為加強檔案工作，全面提高檔案管理水平，以更好地為機關各項工作服務，特制訂本制度。
一、檔案管理體制和職責範圍
1.檔案管理體制
(1) 辦公室檔案管理按分級管理的方法進行，在辦公室主任的領導下，由分管副主任、機要檔案室、各科室組成檔案管理網路。
(2)辦公室建立科學的檔案管理網路，各科室須明確相對穩定的兼職檔案人員。業務上接受檔案室的指導。
(3)檔案管理人員應努力提高學識水平和工作能力。
2.職責範圍
(1)檔案室是辦公室負責檔案管理的專門科室，職責與許可權按照辦公室檔案工作崗位職責執行。
(2)辦公室由分管副主任具體負責檔案工作，檔案室必須定期向分管副主任匯報工作。
(3)各科室要做好檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔檔案的完整、準確。
二、歸檔制度
1.歸檔範圍與保管期限
(1)辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案材料，包括重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄、會議紀要等，有關的決定、決議、報告、請示、批覆、函、計畫等檔案資料，對外的正式發文與有關單位來往的文書，重要裝置檔案、財會檔案等均屬歸檔範圍。
(2)檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長期（三十年）和短期（十年）兩種；會計檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。
(3)凡對機關工作有長遠儲存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間範圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。
2.歸檔時間
實行年度歸檔制度：在機關工作中形成的決定、決議、報告、請示、批覆、函、計畫等檔案資料一律在次年第一季度內，由相關科室負責人審定後，向檔案室移交。
3.歸檔要求
(1)歸檔的檔案必須系統、齊全、完整。
(2)歸檔的檔案必須準確地反映機關工作活動的真實情況和歷史過程。
(3)歸檔的檔案材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。
(4)各科室要把歸檔檔案材料，經整理後向機要檔案室移交。
4.歸檔手續
(1)凡屬移交檔案室的檔案均應按照要求進行收集、整理、移交檔案一律移交原件。
(2)向檔案室移交時，必須做好交接手續。
三、檔案的利用
1.檔案資訊工作重點服務於機關科室的各項工作。
2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時，需經領導同意方可查閱。並不得擅自擴大查閱範圍。
3.查閱密級檔案必須經本單位領導批准，密級檔案不得擅自影印。
4.閱檔人員必須愛護檔案，不得損壞汙穢，不准在檔案上塗改、圈劃、批註；不准剪裁檔案。
四、檔案保管制度
1、檔案室實行專人管理，確保檔案完整與安全。
2、檔案室應該保持整潔、並配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設施。
3、檔案室嚴禁吸菸，不存放與檔案無關的物品，檔案室周圍嚴禁存放易燃易爆物品。
五、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴格遵守黨和國家的保密制度，認真做好檔案保密工作。
2、查閱密級檔案必須經本單位領導批准，密級檔案不得擅自影印。
3、查閱機要檔案、會議記錄等檔案，須經本單位領導批准，不得擅自擴大查閱範圍。
4、凡案卷內容涉及保密問題的，一律不得外借和洩密。
六、檔案鑑定銷毀制度
1、檔案鑑定必須有組織、有領導按規定進行，不准由個人隨意鑑定、銷毀。
2、銷毀失去儲存價值的檔案，必須嚴格審批手續，未經批准，不得銷毀。
3、銷毀檔案必須定由兩人以上負責，並在銷毀清冊上註明銷毀日期和簽名。
七、檔案人員崗位職責
1、服從領導的命令，接受上級部門的指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及主任交辦的其他任務。
2、機要檔案員負責做好機要檔案的整理、分類，做好收文登記、分發檔案、領導傳閱和借閱等管理工作。
3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領導批閱的檔案及時、準確的送到領導辦公室，待領導批閱完畢後及時交由機要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄檔案。在傳送檔案過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞檔案。
4、督促各科室有關人員做好檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作。
5、 各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的範圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規定向機要檔案室移交歸檔，並辦好交接手續，做到職責分明、手續齊全。
6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監督，按時、按質、按量完成本崗位任務。
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2023年7月24日
檔案檔案管理制度
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