目錄1 目的 3
2 適用範圍 3
3 定義與縮寫 3
4 職責 3
5 管理要求 4
5.1 檔案工作總則 4
5.2 檔案工作組織 4
5.3 檔案工作制度 4
5.4 檔案業務工作 5
5.5 檔案資訊化建設 8
5.6 檔案工作設施裝置 9
6 引用檔案 10
7 相關記錄 10
8 附件 10
1 目的
為明確公司檔案工作原則、組織和制度要求，建立檔案資訊化建設、檔案工作設施裝置配置等方面的方法與技術指南，特制定本標準。
2 適用範圍
本制度適用於四川泰來工程****設計分公司。
3 定義與縮寫
檔案：各部門在研發、生產、經營和管理活動中形成的有儲存價值的各種形式的檔案。
檔案工作：企業履行檔案管理職責的行為和活動。
電子檔案：具有儲存價值的歸檔電子檔案及相應元資料、背景資訊和支援軟體。
檔案資訊化：運用資訊科技對歸檔檔案、資料資訊資源及檔案進行採集、整合、維護、處置和提供利用服務的檔案管理提公升過程和工作方式。
4 職責
5 管理要求
5.1 檔案工作總則
5.1.1 檔案是公司知識資產和資訊資源的重要組成部分，檔案工作是公司各項經營管理活動的基礎性管理工作。
5.1.2 檔案工作應實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。
5.1.3 檔案工作應以滿足公司各項活動在證據、責任和資訊等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為公司的經營管理和持續發展提供有效服務。
5.1.4 公司應採取必要措施，維護檔案的完整、準確、系統與安全。
5.2 檔案工作組織
5.2.1 組織系統建設
5.2.1.1 檔案工作領導
公司檔案工作的分管領導原則上應為公司第一負責人。
5.2.1.2 檔案人員配備
公司檔案室應配備專職檔案人員；各部門應配備專職或兼職檔案人員，同時應保持檔案人員相對穩定。
5.2.1.3 檔案工作體系
公司應建立以各部門專兼職檔案人員為基礎，行政負責人為第二責任人、公司總經理為第一負責人為的**檔案管理工作體系。
5.3 檔案工作制度
5.3.1.1 明確各部門檔案形成、歸檔責任。
5.3.1.
2 主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，檔案的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑑定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋許可權等。
5.3.1 管理制度
5.3.2.1 檔案歸檔要求。應明確檔案歸檔範圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程式、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。
5.3.2.2 檔案保管要求。應明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責。
5.3.2.3 檔案鑑定銷毀要求。應明確鑑定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。
5.3.2.4 檔案統計要求。應明確統計內容、統計要求和統計資料分析要求。
5.3.2.5 檔案利用要求。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查(借)閱檔案的許可權和審批手續，提出接待查(借)閱檔案的要求。
5.3.2.6 檔案保密要求。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。
5.3.2.7 電子檔案管理要求。應對公司各資訊系統中形成的電子檔案提出歸檔、管理和利用要求。
5.3.2.8 檔案管理系統操作要求。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟體、硬體的操作要求。
5.3.2 業務規範
5.3.3.1 檔案、檔案整理規範。應明確檔案立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。
5.3.3.2 檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目範圍。
5.3.3.3 檔案歸檔範圍和保管期限表。應明確各類檔案歸檔的範圍及其相對應的保管期限。
5.3.3.4 特殊載體檔案管理規範。應明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。
5.4 檔案業務工作
5.4.1 檔案的形成、積累
5.4.1.1 檔案形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。
5.4.1.2 檔案形成者應將辦理完畢、有儲存價值的檔案及時交本部門或專項工作檔案人員保管。
5.4.2 檔案整理與歸檔
5.4.2.1 檔案整理
檔案立卷整理應遵循檔案形成規律，區分保管期限，保持檔案間有機聯絡。文書、科技、會計、人事等門類檔案的整理，應分別符合相關工作規範的要求。
5.4.3.2 檔案歸檔範圍
公司在籌備、建設、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有查閱、證明價值的各種載體形式的檔案都應納入歸檔範圍。
5.4.3.3 歸檔檔案的主要**有：
（1）本公司形成的檔案；
（2）本公司引進專案、外購裝置等接收的檔案；
（3）本公司參與的合作專案，合作單位按要求應向本公司提交的檔案；
（4）本公司執行、辦理的外來檔案。
5.4.3.4 公司應根據經營管理範圍和業務活動型別制定檔案歸檔範圍和保管期限表。
5.4.3 公司檔案歸檔時間
5.4.3.1 經營管理工作、行政管理工作中形成的檔案一般應在辦理完畢後的第二年一季度歸檔。
5.4.3.2 合同協議、智財權等檔案應隨時歸檔；
5.4.3.3 磁帶、**及底片、膠片、實物等載體形式的檔案應在工作結束後及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。
5.4.3.4 更新、補充的檔案應隨時歸檔。
5.4.4 檔案歸檔要求
