍛鍊人才。
3.手段創新
高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向,其管理方式或利用手段是手工的,嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此,實現檔案資訊化管理,要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設,做好庫藏條目錄入工作,實現檔案條目檢索自動化,解決文件一體化問題,以提高工作效率和服務質量。讓高校檔案管理走上主導地位,實現管理手段的社會化、多元化和優質高效化。
4.實踐創新
(1)加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性,內凝外聯,改革創新,整體推進。要強化校內宣傳,取得學校各方面的理解和支援。
(2)加強資訊資源建設,開展資源整合。優化館藏,提高檔案利用率,強化資訊科技利用,及時購買檔案管理軟體,擴大對於數字資訊的發掘、整理、組織以及使用,設計乙個多功能並具有吸引力的**來指導使用者直接使用各種有用的網上資源。
(3)建立檔案管理人才競爭機制,鼓勵館員輪崗,帶動知識在館內流動,在工作中學習、成長。鼓勵檔案管理人員通過寫作、出版、講座或以輔導方式與他人共享自己的管理知識和專業技術。注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育,以保證專業知識的更新和擴充。
鼓勵館員利用業餘時間參加各種繼續教育課程的學習。
檔案管理工作的創新和發展研究
作者 楊永香 新西部下半月 2011年第08期 摘要 檔案管理工作存在的問題凸顯出與社會經濟發展和迅猛發展的科學技術要求不相適應的一面。因此，需要我們改革現行管理辦法，健全完善檔案管理工作機制，不斷提高檔案工作人員自身素質，創新和提公升檔案管理的科學化水平，建立起不斷適應我國社會發展和現代化建設需要...
檔案管理工作標準
目錄1 目的 3 2 適用範圍 3 3 定義與縮寫 3 4 職責 3 5 管理要求 4 5.1 檔案工作總則 4 5.2 檔案工作組織 4 5.3 檔案工作制度 4 5.4 檔案業務工作 5 5.5 檔案資訊化建設 8 5.6 檔案工作設施裝置 9 6 引用檔案 10 7 相關記錄 10 8 附件 ...
檔案管理工作程式
1 業主檔案歸檔 1.1每月一次將業主的各項費用繳款通知單進入每個業主的檔案袋 1.2對於新進業主的資料進行收集 整理後建立乙個新檔案，並根據樓層 單位等按順序整齊擺放，查詢方便 1.3每月30日對業主異動情況進行統計，並進入業戶檔案 1.4嚴格按 業主檔案管理規定 進行管理。2 分公司檔案 資料歸...