經濟合同管理辦法

第一章總則

一、為規範公司經濟合同管理，明確部門責任，預防經濟合同糾紛，根據《中華人民共和國合同法》有關規定，結合本公司實際，特制定本辦法。

二、公司經濟合同的訂立、履行、管理必須符合本辦法要求。

三、經濟合同採用書面形式，經合同雙方協商同意的有關修改合同的文書和傳真等，也是合同的組成部分。

四、國家規定採用標準合同文字的則必須採用標準文字。

五、凡涉及所有對外工程、材料裝置採購、裝置定製、安裝施工等一律適用本辦法。

第二章職責與分工

一、經濟合同分商務條款和技術條款兩部分，商務和技術實行分開管理。商務部份由行政副總負責，技術部分由總工/生產副總負責。

二、各專業/部門主管負責本專業經濟合同技術協議的擬定工作及涉及技術條款的洽談，對簽訂的技術條款正確性負責。

三、經營部負責對外經濟合同的整體組織工作，並負責商務條款的擬定及商務洽談；負責對外詢價和確定合同洽談廠家。

四、綜合部負責經濟合同文字的彙總擬定工作和合同聯簽單的聯籤流程工作。

五、財務部負責涉稅及付款條款的審核工作。

六、倉庫和各專業/部門主管共同負責到貨驗收，倉庫管理員負責將相關隨行資料（包括隨行裝置技術資料、說明書、圖紙等）原件及時上交綜合部統一存檔。

第三章合同的訂立、履行、變更、終止管理規定

一、訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信、業績等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。

二、除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委託方能對外訂立書面經濟合同。

三、符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：

1、單筆業務金額達1萬元的；

2、***、抵押或定金等擔保的；

3、我方先予以履行合同的；

4、有封樣要求的；

5、合同對方為外地單位的；

四、經濟合同必須具備以下主要條款：

1、合同雙方名稱或姓名；

2、標的（指貨物、勞務、工程專案等）；

3、數量和質量；

4、價款或者酬金；

5、履行的期限、地點和方式；

6、付款方式（原則上預付款最高不超過20%，質保款最低不低於5%；必須註明出具發票的時間點）；

7、違約責任（違約責任必須明確，違約內容主要包括工期或發貨時間、工程或貨物質量的約束力）；

另外，根據法律規定或按經濟合同性質必須具備的條款，以及當事人一方要求必須規定的條款，也是經濟合同的主要條款；涉及安全責任的必須明確責任方。

五、對於合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

六、每一合同文字上或留我方的合同文字上必須註明合同對方的單位名稱、位址、聯絡人、**、銀行賬號。

七、所有合同必須經總經理審批同意後方可蓋章，總經理對合同的訂立具有最終決定權。

八、對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文字上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。

九、合同文字達兩頁以上的必須加蓋騎縫章。

十、合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司確定的規範對合同進行編號並登記。

十一、合同文字原則上至少應持二份，原件由綜合部和財務部各留存乙份，相關部門留影印件。

十二、各部門負責人，應嚴格按照經濟合同的約定條款認真履行合同，保證合同保質保量如期完成。

十三、涉及工程類（如建築、安裝、勞務等）合同的履行，嚴格按照《外包工程管理辦法》執行；涉及材料、裝置、製造件等購銷合同（包括加工承攬合同）的履行，應嚴格執行進廠驗收和竣工驗收，同時辦理書面驗收程式，竣工驗收單上必須註明質保起止期限。凡未經驗收、驗收不合格或未辦理書面手續的，財務部門不予付款。

十四、在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由經辦人辦理入帳手續。

十五、付款必須辦理審批手續，經辦人按規定填寫付款通知單，除預付款或提貨款外，其它支付款項應附相關證明材料。財務憑審批通過的付款通知單及經濟合同付款條款支付款項。對支付的金額超過合同金額的，應當先徵得總經理同意批准。

十六、有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時反饋綜合部，由綜合部及時匯報公司領導及通知法律顧問。

十七、變更或解除合同參照合同訂立規定實行審批制度。

十八、變更或解除合同均採用書面形式。

十九、變更或解除合同的文字作為原合同的組成部分，與原合同管理方式等同。

第四章管理流程

一、合同訂立流程

1、各專業/部門主管進行技術標準的擬定，提交經營部；

2、經營部進行詢價，選擇至少2個具備資質和要求的廠家進行洽談；

3、根椐經營部提供廠家，由總工負責組織技術洽談小組（至少2人）進行技術條款洽談，並向經營部提供洽談意見；

4、參考技術洽談小組意見，由行政副總組織商務洽談小組（至少2人）進行商務條款洽談，並確定合同廠家；

5、合同廠家確定後，由經營部和專業/部門主管分別擬定商務和技術條款，並交綜合部進行彙總擬定；

6、合同文字彙總後，由綜合部根椐聯簽單進行聯籤；

7、合同文字定稿後，簽定合同；

8、綜合部對合同進行歸檔。

二、合同履行流程

（一）付款流程

1、涉及有預付款的合同，由各專業/部門主管進行申請——行政副總進行審核——財務部進行付款內容核對——總經理進行審批後——交財務部辦理付款。

2、其它付款中涉及有技術條款的合同，由各專業/部門主管憑相關證明材料（如驗收單、發票等）進行申請——總工/生產副總進行複核——行政副總進行審核——財務部進行付款內容核對——總經理進行審批——交財務部辦理付款。

3、其它付款中未涉及有技術條款的合同，由各專業/部門主管憑相關證明材料（如驗收單、發票等）進行申請——行政副總進行審核——財務部進行付款內容核對——總經理進行審批——交財務部辦理付款。

（二）驗收流程

1、由供方（承包方）通知各專業/部門主管驗收；

2、各專業/部門主管匯報總工/生產副總組織進行驗收；

3、總工/生產副總組織相關方進行現場驗收；

4、驗收通過簽定驗收單，驗收不合格出具驗收處理意見；

5、驗收單原件由各專業/部門主管交付綜合部存檔，影印件由專業主管留存。

第五章其他

一、合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，相關人員應保守合同秘密。

二、凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。

第六章附則

一、本辦法解釋權歸公司綜合部。

二、本辦法自下發之日起開始實施。

長興新城環保****

2023年10月14日

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