5.4.4.1 公司專項工作的檔案收集、整理、歸檔責任制。各部門及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將檔案整理後歸檔。
5.4.4.2 歸檔的檔案應完整、準確、系統，其製成材料應有利於長久儲存，**字跡應符合形成檔案裝置(印表機、影印機、掃瞄器等)標稱的質量要求。
5.4.4.3 歸檔的檔案應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的複製件歸檔。
5.4.4.4 非紙質檔案應與其文字說明一併歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一併歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄後歸檔。
5.4.4.5 歸檔的檔案一般一式乙份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
5.4.4.6 兩個以上單位合作完成的專案，應以合同、協議等形式約定檔案歸檔要求。
5.4.4.7 檔案形成部門應就歸檔檔案填寫《檔案交接登記表》。重要專案檔案歸檔時應由專案管理部門編寫歸檔說明，並經專案負責人審核簽字。
5.4.5.1 檔案與資料的收集
（1）公司應接收所屬部門應向公司提供的檔案。
（3）公司可根據需要收集宣傳報道本公司的新聞資料。
（4）公司可根據研發和市場競爭的需要向部門收集與本公司經營範圍相關的資料。
（5）公司可根據需要向社會、離退休人員徵集檔案、資料。
5.4.5 檔案整理工作
5.4.6.1 公司進行檔案的分類、排列與編目。
5.4.6.2 分類方案應附有分類說明。
5.4.6.3 類別號可採用阿拉伯數字、英文本母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。
5.4.6.4 全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。
5.4.6.5 根據分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。
5.4.6.6 檔號可採用「[全宗號——]分類號(或專案代號或目錄號)——案卷號(或件號或盤、盒、張號)」(表示可選)結構。
5.4.6.7 紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其他載體檔案保管單位的檔號。
5.4.6.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。
5.4.6.9 檔案部門應對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。
5.4.6 檔案保管工作
5.4.7.1 檔案存放應依據檔案載體選擇檔案櫃架。底圖不宜摺疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。
5.4.7.2 檔案入庫前一般應去汙、消毒。受損的檔案應及時修復或補救。對於易損的製成材料和字跡。應採取複製手段加以保護。
5.4.7.3 庫房管理
（1）庫房應保持乾淨、整潔，並具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。
（2）庫房溫、濕度應符合各類檔案載體的保管要求，並有溫濕度登記。
（3）庫房裝置運轉情況應定期檢查，並及時排除隱患。
（4）庫藏檔案應定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數量發生變化時應記錄說明。
5.4.7 檔案鑑定工作
5.4.8.1 公司檔案室應成立由總經理、分管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑑定委員會(或小組)，負責確定檔案保管期限和到期檔案鑑定。
5.4.8.2 檔案保管期限應根據檔案對各公司的現實和今後工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。
5.4.8.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執行《會計檔案管理辦法》。
5.4.8.4 永久保管檔案。凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
5.4.8.
5 定期保管檔案。凡是反映公司一般工作活動，在一定時間對本公司各項工作有參考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年和10年。
5.4.8.
6 公司應定期對已到保管期限的檔案進行鑑定。經檔案鑑定委員會鑑定，仍需繼續儲存的檔案應重新劃定保管期限；對保管期滿確無儲存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊，經公司法定代表人批准後進行監督銷毀。銷毀清冊永久儲存。
5.4.8 檔案統計工作
5.4.9.1 公司檔案室和各級檔案部門應及時、準確地填報公司檔案工作年報及有關統計報表。
5.4.9.2 建立檔案工作統計台賬，主要內容包括：檔案館(室)藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設施、裝置情況；檔案銷毀情況等。
檔案管理工作程式
1 業主檔案歸檔 1.1每月一次將業主的各項費用繳款通知單進入每個業主的檔案袋 1.2對於新進業主的資料進行收集 整理後建立乙個新檔案，並根據樓層 單位等按順序整齊擺放，查詢方便 1.3每月30日對業主異動情況進行統計，並進入業戶檔案 1.4嚴格按 業主檔案管理規定 進行管理。2 分公司檔案 資料歸...
檔案管理工作心得
檔案管理是企業管理的重要組成部分，它能記載和反映出公司日常工作和建設活動的全過程和成果，可及時為領導決策和各工作部門提供內容翔實的資訊資料。因此，我們必須把檔案的整理 立卷 歸檔和保管工作當做一項十分重要的任務來抓好 抓實。如何做好本單位檔案管理工作？一 目標與前提 檔案管理的最佳狀態，即達到收集完...
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